เมื่อพูดถึงกระบวนการผลิตงาน 1 ชิ้น หรือ 1 โครงการในองค์กร คุณคิดว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่ต้องอยู่ในแผนงาน หากเป็นบริษัทเล็ก ๆ สมาชิก 5 – 10 คน อาจตอบได้ทันที แต่ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ที่มีบุคลากรนับร้อยคนล่ะ แน่นอนว่าต้องเปิดข้อมูลผังองค์กรกันเลยทีเดียว
ยิ่งถ้าเป็นบริษัทเอกชนในการทำงานแต่ละครั้งต้องผ่านการจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไข และอนุมัติจากบุคลากรหลายคน หลายฝ่าย ที่สำคัญเข้มงวดเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง และระยะเวลาเป็นพิเศษ ซึ่งด้วยโครงสร้างของบริษัทเอกชนที่มีความจำกัดในเรื่องทรัพยากรบุคคล ทำให้ต้องมีการเชื่อมโยง บุคลากร 1 คนอาจรับผิดชอบมากกว่า 1 โครงการ ทำให้ต้องส่งต่องานผ่าน ๆ กัน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้ส่งผลให้มีความเสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดก่อนจบงานได้สูง เช่น ประสานงานผิดคน ส่งเอกสารผิดโครงการ หรือข้อมูลตกหล่นระหว่างส่งต่องาน เป็นต้น
โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ที่บุคลากรต้องใช้ความรอบคอบในกระบวนการทำงานหรือ Workflow เป็นพิเศษ ในการตรวจสอบฟอร์ม อย่าง ใบเสนอราคา ใบเบิกจ่าย เอกสาร PO (ใบสั่งซื้อ) หรือ PR (ใบขอซื้อ) รวมถึงเอกสารการเงินต่าง ๆ ซึ่งข้อผิดพลาดที่มักพบบ่อย คือ บุคลากรจากแผนกอื่นไม่เข้าใจ Workflow ของฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ทำให้เกิดปัญหายื่นหลักฐานไม่ครบ กรอกข้อมูลไม่ชัดเจน แยกเอกสารไม่ตรงตามหมวด หรือจัดส่งเอกสารผิดคน ส่งผลให้เอกสารตกหล่นหรือสูญหายระหว่างทางก่อนถูกส่งถึงบุคลากรที่ต้องรับผิดชอบ
ทำไม? บริษัทเอกชนถึงควรเปลี่ยนมาใช้ระบบ Workflow
ซึ่งโดยปกติแล้ว ปัญหาระหว่างการทำงานของบริษัทเอกชนนั้นมีอยู่ยิบย่อย เกือบทุกฝ่ายงาน วันนี้ Ditto ขอสรุปเป็น 3 ปัจจัยหลัก ที่ทำให้กระบวนการทำงาน หรือ Workflow ในบริษัทเอกชนหลายบริษัทเกิดปัญหาติดขัด คือ..
-
ปัญหาจากบุคลากร
ด้วยโครงสร้างบริษัทที่แบ่งเป็นฝ่ายการทำงาน แต่ต้องมีการประสานงานทั้งคนภายในและนอกฝ่าย โดยในขั้นตอนนี้แหละที่มักเกิดการสื่อสารผิดพลาด บุคลากรแผนกอื่นเข้าไม่ถึงแผนงาน ได้รับข้อมูลการส่งต่องานไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่เข้าใจหลักการทำงานหรือ Workflow ที่แท้จริง เกิดเป็นปัญหาวงกว้าง ส่งผลกระทบการทำงานคนอื่นไปตาม ๆ กัน
-
ปัญหาเรื่องเอกสาร
แม้ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มมีการใช้ทั้งเอกสารกระดาษ และไฟล์ดิจิทัลร่วมกัน เพื่อลดปัญหาเอกสารกระดาษสูญหาย แต่ยังคงเจอปัญหาแก้งานซ้ำซ้อน การปรับเปลี่ยนข้อมูลหลายเวอร์ชัน จนสับสนว่าไฟล์ไหนคือล่าสุด และบางทีก็ลืมว่าจัดเก็บเอกสารในส่วนไหนของคอมพิวเตอร์ หรือสำนักงาน
-
ปัญหาเรื่องเอกสาร
ไม่ว่าจะแพลตฟอร์มแชท Video Conference เอกสารออนไลน์ เซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูปบริหารจัดการ และอีกมากมาย การใช้งานผ่านเทคโนโลยีเหล่านี้มีวิธีที่แตกต่างกัน และหลายองค์กรจำเป็นต้องใช้หลายระบบมาประกอบกัน ซึ่งอาจสร้างความสับสนให้บุคลากรในระหว่างการทำงาน เพราะต้องส่งต่องาน หรือ เอกสาร ข้ามระบบไปมา รวมถึงต้องคอยปรับระบบตามเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาอยู่เสมอ อาจะทำให้เกิดปัญหาถ้าผู้ใช้งานขาดความเข้าใจ
จาก 3 ปัจจัยที่ทำให้กระบวนการทำงานติดขัด สังเกตได้ว่า ปัญหาส่วนใหญ่มักเกิดระหว่างการส่งต่อเอกสาร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นตลอดการผลิตงาน ฉะนั้นการแก้ไขปัญหา จึงควรปรับทั้งกระบวนการให้ลื่นไหลขึ้น รองรับการส่งต่อเอกสารไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ทำให้ระบบ Workflow เข้ามามีบทบาทในการบริหารองค์กรมากขึ้น
เหตุผลที่บริษัทเอกชนหันมาใช้ระบบ Workflow
ปัจจุบันเริ่มมีบริษัทเอกชนมองหาระบบ Workflow เข้าไปพัฒนาองค์กรมากขึ้น จากประสบการณ์ตรงของ Ditto ผู้ให้บริการระบบ Workflow ที่ได้รับการยอมรับจากบริษัทเอกชนชั้นนำหลายแห่งในประเทศไทย เราได้พูดคุยกับองค์กร ถึงเหตุผลว่า ทำไมถึงเปลี่ยนมาใช้ระบบ Workflow? ซึ่งได้ข้อสรุป ดังนี้
1. ต้องการลดกระดาษในองค์กรให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
เพราะนั่นหมายถึงต้นทุนที่หายไป ซึ่งถือการลดเป็นทรัพยากรสิ้นเปลืองไปในตัว ตั้งแต่ค่าซื้อกระดาษ ค่าพิมพ์แบบฟอร์ม ค่าหมึกพิมพ์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าจัดส่ง รวมถึงค่าจัดเก็บและทำลายเอกสาร จึงทำให้มีบริษัทที่ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) มากขึ้น เพราะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายดังกล่าวได้จำนวนมาก และยังตอบโจทย์แนวคิด Paperless และ Carbon Credit ที่กำลังมาแรงในยุคดิจิทัลด้วย
2. วางอนาคตองค์กรสู่รูปแบบ Digital Transformation
เนื่องจากปัจจุบันที่เราก้าวสู่โลกดิจิทัล กระบวนการทำงานภายในต่าง ๆ ขององค์กรก็ต้องเปลี่ยนไปด้วยเพื่อให้ยังคงยืนอยู่ในโลกธุรกิจได้ อย่างรูปแบบข้อมูลที่เปลี่ยนจาก Analog ให้เป็น Digital หรือเรียกว่า Digitization เช่น ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษ รวมถึงรูปแบบธุรกิจก็ต้องเริ่มหันมาใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย เพื่อเพิ่มโอกาสและสร้างคุณค่าทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า Digitalization เช่น ระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS (Document Management System) ที่ช่วยจัดเก็บ จัดการและติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้แบบ Real Time
3. ต้องการ Tracking การเดินเอกสาร
ตามที่บอกในปัญหาเรื่องเอกสารข้างต้น ว่ายังมีทั้งปัญหาเอกสารสูญหาย ซ้ำซ้อน หรือลืมที่จัดเก็บ แต่ระบบ Workflow มีหลังบ้านคอยจัดเก็บ และ ติดตามเอกสารได้แบบ Real Time ช่วยให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถอัปเดตสถานะได้ว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหน กับใคร ตัดปัญหาเรื่องความล่าช้าที่เกิดจากเอกสารตกหล่นได้เป็นเป็นอย่างดี
4. ต้องการความสะดวกสบายในการทำงาน
เพราะระบบ Workflow ที่มีการกำหนดผู้เกี่ยวข้อง ขั้นตอน ระยะเวลาไว้ชัดเจน จะช่วยให้บุคลากรเห็นภาพรวมชัดขึ้น รู้หน้าที่ตัวเอง และบริหารเวลาได้เหมาะกับคนอื่น ส่วนผู้บริหารก็ตัดสินใจง่ายขึ้น สามารถนำมาผลลัพธ์การทำงานของคนในองค์กรมาวิเคราะห์ต่อ เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป อีกทั้งหมดปัญหาสับสนการใช้เครื่องมือ เพราะระบบ Workflow เชื่อมกับแพลตฟอร์มอื่นได้ เช่น E-mail, Cloud เป็นต้น
ทั้งหมดนี้จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไม? บริษัทเอกชนถึงควรเปลี่ยนมาใช้ระบบ Workflow เพราะมันจะทำให้ปัญหาของกระบวนการทำงานที่เกิดจากบุคลากร เอกสารและเครื่องมือค่อย ๆ หมดไป ซึ่งระบบ Workflow ของ Ditto สามารถตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี เพราะเราเป็นตัวช่วยให้องค์กรของคุณ ปรับระบบการทำงานได้คล่องตัวยิ่งขึ้น มีขั้นตอนการาทำงานชัดเจน ครอบคลุมทุกกระบวนการตั้งแต่การ
จัดการ ตรวจสอบ แก้ไข ไปจนถึงการอนุมัติ ช่วยสนับสนุนการทำงานทั้งบุคลากรถึงระดับผู้บริหาร ทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมทั้งองค์กรสามารถพัฒนาไปได้ไกลกว่าคู่แข่งแน่นอน!
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
