ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในปัจจุบันหลายองค์กรต้องการการพัฒนาเพื่อขยับขยาย ให้เป็นองค์กรที่ใหญ่มากขึ้น มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความมั่นคง และความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร แน่นอนว่าในการขยายองค์กรนั้น ต้องแลกกับภาระค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นตามไปด้วย ซึ่งถือเป็นเหตุผลหลัก ที่ทางองค์กรต้องกลับมาทบทวนกระบวนการทำงาน ว่ามีวิธีการไหน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น และจะดีกว่าไหม หากองค์กรสามารถลดต้นทุน ไปพร้อม ๆ กับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสารให้ดียิ่งขึ้น
วันนี้ Ditto มีตัวช่วยดี ๆ มานำเสนอนั้นก็คือ DMS (Document Management System) ที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กรให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบ โดยเริ่มจากการแปลงเอกสารในรูปแบบกระดาษให้เข้าสู่รูปแบบ e-Document หรือไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งขั้นตอนนี้นับเป็นก้าวแรก ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณ สามารถลดต้นทุนองค์กรในระยะยาวและทำให้การทำงานงานภายในองค์กรสะดวกรวดเร็วมากขึ้น
กระบวนการทำงานของ e-Document
e-Document คือ เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ตอบโจทย์การทำงานแบบ Paperless ที่มีส่วนช่วยให้เกิดกระบวนพัฒนาการจัดเก็บเอกสารและสืบค้นเอกสาร ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ผ่านระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) ทำให้จากเดิมที่ต้องเก็บเป็นแฟ้มกระดาษ และจัดเรียงไว้ในตู้ บนชั้นวางหรือห้องเอกสารที่อัดแน่นไปด้วยกระดาษ ที่ยากต่อการค้นหา เมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document จะเปลี่ยนแปลงกระดาษเหล่านั้นให้ออกมาอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF หรือ ไฟล์ภาพ เพราะเป็นไฟล์ที่ใช้งานได้ง่าย แสดงผลรวดเร็ว และเป็นรูปแบบสากลที่นิยมใช้งานกันทั่วโลก ที่ง่ายต่อการบริหารจัดการ
e-Document ช่วยลดต้นทุนองค์กรอย่างไร
การนำเอา e-Document มาใช้งานร่วมกับระบบ DMS จะช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการขยายองค์กรให้มั่นคง เพราะแน่นอนว่าก่อนที่องค์กรจะพัฒนาก้าวสู่ความมั่นคง ย่อมมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน ที่ถูกดำเนินการก่อนหน้านี้ มุ่งเน้นไปยังหน่วยงานที่มีการจัดเก็บเอกสารสำคัญต่าง ๆ อย่างฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ ฯลฯ ที่ต้องมีการออกหนังสือหรือเอกสารในการบันทึกข้อมูลจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง จึงทำให้การดำเนินการในส่วนนี้มีค่าใช้จ่ายด้านต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างมหาศาล ทั้งด้านแรงงาน ด้านอุปกรณ์สำนักงาน ด้านพื้นที่จัดเก็บ รวมถึงด้านการขนส่ง
จะดีกว่าไหม หากสามารถลดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ แล้วนำไปต่อยอดพัฒนาในส่วนงานอื่นต่อไปเพราะ e-Document เป็นจุดเริ่มต้นของการลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารขององค์กร ทำให้เพิ่มพื้นที่ใช้สอยมากขึ้น ควบคู่ไปกับการลดภาระค่าใช้จ่ายในด้านต่าง ๆ
ด้วยการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้ไปอยู่ในรูปแบบดิจิทัล เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษให้น้อยลง และพัฒนารูปแบบการทำงานที่ต้องสืบค้นเอกสาร ให้ทำได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว ไม่เปลืองพื้นที่ใช้สอยขององค์กร ไม่ต้องเสียเวลาขนส่งกลับไปกลับมา ทำให้สามารถลดต้นทุนองค์กรในส่วนนี้ลงได้อย่างชัดเจน
e-Document ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเอกสารอย่างไร
การนำ e-Document มาใช้จะช่วยให้การทำงานเอกสารองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะ e-Document ถือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับและหลายองค์กรใหญ่เลือกใช้ ช่วยให้การจัดการเอกสารที่ใครก็มองว่ายุ่งยากนั้นง่ายขึ้น ด้วยการนำ Data ที่มีอยู่ทั้งหมดขององค์กรไม่ว่าจะเป็น เอกสารต่าง ๆ ไฟล์รูป อีเมล ฯลฯ มาจัดเก็บในรูปแบบเอกสาร e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้งานต่อการเรียกใช้และรวดเร็วในการแสดงผล
ยกตัวอย่างง่าย ๆ หากคุณต้องการค้นหาเอกสารย้อนหลังไป 2 – 3 ปี การแปลงไฟล์เป็น e-Document จะช่วยให้คุณหาเอกสารนั้นได้อย่างรวดเร็ว ผ่านระบบ DMS ที่ยังรักษาเอกสารสำคัญของคุณให้ปลอดภัย และไม่ชำรุดเสียหาย พร้อมช่วยจำกัดการเข้าถึงเอกสารสำคัญขององค์กร ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารลับขององค์จะถูกจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัย และสามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังได้แบบ Real time
ทั้งหมดที่กล่าวถึงนี้คือ วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเอกสารให้ดีขึ้น และช่วยลดต้นทุนองค์กรในระยะยาว ด้วยการเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็น e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะช่วยเปลี่ยนแปลงขององค์กร จากยุค Analog ให้กลายเป็น Digital ที่เป็นจุดเริ่มต้นของการขับเคลื่อนองค์กรให้พัฒนาและเติบโตได้อย่างมั่นคง ภายใต้จุดเด่นที่ช่วยลดภาระค่าใช้จ่าย ควบคู่ไปกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02 – 517 – 5555
https://dittothailand.com/contact-us/
