การเปลี่ยนผ่านสู่ยุค Digital Transformation อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ทำให้เวลาเดินไปอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลหรือองค์ความรู้ที่มีอยู่ เพราะฉะนั้นการจัดการองค์ความรู้ หรือ Knowledge Management จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันและพัฒนาอย่างยั่งยืน การจัดการองค์ความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวม จัดเก็บ และถ่ายทอดความรู้ที่มีค่าจากรุ่นสู่รุ่น พร้อมทั้งสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ จากฐานความรู้ที่มีอยู่ มาทำความเข้าใจกันว่า Knowledge Management คืออะไร และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ในบทความนี้กัน
Knowledge Management คืออะไร
Knowledge Management หรือการจัดการองค์ความรู้ เป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร ครอบคลุมตั้งแต่การระบุ การจัดเก็บ การประเมิน การเข้าถึง และการแบ่งปันความรู้ทั่วทั้งองค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งไม่เพียงแต่จัดการกับข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญเฉพาะทางที่ไม่สามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลทั่วไป ดังนั้นการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร นำไปสู่การพัฒนาและสร้างสรรค์นวัตกรรมอย่างต่อเนื่องได้
Knowledge Management มีกี่ประเภทอะไรบ้าง
การจัดการองค์ความรู้สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่
1. Explicit knowledge
Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่สามารถเห็นและจับต้องได้ มีความชัดเจนและสามารถถ่ายทอดออกมาในรูปแบบของเอกสาร คู่มือหรือสื่อดิจิทัลต่าง ๆ ความรู้ประเภทนี้มักผ่านการวิเคราะห์และสังเคราะห์มาเป็นอย่างดีแล้ว จึงทำให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงและเรียนรู้ได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คู่มือการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการทำงาน เอกสารนโยบายหรือคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์ต่าง ๆ องค์กรสามารถรวบรวมและจัดการความรู้ประเภทนี้ได้โดยการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญ จดบันทึกและนำมาจัดการทำเป็นเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. Implicit knowledge
Implicit Knowledge ความรู้ที่ต้องอาศัยการตีความและการประยุกต์ใช้จากความรู้ที่มีอยู่เดิม เป็นความรู้ที่เกิดจากการนำ Explicit Knowledge มาวิเคราะห์และปรับใช้ให้เข้ากับบริบทหรือสถานการณ์เฉพาะ โดยต้องอาศัยทักษะในการตีความและประยุกต์ใช้ความรู้เหล่านี้ให้เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจ เช่น การนำฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์มาปรับใช้ให้เข้ากับกระบวนการทำงานขององค์กรหรือการนำทฤษฎีทางการตลาดมาปรับใช้กับผลิตภัณฑ์ใหม่ การจัดการความรู้ประเภทนี้มักทำในรูปแบบของกรณีศึกษาหรือตัวอย่างการใช้งานจริง ซึ่งสามารถนำเทคโนโลยี Artificial Intelligence เข้ามาช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและประมวลผลข้อมูลจาก Database ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3. Tacit knowledge
Tacit Knowledge ความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้และการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง เป็นความรู้ที่ยากต่อการถ่ายทอดออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะมักเป็นทักษะเฉพาะตัว สัญชาตญาณหรือความเชี่ยวชาญที่สั่งสมมาเป็นเวลานาน เช่น ทักษะการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การตัดสินใจในสถานการณ์วิกฤตหรือความเชี่ยวชาญในงานฝีมือ อย่างไรก็ตาม ถึงแม้การถ่ายทอดความรู้ประเภทนี้มักต้องอาศัยการสังเกต การฝึกฝน หรือการทำงานร่วมกันเพื่อซึมซับความรู้ตรงนั้นมา เพื่อให้ความรู้นั้นถูกถ่ายทอดต่อไปได้เรื่อย ๆ องค์กรสามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) เพื่อเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ผ่านการสังเกต Workflow ในการทำงานต่าง ๆ ผสมผสานเทคโนโลยีหลายอย่างเข้าด้วยกัน ให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความแม่นยำในการทำงานได้
Knowledge Management มีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร
การจัดการองค์ความรู้มีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากในหลายมิติ และถือว่าเป็นกลไกสำคัญที่จะช่วยเพิ่มศักยภาพและความสามารถในการแข่งขันขององค์กร โดย Knowledge Management ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ที่จำเป็นได้อย่างเท่าเทียม โดยเฉพาะความรู้เฉพาะทางที่เป็นความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กร
ปัจจุบันองค์กรสามารถยกระดับการจัดการความรู้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยโซลูชันครบวงจรจาก DITTO ที่ผสานการทำงานของระบบ Data Management System ที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการเอกสารโดยเฉพาะ องค์กรสามารถจัดเก็บ แชร์และค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลองค์กรขนาดเล็ก กลางหรือใญ่ก็สามารถทำได้ พร้อมเชื่อมต่อให้สามารถเข้าถึงได้ครอบคลุมกันทุกแผนก ทำให้การรวบรวมและจัดการความรู้และการเข้าถึงข้อมูลนั้นสามารถทำได้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย ส่งเสริมการพัฒนาทักษะของพนักงานใหม่และสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ที่ต่อเนื่องภายในองค์กรได้ ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นเรื่อย ๆ
สามารถนำระบบ Knowledge Management มาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างไรบ้าง
องค์กรสามารถนำระบบ Knowledge Management มาประยุกต์ใช้ได้หลากหลายรูปแบบ ดังนี้
- พัฒนาระบบฐานข้อมูลความรู้ จัดทำคลังความรู้ดิจิทัลที่รวบรวมเอกสาร คู่มือ และสื่อการเรียนรู้ พัฒนาระบบการจัดเก็บและค้นหาที่มีประสิทธิภาพ สร้างช่องทางการเข้าถึงที่สะดวกและรวดเร็ว
- พัฒนาระบบพี่เลี้ยงหรือเทรนนิง จับคู่พนักงานที่มีประสบการณ์กับพนักงานใหม่ สร้างโปรแกรมการถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัว พัฒนาแนวทางการให้คำปรึกษาและการสอนงาน
- จัดกิจกรรมระดมสมอง จัดประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น สร้างเวทีการแบ่งปันประสบการณ์และแนวปฏิบัติที่ดี หรือพัฒนาแนวทางการแก้ปัญหาร่วมกัน
- การทบทวนหลังการปฏิบัติงาน จัดทำรายงานสรุปต่าง ๆ วิเคราะห์จุดแข็งและโอกาสในการพัฒนา จากนั้นนำผลการทบทวนมาปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน
- ฝึกอบรมและพัฒนา จัดหลักสูตรการเรียนรู้ เพื่อพัฒนาทักษะและความเชี่ยวชาญของพนักงาน สร้างโอกาสการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
สรุปบทความ
Knowledge Management คือเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัล การจัดการองค์ความรู้ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรสามารถรักษาและต่อยอดความรู้ที่มีค่า พัฒนาศักยภาพของบุคลากร และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน การเข้าใจประเภทของความรู้ทั้ง Explicit, Implicit และ Tacit Knowledge ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการจัดการความรู้ได้อย่างเหมาะสม พร้อมทั้งประยุกต์ใช้เครื่องมือและวิธีการต่าง ๆ ในการรวบรวม จัดเก็บและถ่ายทอดความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้องค์กรสามารถพัฒนาและเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว
ติดต่อสอบถามข้อมูลระบบจัดการเอกสาร (DMS) เพิ่มเติม
โทร. 02-517-5555 หรือ 063-204-0321
Line ID: @dittothailand
