บทความ

  หลายธุรกิจในปัจจุบันเริ่มหันมาให้ความสนใจกับระบบ SaaS (Software as a Service) มากขึ้น เพราะปัญหาการบริหารจัดการซอฟต์แวร์แบบเดิมที่มักมีค่าใช้จ่ายสูง ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐาน และต้องมีทีมไอทีคอยดูแลระบบตลอดเวลา SaaS จึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจด้วยรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์ผ่านระบบคลาวด์ ที่ช่วยประหยัดต้นทุน ลดความยุ่งยากในการดูแลระบบ และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา วันนี้เราจะพาคุณมาทำความรู้จักกับระบบนี้ให้มากขึ้น พร้อมทั้งข้อดีและประโยชน์ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง   

SaaS คืออะไร 

SaaS หรือ Software as a Service คือรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์ผ่านระบบคลาวด์ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ต โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันต่าง ๆ ได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ตัวอย่างที่คุ้นเคยได้แก่ Microsoft Office 365, Google Workspace หรือ Adobe Creative Cloud Express ซึ่งเป็นบริการที่คิดค่าใช้จ่ายในรูปแบบการเช่าใช้รายเดือนหรือรายปี แทนการซื้อขาดเหมือนซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม   

SaaS มีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร 

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้น ระบบ SaaS ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ด้วยการไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที เช่น เซิร์ฟเวอร์หรือฮาร์ดดิสก์ขนาดใหญ่ องค์กรสามารถประหยัดทั้งเงินลงทุนและทรัพยากรบุคคลในการดูแลระบบ นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นในการปรับขนาดการใช้งานตามความต้องการ... read more

    ในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันทางธุรกิจทวีความรุนแรงมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ ก็กำลังมองหาเทคโนโลยีที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หนึ่งในเทคโนโลยีที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากคือ RPA หรือ Robotic Process Automation ที่จะเข้ามาช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ให้กับพนักงาน ทำให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรบุคคลไปทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจได้มากขึ้น บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ RPA คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรและสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไรบ้าง   

RPA คืออะไร 

RPA หรือ Robotic Process Automation คือ เทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสร้างซอฟต์แวร์บอทที่สามารถทำงานแทนมนุษย์ในกระบวนการที่ต้องทำซ้ำ ๆ โดยออกแบบให้บอทสามารถเรียนรู้และเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ผ่านการสังเกตขั้นตอนการทำงาน (Workflow) ต่าง ๆ ซึ่งจะผสมผสานเทคโนโลยีหลายอย่างเข้าด้วยกัน เช่น Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ Artificial Intelligence (AI) เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานของคน และเพิ่มความแม่นยำในการทำงานให้สูงขึ้น   

หลักการทำงานของ RPA 

RPA ถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและใช้งานง่าย โดยมีชุดฟังก์ชันสำเร็จรูปที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับลักษณะการทำงานขององค์กรได้ ซอฟต์แวร์บอทสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับแอปพลิเคชันและระบบต่าง... read more

ปัจจุบันหลาย ๆ ธุรกิจได้เปลี่ยนไปเป็น Digital Transformation หลายองค์กรจึงต้องมีการปรับตัวอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพกลายเป็นอีกหนึ่งความท้าทายสำคัญขององค์กร ดังนั้น Outsource จึงกลายเป็นทางเลือกที่หลายองค์กรนำมาใช้ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ลดต้นทุนและได้ผู้เชี่ยวชาญมาช่วยงานโดยไม่ต้องแบกรับภาระระยะยาว แต่หลายคนอาจยังสงสัยว่า Outsource คืออะไร และจะช่วยให้องค์กรทำงานได้ดีขึ้นอย่างไร วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจกันอย่างละเอียดกันใน บทความนี้      

Outsource คืออะไร 

Outsource คือรูปแบบการจ้างงานที่องค์กรว่าจ้างบุคคลหรือบริษัทภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เข้ามารับผิดชอบงานบางส่วนหรือทั้งหมดแทนการใช้พนักงานประจำ โดยสามารถเลือกจ้างได้ทั้งแบบรายโครงการ รายเดือนหรือรายปีตามข้อตกลง ข้อดี คือได้ผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมทำงานได้ทันที ไม่ต้องผ่านกระบวนการฝึกอบรมและไม่มีภาระผูกพันระยะยาว แม้อัตราค่าจ้างอาจสูงกว่าพนักงานประจำ แต่เมื่อคิดต้นทุนรวมแล้วประหยัดกว่า เพราะไม่ต้องจ่ายสวัสดิการและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ   

ข้อดีของการใช้ Outsource กับองค์กร

การใช้บริการ Outsource นั้นมีข้อดีมากมายที่จะช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่ธุรกิจต้องปรับตัวเร็วและแข่งขันสูง มาดูกันว่ามีข้อดีอะไรบ้าง ดังนี้   

ช่วยเหลือองค์กรในกรณีที่ขาดแคลนพนักงาน  

ปัญหาการขาดแคลนบุคลากร เป็นความท้าทายที่หลายองค์กรต้องเผชิญ โดยเฉพาะในช่วงที่มีปริมาณงานเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหัน การใช้บริการ Outsource จึงเป็นทางออกที่ดี เพราะได้ผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมทำงานได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาสรรหาและฝึกอบรม แต่จะมีทีมงานที่ผ่านการคัดกรองมาอย่างดี มีความรู้และประสบการณ์ตรงกับความต้องการ ทำให้องค์กรสามารถรับมือกับงานเร่งด่วนหรือโปรเจกต์พิเศษได้อย่างมีประสิทธิภาพ   

ประหยัดงบประมาณในการว่าจ้างงานพนักงาน  

หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่ทำให้ Outsource เป็นที่นิยมอย่างมากในยุคนี้... read more

  ข้อมูลกลายเป็นสินทรัพย์สำคัญขององค์กร แต่ก็อาจเกิดภัยคุกคามต่าง ๆ ซึ่งทำให้เกิดการสูญเสียข้อมูลได้ เช่น จากภัยพิบัติต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ ความผิดพลาดของระบบหรือการโจมตีทางไซเบอร์ ล้วนส่งผลกระทบร้ายแรงต่อการดำเนินธุรกิจ ระบบ Disaster Recovery จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถกู้คืนข้อมูลและระบบงานสำคัญกลับมาทำงานได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการหยุดชะงักของธุรกิจ บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบ Disaster Recovery และประโยชน์ที่มีต่อองค์กรของคุณกัน     

ระบบ Disaster Recovery คืออะไร 

Disaster Recovery คือระบบสำรองและกู้คืนข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินที่อาจส่งผลกระทบต่อ Data Center และระบบหลักขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ อุบัติเหตุหรือการโจมตีทางไซเบอร์ ระบบนี้ช่วยให้องค์กรสามารถกู้คืนและเรียกใช้ข้อมูลสำคัญได้อย่างต่อเนื่อง โดยสามารถเลือกติดตั้งระบบสำรองได้หลากหลายรูปแบบ หนึ่งในนั้นคือการจัดตั้ง Disaster Recovery Site (DR-Site) ซึ่งเป็น Data Center สำรองที่แยกออกจาก Data Center หลัก ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลองค์กร 

Disaster Recovery Site มีกี่ประเภท

การเลือกประเภทของ Disaster Recovery... read more

  ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญความท้าทายในการปรับตัวเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขัน ระบบ Automation จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่องค์กรต่างๆ กำลังมุ่งสู่ Digital Transformation การนำระบบ Automation มาประยุกต์ใช้จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและทรัพยากร พร้อมทั้งช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น    

ระบบ Automation คืออะไร 

Automation คือระบบการทำงานอัตโนมัติที่ถูกออกแบบมาเพื่อลดการทำงานที่ต้องใช้แรงงานมนุษย์ โดยนำเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์มาช่วยในการจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ตั้งแต่งานพื้นฐานไปจนถึงงานที่ซับซ้อน ทำให้การทำงานมีความรวดเร็ว แม่นยำ และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ (Manual) ช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรบุคคลไปทำงานที่มีความสำคัญและต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

Automation มีกี่ประเภท อะไรบ้าง 

ระบบ Automation สามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะการใช้งานและความซับซ้อนของระบบ โดยแต่ละประเภทมีจุดเด่นและการประยุกต์ใช้งานที่แตกต่างกันออกไป 

Basic Automation 

Basic Automation เป็นระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐานที่ช่วยในการทำงานประจำวันที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การป้อนข้อมูลหรือการจัดการอีเมล โดยการใช้ระบบ ECM เข้ามาจัดการและควบคุมข้อมูลทั้งหมดจากจุดเดียว ทั้งการจัดเก็บเอกสารแบบเป็นระบบ การค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วยระบบ Full Text Search และการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร... read more

  องค์กรธุรกิจในปัจจุบันต้องเผชิญกับความท้าทายและการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การมีระบบบริหารจัดการธุรกิจหรือ Business Management System ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและเติบโตอย่างยั่งยืน บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ Business Management System และประโยชน์ที่จะช่วยยกระดับการทำงานขององค์กรของคุณกัน      

Business Management System คืออะไร 

Business Management System หรือระบบบริหารจัดการธุรกิจ คือชุดของกระบวนการ เครื่องมือและแพลตฟอร์มที่ช่วยในการจัดการการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นระบบ ครอบคลุมตั้งแต่การวางแผน การจัดการทรัพยากร การควบคุมคุณภาพ ไปจนถึงการติดตามผลการดำเนินงาน โดย Business Management System จะช่วยเชื่อมโยงทุกส่วนงานเข้าด้วยกันเพื่อให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ   

ขั้นตอนการทำงานของ Business Management System

Business Management System ประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลักที่สำคัญ ได้แก่  

1. การวางแผนและกำหนดกลยุทธ์ 

การนำ Business Management System มาใช้ในองค์กรช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม โดยระบบจะช่วยจัดระเบียบกระบวนการทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ลดความซ้ำซ้อนของงานที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้องค์กรประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรในการดำเนินงาน นอกจากนี้ การทำงานผ่านระบบยังช่วยเพิ่มความแม่นยำในทุกขั้นตอน มีการตรวจสอบและควบคุมคุณภาพอย่างเป็นระบบ ทำให้ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานแบบเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานสามารถทำงานได้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น   

2....

read more

  ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ คำว่า Digitalization, Digitization และ Digital Transformation มักถูกใช้สลับกันไปมาจนเกิดความสับสน บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างคำทั้งสามและวิธีการนำ Digitalization มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อธุรกิจของคุณ  

Digitalization คืออะไร 

Digitalization คือกระบวนการปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยมุ่งเน้นการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงโมเดลธุรกิจ สร้างรายได้และโอกาสในการสร้างมูลค่าเพิ่ม การทำ Digitalization ไม่ได้เป็นเพียงการแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานและการสร้างคุณค่าให้กับลูกค้าด้วย   เมื่อองค์กรนำ Digitalization มาใช้ จะเห็นการเปลี่ยนแปลงในหลายด้าน เช่น การนำระบบการจัดการเอกสารมาใช้แทนการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ การใช้ระบบ automation เพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน หรือการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ    

Digitization คืออะไร

Digitization เป็นกระบวนการแปลงข้อมูลจากรูปแบบอนาล็อกให้เป็นดิจิทัล เช่น การสแกนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF การแปลงเทปเสียงให้เป็นไฟล์ MP3 หรือการถ่ายภาพฟิล์มให้เป็นไฟล์ดิจิทัล Digitization เป็นขั้นตอนแรกและเป็นพื้นฐานสำคัญของการทำ Digitalization  

Digital Transformation คืออะไร

Digital Transformation หรือการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล เป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กรในภาพรวมทั้งหมด ครอบคลุมตั้งแต่วิสัยทัศน์ กลยุทธ์ วัฒนธรรมองค์กร กระบวนการทำงาน ไปจนถึงการสร้างประสบการณ์ใหม่ให้กับลูกค้า... read more

  ปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวัน โดยเฉพาะการติดต่อราชการต่าง ๆ ทำให้ระบบจองคิวออนไลน์ อบต. และเทศบาล หรือบริการ e-Service Platforms กลายมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการยกระดับการให้บริการประชาชน โดยระบบนี้จะเข้ามาช่วยลดปัญหาการรอคิว และความไม่สะดวกในการรับบริการต่าง ๆ ทำให้ประชาชนสามารถวางแผนการใช้บริการล่วงหน้าได้ พร้อมทั้งช่วยให้หน่วยงานราชการสามารถจัดการทรัพยากรและบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น    

ระบบจองคิวออนไลน์ที่ดี ควรประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

User Friendly การออกแบบระบบจองคิวออนไลน์ อบต. และเทศบาล ที่มีความเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน (User Friendly) เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ประชาชนทุกกลุ่มสามารถเข้าถึงบริการได้อย่างสะดวก หน้าจอต้องออกแบบให้เข้าใจง่าย ใช้ภาษาที่ชัดเจน มีขั้นตอนการจองที่ไม่ซับซ้อน และรองรับการใช้งานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต เป็นต้น โดยใช้บริการผ่าน Line OA เพื่อให้ประชาชนทุกเพศทุกวัยสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จัดเก็บข้อมูลได้แบบ Realtime ความสามารถในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลแบบ Realtime ของระบบจองคิวออนไลน์ อบต. และเทศบาลช่วยให้การบริหารจัดการคิวมีประสิทธิภาพสูงสุด ระบบสามารถแสดงสถานะคิวปัจจุบัน เวลารอคอยโดยประมาณและสามารถแจ้งเตือนผู้ใช้บริการล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงคิว ทำให้การให้บริการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ใช้งานง่ายและสะดวก ระบบจองคิวออนไลน์... read more

  ปัจจุบันการจัดการเอกสารในองค์กรมีความซับซ้อนและมีปริมาณมากขึ้น ทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญ ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและทรัพยากร พร้อมทั้งเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญขององค์กร ทำให้การทำงานเป็นระบบและมีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นก้าวสำคัญของการพัฒนาองค์กรสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรบ้าง   

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Electronic Approval) เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อปฏิวัติการจัดการเอกสารในองค์กรให้เป็นดิจิทัล โดยเป็นระบบที่ช่วยในการสร้าง จัดเก็บ และอนุมัติเอกสารในรูปแบบ E-Form หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ Workflow ที่ครอบคลุมทุกแผนกในองค์กร สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามระดับผู้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานทั่วไปในฐานะผู้ขออนุมัติ หรือผู้บริหารในฐานะผู้มีอำนาจอนุมัติ ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ มีประโยชน์อย่างไรบ้าง 

มีระบบความปลอดภัย

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการเอกสารขององค์กร ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น รวมทั้งมีระบบการเข้ารหัสข้อมูล และการยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่รั่วไหลหรือตกไปอยู่ในมือผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตได้  

สามารถติดตามสถานะการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Real-time

จุดเด่นสำคัญของการจัดการเอกสารด้วยระบบออนไลน์ คือสามารถติดตามสถานะการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Real-time ทำให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามความคืบหน้าของเอกสารได้ตลอดเวลา เห็นการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขทันทีที่มีการอัปเดต ด้วยระบบ Digital Signature สามารถตรวจสอบพร้อมทั้งระบุตัวผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้อย่างชัดเจน ช่วยให้การประสานงานและติดตามงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  

ค้นหาเอกสารได้ง่ายมากขึ้น 

การจัดการเอกสารด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบและเป็นหมวดหมู่ สามารถใช้คำค้นหาเพื่อเรียกดูเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นเอกสารปัจจุบันหรือย้อนหลัง... read more

  ปัจจุบันเอกสารมีทั้งในรูปแบบกระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นการจัดการเอกสารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีเอกสารหลากหลายประเภท ทั้งสัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงานการประชุม และเอกสารสำคัญอื่น ๆ อีกมากมาย หากไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่ดี อาจทำให้เกิดความสับสน เสียเวลาในการค้นหาหรืออาจจะสูญหายได้ ดังนั้น การนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยในการจัดการเอกสารจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดอีกอย่างที่จะช่วยจัดระเบียบได้ดียิ่งขึ้น   

การจัดการเอกสาร คืออะไร

การจัดการเอกสาร คือกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่การบันทึก การจัดเก็บ การเก็บถาวร การติดตามและการเรียกดูเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF เอกสารประมวลผลคำ วิดีโอหรือเอกสารที่สแกนจากต้นฉบับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน โดยการจัดการเอกสารที่ดีจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อนและประหยัดเวลาในการค้นหา  

5 วิธีการจัดเอกสาร 

สำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก การจัดระเบียบเอกสารให้เป็นระบบเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้สามารถค้นหาและจัดเก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาดูกันว่า 5 วิธีการจัดการเอกสารที่จะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น มีอะไรบ้าง   

1. จำแนกประเภทและหมวดหมู่ของเอกสาร

การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบต้องเริ่มจากการจำแนกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน โดยพิจารณาจากหัวเรื่อง เนื้อหาหรือวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น ๆ การจัดหมวดหมู่ที่ดีจะช่วยให้เห็นภาพรวมของเอกสารทั้งหมดได้อย่างชัดเจน ทำให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดความสับสนในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างมาก  

2. เรียงลำดับเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา

นอกจากการจัดหมวดหมู่แล้ว การเรียงลำดับเอกสารตามช่วงเวลาก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยควรจัดเรียงตามความใหม่ - เก่าของเอกสาร อาจใช้วัน/เดือน/ปี หรือลำดับของเอกสารเข้ามาเป็นเกณฑ์ในการจัดเรียง วิธีนี้จะช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องการค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่เร่งรีบ หรือค้นหาเอกสารที่เก็บมานานแล้ว... read more