e-Signature คืออะไร ช่วยพัฒนาระบบหน่วยงานรัฐได้อย่างไรบ้าง?

 

ปัจจุบันการทำธุรกรรมและเอกสารราชการต่าง ๆ กำลังเปลี่ยนผ่านสู่รูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่ง e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ เทคโนโลยีนี้ไม่เพียงแต่เปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้มาอยู่ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และประหยัดเวลาในการดำเนินงาน แต่ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใส ทำให้สามารถติดตามตรวจสอบได้ อำนวยความสะดวกให้ทั้งเจ้าหน้าที่รัฐและประชาชน วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจว่า e-Signature คืออะไร และมีประโยชน์ต่อการพัฒนาระบบราชการอย่างไรบ้าง ในบทความนี้กัน 

 

e-Signature คืออะไร 

e-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการใช้เทคโนโลยีในการลงลายมือชื่อบนเอกสารออนไลน์ สามารถใช้ทดแทนลายเซ็นที่เป็นปากกาได้ อีกทั้งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังได้ถูกรองรับตามกระบวนการกฎหมาย มาตรา 26 สามารถนำไปใช้ในหลายอุตสาหกรรมได้ไม่ว่าจะเป็น การเงิน อสังหาริมทรัพย์ หรือทางด้านกฎหมาย และตอนนี้ได้มีการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถเข้าถึงบริการของราชการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะฉะนั้นการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะยิ่งแพร่หลายมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งหากคุณยังไม่รู้จักหรือไม่รู้ว่าข้อดีของการมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างไร แล้วหน่วยงานรัฐไหนใช้ e-Signature บ้าง วันนี้เราเตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

 

Digital Signature คืออะไร 

Digital Signature หรือลายเซ็นดิจิทัล คือ รูปแบบของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสแบบกุญแจคู่ (Public Key Infrastructure – PKI) เพื่อสร้างความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารดิจิทัล ระบบจะสร้างลายเซ็นที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ ทำให้สามารถตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม ความถูกต้องของเอกสารและป้องกันการปลอมแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

 

e-Signature VS Digital Signature แตกต่างกันอย่างไร 

e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นรูปแบบพื้นฐานของการลงลายมือชื่อในรูปแบบดิจิทัล อาจเป็นภาพสแกนลายเซ็น การพิมพ์ชื่อ ตัวเลข อักขระ สัญลักษณ์ต่าง ๆ หรือการวาดลายเซ็นบนหน้าจอ ทำให้มีความสะดวกและรวดเร็ว อีกทั้งยังมีความปลอดภัย จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านในการยืนยันตัวตนการเป็นเจ้าของข้อมูล 

 

ในขณะที่ Digital Signature จะนิยมใช้งานกับเอกสารที่ต้องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล มีความสะดวก รวดเร็ว และความปลอดภัยเช่นเดียวกันกับ e-Signature และมีใบรับรองลายเซ็นที่ออกโดยหน่วยงานที่น่าเชื่อถือได้  

 

 

ทำไมองค์และหน่วยงานต่าง ๆ ถึงหันมาใช้ระบบ e-Signature 

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องปรับตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบ e-Signature จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยลดขั้นตอนและระยะเวลาในการเซ็นเอกสาร ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร อีกทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งสอดคล้องกับนโยบาย Paperless ระบบ ESG ขององค์กรอีกด้วย นอกจากนี้ ระบบ e-Signature ยังมีความปลอดภัยสูง สามารถตรวจสอบได้ และถูกต้องตามกฎหมาย พร้อมรองรับการทำงานระยะไกล ทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ 

 

4 ประโยชน์ e-Signature ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่คุณควรรู้ 

 

1. เซ็นได้ทุกที่ทุกเวลา 

เราสามารถเซ็นชื่อ เซ็นเอกสารสำคัญได้ทุกที่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน อยู่ต่างประเทศ ก็สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการอนุมัติหรือเซ็นรับทราบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเดินทางไปถึงบริษัท หรือหน่วยงานราชการให้เสียเงินเสียเวลา ก็สามารถเซ็นเอกสารได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต

 

2. เก็บเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ 

เนื่องจากเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพราะฉะนั้นไฟล์เอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน ซึ่งข้อดีนี้จะช่วยให้การเก็บเอกสารนั่นง่ายขึ้น ลดพื้นที่เก็บกระดาษในหน่วยงานมากยิ่งขึ้น

 

3. ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการ 

เมื่อใช้ระบบคอมพิวเตอร์จะทำให้การทำงาน ในการวิเคราะห์และตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายและรวดเร็ว อีกทั้งระบบคอมพิวเตอร์เองยังมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา ลดความผิดพลาดของมนุษย์ได้เป็นอย่างดี

 

4. ลดเวลาการทำงาน จัดส่งเอกสารได้รวดเร็ว 

ปกติถ้าเวลาที่เราไปเซ็นเอกสารที่หน่วยงานราชการ นอกจากเสียเวลาเดินทางไปเซ็นแล้ว ยังต้องเสียเวลาในการรอคอยระบบปฏิบัติการที่ใช้คนในการทำงาน แต่ถ้าเราเซ็นเอกสารด้วยอิเล็กทรอนิกส์ เราไม่ต้องเดินทางไปเซ็น แถมยังใช้คอมพิวเตอร์ในการตรวจสอบลายเซ็นได้อีกด้วย ลดการทำงาน เอกสารดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

 

หน่วยงานรัฐที่ใช้ e-Signature 

 

กรมสรรพากร 

เรียกว่าเป็นหน่วยงานแรก ๆ ของประเทศไทยที่ได้นำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานบริการประชาชน ได้มีการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในขั้นตอนการยื่นคำขอแบบ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล การใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax & invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)

 

กรมบัญชีกลาง 

อีกหนึ่งหน่วยงานที่สนับสนุนให้มีการใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยออกแนวทางการใช้ เพื่อให้หน่วยงานรัฐนำไปใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อความว่องไวในการอนุมัติ ลดขั้นตอนการทำงาน

 

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ 

ได้ออกหนังสือรับรอง และรับรองสำเนาเอกสารนิติบุคคล โดยใช้ลายมือทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ Digital Signature ซึ่งจะต้องใช้รหัสที่มีความปลอดภัยสูง อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ประกอบการ ลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาเซ็นชื่อ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวของผู้ประกอบการ

 

กรมการค้าต่างประเทศ

ใช้สำหรับในการเข้าระบบลงทะเบียนผู้ประกอบการ และระบบในการให้บริการออกใบอนุญาตและออกหนังสือรับรองการส่งออก – นำเข้าสินค้าทั่วไป

 

 มหาวิทยาลัยขอนแก่น

จัดทำระบบภายในของตัวเอง เพื่อรองรับการใช้งาน Digital Signature ภายในหน่วยงานอย่างเต็มรูปแบบ 

 

 

สรุปบทความ

นอกจากนี้ยังมีหน่วยงานราชการเจ้าอื่น ๆ อีกมากที่เปิดใช้ระบบ e-Signature เพื่อให้ง่ายต่อการบริการ ให้ประชาชนได้มีความสะดวกรวดเร็วในการเข้าใช้บริการของหน่วยงานราชการ นอกจากนี้การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา เน้นความปลอดภัยของผู้ใช้ทุกคน อีกทั้งเมื่อมีการประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้หน่วยงานราชการต้องปรับตัวมาใช้อิเล็กทรอนิกส์ และมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการเซ็นเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กับระบบจัดการเอกสารในไม่ช้า เพื่อให้สังคมไทยก้าวไปสู่สังคมดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

Ditto มีระบบ e-Signature ที่รองรับการลงนามบนเอกสารสำคัญต่าง ๆ มีความปลอดภัยสูง ระบบของเรารองรับทั้ง พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ป้องกันการปลอมแปลงและแก้ไขเอกสาร มาพร้อมระบบตรวจสอบและยืนยันตัวตน ทำให้เอกสารที่ลงนามมีความปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย

 

ขอบคุณข้อมูล:

crossingsoft.com, fusionsol.com, standard.dga.or.th, thansettakij.com

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand