หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า “Digital Transformation” หรือการเปลี่ยนแปลงของยุคดิจิทัลที่ถูกพูดถึงเป็นอย่างมากในช่วง 2 – 3 ปีที่ผ่านมา เพราะการพัฒนาของเทคโนโลยีแบบก้าวกระโดด และมีอิทธิพลกับการใช้ชีวิตของผู้คนมากขึ้น ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้
โดยสิ่งสำคัญที่สุดของการปรับตัว คือการจะทำอย่างไรให้เป็นองค์กรดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ดังนั้นในการเริ่มก้าวสู่การเปลี่ยนเป็นองค์กรดิจิทัล ต้องเริ่มจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาองค์กรและใช้ร่วมกับระบบการทำงานในด้านต่าง ๆ ซึ่งหากคุณกำลังสงสัยว่ากลุ่มคำที่เกี่ยวข้องกับ Digital Transformation คืออะไรและมีอะไรบ้าง Ditto ได้อธิบายความหมายและความแตกต่างของกลุ่มคำเหล่านั้นไว้แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Digitization, Digitalization และ Digital Transformation
วิธีปรับให้เป็นองค์กร Digitization อย่างมีประสิทธิภาพ
ในการเริ่มต้นของการปรับให้เป็นองค์กร Digitization สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในระบบการทำงานด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบการจัดการงานหรือเอกสาร การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่าง ๆ
โดยจุดเริ่มต้นในการปรับให้เป็นองค์กร Digitization ได้ คือการแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Document อยู่ในรูปของไฟล์ชนิดต่าง ๆ หรือไฟล์ PDF ที่ง่ายต่อการใช้งาน ซึ่งการทำงานบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะทำให้การค้นหาและเรียกใช้งานเอกสารสะดวกมากยิ่งขึ้น ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กร ส่งผลให้ภาระค่าใช้จ่ายในระยะยาวลดลง
ทั้งนี้ทั้งนั้นการจะทำให้เอกสารเหล่านั้นใช้งานได้ง่าย จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ จะต้องทำงานควบคู่กับระบบ DMS ซึ่งเป็นระบบพื้นฐานสำคัญในการจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมาดูกันว่า เพื่อให้องค์กรปรับเป็น Digitization ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ DMS ควรจะมี Feature อะไรบ้าง
Search
Search ตัวช่วยในการค้นหาเอกสาร ถือเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารนั้น เป็นเรื่องง่ายและสะดวกมากขึ้น เป็นส่วนที่จะช่วยร่นระยะเวลาในการค้นหาเอกสารเพราะเมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้น เอกสารในองค์กรก็ย่อมมีเพิ่มมากขึ้นไปด้วย ฟีเจอร์ Search จึงเป็นหนึ่งฟังก์ชันในการลดปัญหาการค้นเอกสารไม่เจอ และช่วยให้หาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีการจัดการเอกสารไปอยู่ในรูปของ e-Document แล้วต้องการหาเอกสารสำคัญของลูกค้าที่ชื่อว่าคุณ A คุณสามารถค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด “คุณ A” แล้วระบบจะแสดงเอกสารทั้งหมดที่มีคำว่าคุณ A ขึ้นมา ทำให้คุณพบเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างทันท่วงที
OCR
Optical Character Recognition (OCR) หรือ ตัวช่วยอ่านข้อความบนเอกสาร เป็นหนึ่งในระบบที่นำมาใช้ต่อยอดจากการทำ e-Document ที่แปลงเอกสารกระดาษให้มาอยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดย OCR จะทำให้ไฟล์ต่าง ๆ เหล่านั้นไม่ว่าจะเป็น PDF, ไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไปอยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความ การใช้ e-Document ควบคู่กับตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร (OCR) สามารถช่วยในการประมวลผลสำหรับค้นหาเอกสาร ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการ ผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด ที่สามารถอ่านข้อมูลได้ทั้งเอกสาร ได้จำกัดอยู่แค่ชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียวเหมือนระบบจัดเก็บเอกสารทั่ว ๆ ไป
Workflow
Workflow เป็นระบบที่ช่วยบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานและการเดินงานเอกสาร ให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดย Workflow จะทำงานร่วมควบคู่ไปกับ e-Document ที่อยู่บนระบบ DMS ทำให้องค์กรเห็นภาพรวมการทำงาน บอกลำดับขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการซึ่งสามารถแยกย่อยไปตามแต่ละแผน แต่ละแผนก ติดตามสถานะเอกสารได้อย่าง Real-time หมดปัญหาเอกสารตกค้างและสูญหาย ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน ไม่ต้องเสียเวลาส่งเอกสารไปกลับ ส่งผลให้พนักงานทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผนมากยิ่งขึ้น
Version Control
Version Control เป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับตรวจการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูล ระบบจะมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอาไว้ให้เสมอ คุณสามารถกลับมาดูการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้าหรือปัจจุบันเหล่านั้นได้ โดยแบ่งออกเป็นแต่ละเวอร์ชันตามการแก้ไข และสามารถดูได้ว่าเอกสารนั้นถูกแก้ไขโดยใครและเมื่อไหร่
ยกตัวอย่างง่าย ๆ เชื่อว่าหลายคนคงเคยประสบปัญหาในการแก้ไขเอกสาร เมื่อคุณกำลังแก้ไขเอกสารเวอร์ชันล่าสุดคือเวอร์ชันที่ 5 แต่รู้สึกว่าเอกสารเวอร์ชันที่ 2 ดูเหมาะสมกว่าและอยากกลับไปใช้ แต่เอกสารมีการเปลี่ยนแปลงมาแล้วหลายครั้งยากที่จะไปดูได้ว่าการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันที่ 2 เป็นอย่างไร แต่การที่มี Version Control จะทำให้คุณสามารถดูเอกสารตามแต่ละเวอร์ชันได้อย่างง่ายดาย
และทั้งหมดนี้คือ Key Features ของระบบ DMS ที่ทำให้องค์กรทำ Digitization ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการนำเอาเทคโนโลยีมาประยุกต์กับการทำงานเพื่อนำองค์กรก้าวไปสู่ Digital Transformation ที่เติบโตได้อย่างมั่นคง ทันสมัย และก้าวกระโดด
หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
Ditto ให้บริการ
สนใจสินค้าหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
