เมื่อไหร่ก็ตามที่เราถูกจำกัดอยู่ในกรอบเดิม ๆ โดยไม่พัฒนาให้ก้าวทันโลกสมัยใหม่ที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยี เมื่อนั้นเราอาจจะพบเจอกับปัญหายุ่งเหยิงที่รอการแก้ไขก็เป็นได้ อย่างเช่น การทำงานของแผนกบัญชีและการเงินในบริษัทต่าง ๆ ที่ยังมีการใช้ใบแจ้งหนี้แบบเดิม ซึ่งทุกคนทราบไหมครับว่าการแจ้งหนี้แบบเดิมนี้ สามารถนำไปสู่ปัญหาอะไรได้บ้าง วันนี้ Ditto มีคำตอบมาฝากทุกคน จะมีอะไรบ้างไปติดตามกันเลยครับ!
ปัญหาการใช้ Invoice Processing แบบเดิม
1. ใช้ทรัพยากรบุคคลเป็นจำนวนมาก
ด้วยความหลากหลายของเอกสารภายในแผนกบัญชีและการเงิน ซึ่งเต็มไปด้วยตัวเลข และยังต้องทำงานแข่งกับเวลาควบคู่กับความถูกต้อง จึงทำให้หลายองค์กร ต้องจ้างพนักงาน ในแผนกบัญชีและการเงินนี้เป็นจำนวนมาก เพื่อเข้ามาตรวจสอบเอกสารการเงินต่าง ๆ อย่างเช่น ใบ PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ให้มีความถูกต้อง รวมถึงจัดการ Invoice Processing ให้เป็นไปตามกระบวนการที่มันควรจะเป็น
2. เกิด Human Error ได้ง่าย
แม้จะจ้างพนักงานในแผนกบัญชีและการเงินจำนวนมากแค่ไหน ก็ไม่สามารถการันตีได้ว่า จะไม่เกิดความผิดพลาดในระหว่างการทำงานขึ้น เพราะสุดท้ายแล้วพนักงานก็คือ
“คน” ไม่ว่าคนจะรอบคอบแค่ไหน แต่ก็อาจเกิดความผิดพลาดบางอย่าง หรือที่เรียกว่า “Human Error” ขึ้นได้อยู่ดี
โดยเฉพาะการตรวจสอบเอกสารใบแจ้งหนี้ ที่เต็มไปด้วยตัวเลข และข้อมูลมากมาย เช่น
- ชื่อ-ที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานสาขา
- เบอร์ติดต่อบริษัท
- เลขที่ใบแจ้งหนี้
- ลายเซ็นผู้วางบิล
- วันที่ที่ออกเอกสาร
- วันครบกำหนดชำระ
ถ้าหากข้อมูลบนเอกสารส่วนใดส่วนหนึ่ง ตกหล่นหรือไม่ชัดเจน อาจส่งผลให้การทำจ่ายมีความล่าช้าขึ้นไปอีก ถ้าคุณเป็นเจ้าหน้าที่ของแผนกบัญชีและการเงิน อาจพบเจอกับปัญหาเหล่านี้อยู่เป็นประจำ ซึ่งไม่ใช่เรื่องดีเท่าไหร่นักหากยังใช้ Invoice Processing แบบเดิม ๆ เพราะปัญหามีโอกาสที่จะเกิดขึ้นซ้ำ ๆ จนอาจส่งผลให้บริษัทเสียเครดิตได้
3. เอกสารซ้ำกันหลายเวอร์ชัน
อย่างที่ได้กล่าวไปในข้อที่แล้วว่า ความผิดพลาดเป็นเรื่องปกติของการทำงาน ถึงแม้ว่าคุณจะเป็นคนละเอียดรอบคอบมากแค่ไหน ก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยง Human Error ได้ อย่างเช่น การออกใบแจ้งหนี้ผิดพลาด
แน่นอนว่าการแก้ไขเอกสารหลายรอบ ตามมาด้วยจำนวนเอกสารที่หน้าตาคล้ายคลึงกัน แต่มีเอกสารเพียงฉบับเดียวเท่านั้นที่คุณจะใช้ได้จริง ๆ
ซึ่งตัวบุคลากรนอกจากจะต้องรอบคอบ ในเรื่องของตัวเลขแล้วนั้น ยังจำเป็นต้องให้ความสำคัญในเรื่องของเวอร์ชันเอกสารด้วยเช่นกัน เพราะถึงแม้จะแก้ไขข้อมูลถูกต้อง แต่ดันเลือกใช้ผิดฉบับ ยิ่งทำให้เสียเวลายิ่งขึ้นไปอีก
ในฐานะของฝ่ายบัญชีและการเงิน หรือผู้บริหารองค์กร คงไม่อยากให้ขั้นตอน Invoice Processing เกิดความผิดพลาด หรือล่าช้าจนทำให้เสียเครดิต ถึงเวลาแล้วที่ทางองค์กรต้องปรับรูปแบบการทำงานให้สอดคล้องกับเทคโนโลยีที่พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ด้วย Invoice Processing Service จาก Ditto ที่จะเข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญให้องค์กรของคุณทำงานได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น จบปัญหาซ้ำซากทั้งหลายที่เคยเจอ
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
