ต้องยอมรับกันก่อนว่า “ความสำเร็จในการบริหารงานการจัดการของหน่วยงานราชการ” ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้นำเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความรู้ความชำนาญ และระบบเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรร่วมด้วย
สืบเนื่องจากการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน อบต. ในปัจจุบัน โดยเฉพาะเอกสารข้อมูลสำคัญ มักจะถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งทำให้ยากต่อการดูแลรักษาหรือต้องนำกลับมาใช้งาน และอาจก่อให้เกิดการสูญหายในที่สุด ดังนั้น ธุรกิจการให้บริการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นสิ่งจำเป็นมากที่จะเข้ามามีบทบาทในการช่วยพัฒนากระบวนการทำงานที่แตกต่างไปจากเดิม
อบต. คืออะไร
อบต. ย่อมาจาก “องค์การบริหารส่วนตำบล” เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นระดับตำบลที่อยู่ใกล้ชิดกับประชาชนมากที่สุด มีจุดมุ่งหมายสำคัญเพื่อดูแลทุกข์สุขและให้บริการประชาชนในหมู่บ้าน ตำบล เขต อบต. แทนรัฐบาลกลาง มีฐานะเป็นนิติบุคคลและเป็นราชการท้องถิ่น มีอำนาจหน้าที่ในการพัฒนาตำบลทั้งในด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และหน้าที่อื่น ๆ ตามที่กฎหมายกำหนด
6 เอกสารสำคัญของหน่วยงาน อบต. ที่ควรจัดเก็บในระบบอิเล็กทรอนิกส์
1. หนังสือภายนอก
เนื่องจากเป็นหนังสือที่ต้องใช้ในการติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ในการติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน
เป็นหนังสือติดต่อราชการ แต่มีพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยมีข้อมูลในการบันทึกข้อความลงในเอกสารเป็นจำนวนมาก
3. หนังสือประทับตรา
หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา และสามารถใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ดังนี้
- การขอรายละเอียดเพิ่ม
- การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของเอกสาร หรือบรรณสาร
- การตอบรับที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
- การแจ้งความคืบหน้าของงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว
- การเตือนเรื่องงานที่คงค้าง
- คำสั่งของเรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด
4. หนังสือสั่งการ
- คำสั่ง เป็นข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ
- ข้อความ ที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด คือ
- ประกาศ คือ ข้อความที่ทางราชการประกาศ ชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางในการปฏิบัติ
- แถลงการณ์ คือ ข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ
- ข่าว คือ ข้อความที่ทางราชการเผยแพร่ให้ประชาชนรับทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือ รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี 4 ชนิด คือ
- หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
- รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
- บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอ หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
- หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ไม่ว่าจะเป็นภาพถ่าย บันทึกเสียง หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ แล้วมีรูปแบบตามที่ทางกระทรวง ทบวง กรม กำหนด เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
ซึ่งหากท่านใดที่เคยไปติดต่อขอรับบริการ จะเห็นว่าหน้าที่และความรับผิดชอบในส่วนงานธุรการและระบบข้อมูล จะมีเอกสารที่ยังเป็นกระดาษมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นในทุก ๆ วัน โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นแบบทำด้วยมือ มีการลงทะเบียนรับ – ส่งเอกสารในสมุด ไม่มีระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ที่เป็นแบบแผน โดยปัญหาที่พบบ่อย ๆ คือ ดังนี้
- ความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นทุกวัน ส่งผลให้เปลืองอุปกรณ์และพื้นที่ในการจัดเก็บ
- การสืบค้นเอกสารมีความล่าช้า เพราะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและค้นหา
- สิ้นเปลืองกระดาษและงบประมาณในการบริหารจัดการ
- ไม่มีระบบจัดการเอกสาร อบต. ที่คอยควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ ทำให้มีความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญในเอกสารได้
- หากตัวต้นฉบับหาย ชํารุด หรือเกิดอัคคีภัย จะไม่มีฐานข้อมูลเอกสารสำรอง
จากปัญหาที่กล่าวไปนั้น ควรจะใช้แนวทางในการแก้ปัญหา โดยการใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ของ Ditto เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการจัดการเอกสาร เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชนอย่างสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดการเอกสารให้เป็นสัดส่วน ง่ายต่อการอนุมัติเอกสารหรือทำสัญญาแทนการลงลายมือชื่อแบบกระดาษ อีกทั้งยังเป็นการสนับสนุนให้พนักงานของหน่วยงาน อบต. สามารถทำงานได้อย่างเชี่ยวชาญ มีประสิทธิภาพ สะดวกรวดเร็ว และก้าวเข้าสู่ยุค 4.0 เพื่อตอบโจทย์ Digital lifestyle โลกธุรกิจยุคใหม่ของคนไทยในอนาคตอย่างเต็มรูปแบบ
สอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
