Paperless คือ แนวคิดประหยัดการใช้กระดาษ ด้วยวิธีลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ หรือใช้วัสดุสิ่งของที่ทำจากกระดาษให้น้อยที่สุด ซึ่งการทำเช่นนี้เป็นการช่วยประหยัดพลังงาน และทรัพยากรธรรมชาติ รวมถึงยังเป็นปัจจัยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนารูปแบบการทำงานเป็นระบบ Digital มากยิ่งขึ้น เพื่อเตรียมพร้อมก้าวเข้าสู่สังคม Digital Transformation ต่อไป
ยิ่งในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกต่างหันมาใช้ระบบ Digital ในการทำงานแทนการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษไปบ้างแล้ว ซึ่งทางหน่วยงานราชการไทยเองก็ปรับตัวมาใช้ระบบ Digital และเห็นความสำคัญของแนวคิด Paperless ไม่แพ้นานาชาติ โดยอีกไม่นานทางภาครัฐจะประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ให้หน่วยงานราชการสามารถปฏิบัติการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหน่วยงาน อบต. และ อบจ. เองก็สามารถทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน โดยอาศัยแนวคิด Paperless เข้ามาช่วยจัดการปัญหาเอกสารต่างๆ ในหน่วยงานราชการ เพื่อปรับเปลี่ยนการบริการของภาครัฐให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ
ปัญหาด้านการบริหารจัดการระบบเอกสารในหน่วยงานราชการ
1. หาเอกสารไม่เจอ เพราะจำนวนเอกสารเยอะ
โดยปกติแล้วเอกสารทางราชการนั้นมีหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือรับรอง และหนังสือประเภทอื่น ๆ รวมถึงจำนวนเอกสารในแต่ละปีที่ทางหน่วยงานราชการออก ก็มีจำนวนนับไม่ถ้วน หากจำเป็นต้องค้นหาเอกสารสำคัญที่ย้อนหลังไป 3 ปี การค้นหาเอกสารแบบกระดาษจำนวนมากๆ ถือเป็นเรื่องยาก และอาจทำให้คุณเสียเวลาเป็นวัน หรือถ้าโชคร้ายเอกสารที่ต้องการใช้อาจเกิดความเสียหาย หรือสูญหายก็เป็นได้
2. ใช้ระยะเวลาในการเดินเอกสารค่อนข้างนาน
หลายคนคงเคยรับรู้ถึงปัญหาเรื่องระยะเวลาในการเดินเอกสารราชการแต่ละใบ ที่อาจต้องใช้ระยะเวลาเป็นวัน เพราะกระบวนการของหน่วยงานราชการจำเป็นต้องให้ทุกหน่วยงานหรือทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องลงนามในเอกสารเพื่อทำการรับรองความถูกต้องของเอกสาร และต้องเดินเรื่องไปทีละขั้นตอน ไปทีละฝ่ายตามลำดับ และหากมีความจำเป็นต้องเดินเอกสารไปต่างตำบล ต่างอำเภอ ต่างจังหวัด จำเป็นต้องเพิ่มเวลาในการเดินเอกสารและรอผู้ลงนามตามลำดับ
3. พื้นที่จัดเก็บเอกสารมีจำกัด
พื้นที่ในหน่วยงานราชการจะถูกจัดสรรพื้นที่ไว้ใช้สำหรับทำงาน สำหรับประชาชนเข้ามาติดต่อกับราชการ และยังมีพื้นที่อื่น ๆ ที่จัดสรรเอาไว้ใช้สอยทั่วไป แต่ทั้งนี้ ในกรณีที่พื้นที่ราชการมีพื้นที่จำกัด แต่จำนวนเอกสารแบบกระดาษที่เพิ่มขึ้นในทุกวันมีมากขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ ไม่ว่าจะเป็น ตู้เก็บเอกสารที่เต็มทุกชั้น หรือห้องที่ใช้สำหรับจัดเก็บกล่องหรือแฟ้มเอกสารก็มีไม่เพียงพอ หากมีความจำเป็นต้องเพิ่มพื้นที่ จะต้องทำเรื่องขอ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลา แล้วในสถานที่ข้าราชการอย่าง อบต. และ อบจ. เองก็มีพื้นที่จำกัด แต่ด้วยเอกสารที่มีเข้ามาเพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้ต้องประสบปัญหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารอย่างแน่นอน
4. พนักงานราชการมีน้อย ทำให้เอกสารล่าช้า
จำนวนบุคลากรในหน่วยงานราชการแต่ละพื้นที่มีจำนวนจำกัด ต่างฝ่ายต่างทำหน้าที่ของตัวเอง แต่เมื่อไหร่ที่ต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสาร หรือต้องเดินเอกสารอย่างเร่งด่วน บุคลากรที่ทำส่วนนี้อาจมีไม่เพียงพอ อาจส่งผลให้การดำเนินงานที่มีอยู่เดิมภายในหน่วยงานราชการนั้น ๆ เกิดปัญหา ติดขัด ล่าช้าได้ และยังส่งผลให้การเดินเอกสารเกิดความล่าช้าออกไป หรือมีความเป็นไปได้ที่ตัวเอกสารจะเกิดการเสียหายหรือสูญหายได้
จากทั้ง 4 ปัญหาที่กล่าวมา ล้วนเป็นปัญหาที่เกิดจากการมีจำนวนเอกสารที่ต้องจัดการเยอะกว่าจำนวนบุคลากร จะดีกว่าไหม หากปรับเป้าหมายให้หน่วยงานราชการหันมาใช้แนวคิด Paperless และเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษหันมาใช้ระบบ Digital เข้ามาช่วยในการจัดการเอกสารมากยิ่งขึ้น
แนวคิด Paperless และระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. จะเข้ามาช่วยได้อย่างไร?
ก่อนหน้านี้เราได้ทำความรู้จักกับ แนวคิด Paperless และรวบรวมปัญหาของเอกสารแบบกระดาษในหน่วยงานราชการไปพอสมควรแล้ว ทีนี้เรามาดูกันดีกว่าว่าแนวคิด Paperless และระบบจัดการเอกสารจะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ในหน่วยงาน อบต. และ อบจ. ได้อย่างไรบ้าง
-
ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษภายในหน่วยงาน อบต. และ อบจ.
หลักสำคัญของการใช้แนวคิด Paperless คือการใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งสิ่งที่ตอบโจทย์มากที่สุดก็คือ การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล ซึ่งส่วนนี้จะช่วยประหยัดงบประมาณค่ากระดาษ อุปกรณ์สิ้นเปลือง ค่าจัดเก็บและบำรุงรักษา ทำให้หน่วยงานสามารถนำงบประมาณส่วนนี้ไปจัดสรรให้ส่วนอื่นที่สำคัญได้
-
ช่วยสร้างระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เข้าสู่โลกดิจิทัล
ประชาชนหลายคนพอพูดถึงหน่วยงานราชการอย่าง อบต. และ อบจ. ต่างเห็นภาพความล่าช้าของการดำเนินงาน และความซับซ้อนของเอกสาร แต่หากหน่วยงานเหล่านี้ปรับรูปแบบการทำงานโดยยึดหลักแนวคิด Paperless ด้วยการเปลี่ยนแปลงเอกสารรูปแบบกระดาษให้กลายเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล พร้อมพัฒนาระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ที่บุคลากรภายในสามารถเข้าระบบเพื่อใช้งานได้ทุกที่ เพียงแค่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต หรือแม้แต่ประชาชนก็สามารถเข้าระบบออนไลน์เพื่อเข้าถึงข้อมูลเอกสาร จะช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ให้หน่วยงาน อบต. และ อบจ. มีรูปแบบทันสมัยยิ่งขึ้น เสริมประสิทธิภาพให้ทุกขั้นตอนการทำงาน และช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับประชาชนได้อีกทางหนึ่ง
-
จัดการเอกสารได้ง่าย ทำงานได้รวดเร็ว
เมื่อทางหน่วยงานได้เปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษ มาเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล และนำข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพียงเท่านี้ คุณก็จะสามารถค้นหาข้อมูลได้แบบออนไลน์ เพียงแค่พิมพ์หมายเลขเอกสาร หรือชื่อเอกสาร ก็จะเจอเอกสารที่ตามหาได้อย่างรวดเร็ว สามารถติดตามขั้นตอนการเดินเอกสารถึงลำดับไหน ติดขัดตรงไหนก็สามารถแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสาร และไม่ต้องเดินเอกสารให้เสียเวลาอีกต่อไป
เพราะทุกวันนี้เทคโนโลยีในด้านต่าง ๆ ได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็วแบบก้าวกระโดดไม่มีวันหยุดอยู่กับที่ เราจำเป็นต้องทำให้องค์กร หน่วยงานราชการทั้งเล็กใหญ่ อบต. อบจ. และหน่วยงานอื่น ๆ ได้พัฒนาปรับตัวให้ก้าวทันเทคโนโลยี พร้อมสร้างระบบการทำงานของหน่วยงานรัฐในรูปแบบดิจิทัล ภายใต้แนวคิด Paperless ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานของทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานรัฐ ช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ควบคู่กับการใช้ระบบจัดการเอกสารในรูปแบบออนไลน์ ช่วยให้การทำงานง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นเป็นสำคัญ
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
