ปัจจุบันพบว่า ขั้นตอนการทำงานและการบริหารงานในหน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. มีรูปแบบในการดำเนินงานที่ซับซ้อน ยากแก่การเข้าใจและเต็มไปด้วยกฎระเบียบ ข้อบังคับ จนทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานและไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ จากสภาพปัญหาของหน่วยงานราชการที่ขาดความคล่องตัว ส่งผลให้ระบบการบริหารจัดการไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร จึงทำให้การทำงานและการบริหารงานในหน่วยงานราชการต้องมีการปฏิรูประบบในรูปแบบใหม่ เนื่องจากระบบราชการถือเป็นกลไกสำคัญและจำเป็นต่อภาครัฐในการให้บริการสาธารณะแก่ประชาชน และหลาย ๆ ท่าน อาจมีคำถามว่า การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเกิดขึ้นเพื่ออะไร คำตอบคือ เกิดขึ้นเพื่อตอบสนองความจำเป็นอันเนื่องมาจากการเพิ่มประสิทธิภาพและส่งเสริมให้หน่วยงานราชการเกิดการยกระดับคุณภาพในการปฏิบัติราชการให้มีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
5 วิธีการทำงานที่สามารถช่วยให้หน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. ทำงานเสร็จไวขึ้น มีอะไรบ้าง
1. การบริการที่ดี
การให้ความช่วยเหลือ หรือการดำเนินการด้วยความตั้งใจ และความพยายามของข้าราชการในการให้บริการ เพื่อเป็นประโยชน์แก่ประชาชน ข้าราชการ หรือหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น ถ้าบริการดี ผู้รับบริการเกิดความประทับใจ ถือเป็นหน้าเป็นตาของหน่วยงานราชการ และภาพลักษณ์ของภาครัฐก็จะดีตามไปด้วย
ข้อดีของการให้บริการที่ดี มีดังนี้
- สามารถให้บริการที่ผู้รับบริการต้องการได้ด้วยความเต็มใจ มีความเป็นมิตร สุภาพ เพื่อให้ผู้รับบริการได้รับความพึงพอใจ โดยสามารถให้ข้อมูล ข่าวสาร ที่ถูกต้อง ชัดเจน และสามารถแจ้งให้ผู้รับบริการทราบความคืบหน้าในการดำเนินเรื่อง หรือขั้นตอนงานต่าง ๆ ที่ให้บริการอยู่
- ช่วยแก้ปัญหาให้แก่ผู้รับบริการ หรือหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยไม่บ่ายเบี่ยง หรือปัดภาระ และนำปัญหาดังกล่าวไปพัฒนารูปแบบการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
2. ความเชี่ยวชาญในงานอาชีพ
ความสนใจใฝ่รู้ สั่งสมความรู้ความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ด้วยการศึกษา ค้นคว้า และพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง โดยสามารถส่งผลให้ปฏิบัติงานได้อย่างคล่องแคล่ว รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และมีความชำนาญในการปฏิบัติจนเป็นที่ยอมรับและน่าเชื่อถือ ซึ่งโดยทั่วไปจะต้องอาศัยการวางแผนและมีขั้นตอนในการทำงานที่ดี จึงจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จได้
ข้อดีของความเชี่ยวชาญในงานอาชีพ มีดังนี้
- การเชี่ยวชาญในสายงานอาชีพ หรือตำแหน่งงานที่ดูแล จะช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น วางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ มองเห็นขั้นตอนการประสานงานกับฝ่ายอื่นได้อย่างชัดเจน
- สร้างเสริมประสบการณ์ทำงานในสายงาน ทำให้เข้าใจและวางแผนป้องกันปัญหาที่คาดว่าจะเจอในอนาคต เพื่อปรับปรุงการทำงานให้มีความเชี่ยวชาญยิ่งขึ้น และแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที
3. การทำงานร่วมกันเป็นทีม
พัฒนาตัวเองให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ โดยต้องเป็นส่วนหนึ่งของทีม หรือส่วนงานราชการ ที่มีบุคลิกนิสัยยืดหยุ่น ประนีประนอม สามารถเข้ากับผู้อื่นได้ แลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้อื่นเสมอ มีความจริงใจ ไม่เอาเปรียบสมาชิกในทีม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการบริหารงานการทำงานเป็นทีม ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของงาน
ข้อดีของการทำงานร่วมกันเป็นทีม มีดังนี้
- รู้จักบทบาทหน้าที่ภายในทีม โดยแบ่งบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ กระจายงานกันตามความรู้ความสามารถและความถนัด จากนั้นวางแผนงานร่วมกันจากความคิดเห็นของสมาชิก เพื่อให้งานเสร็จเร็ว ประหยัดแรงงาน ประหยัดค่าใช้จ่าย และได้ผลงานที่มีคุณภาพ
- รับฟังความเห็นของสมาชิกในทีม เต็มใจเรียนรู้ในการทำงานจากผู้อื่น และแก้ไขปัญหาอุปสรรคร่วมกัน ถือเป็นการแสดงออกซึ่งการยอมรับ การให้เกียรติกัน จะทำให้สมาชิกในทีมสามารถเข้ามามีส่วนร่วมสร้างสรรค์และมีบทบาทในการจัดการ
4. ความรับผิดชอบและจัดการเวลา
เวลากับความรับผิดชอบนั้นเป็นของคู่กัน ฉะนั้น เมื่อคุณมีความรับผิดชอบและสามารถจัดการกับเวลาได้ ก็จะทำให้การทำงานของระบบราชการมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดการกับเวลา เริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญ งานไหนเป็นงานสำคัญ งานไหนเป็นงานรอง เราสามารถจัดลำดับงานให้เหมาะสม เพื่อการทำงานที่เป็นระบบและบรรลุเป้าหมายได้ตรงต่อเวลา และเมื่อจัดการแผนงานเป็นที่เรียบร้อย จะทำให้การทำงานในแต่ละขั้นตอนง่ายและคล่องตัวขึ้น ส่งผลให้การทำงานเสร็จไวขึ้น สร้างความประทับใจให้กับหัวหน้างานและประชาชน
ข้อดีของความรับผิดชอบและจัดการเวลา มีดังนี้
- เมื่อฝึกฝนวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ จัดการกับระเบียบหน้าที่การงานได้อย่างแม่นยำ ทำให้คาดคะเนระยะเวลาในการทำงานได้ทุกขั้นตอน ช่วยวางแผนการกระจายงานให้ฝ่ายอื่นในหน่วยงานได้ชัดเจน สร้างความกระตือรือร้นในการทำงาน และสร้างวินัยความรับผิดชอบต่อหน้าที่การงาน
- มีกำหนดเวลาส่งงานที่ชัดเจน จะช่วยลดปัญหางานช้า งานตกค้าง เพื่อให้หน่วยงานราชการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ
5. เลือกใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.
ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามาอยู่ในชีวิตประจำวันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งการเลือกใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เป็นการเอาเทคโนโลยีมาปรับใช้เพื่อขับเคลื่อนหน่วยงานราชการให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งมีรูปแบบในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย เพื่อให้เอกสารทั้งหมดในหน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. สามารถจัดเรียงอย่างมีแบบแผน สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยนับเป็นสิ่งสำคัญ
ข้อดีของเลือกใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. มีดังนี้
- สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและปรับตั้งค่าความปลอดภัยของข้อมูลตามนโยบายแต่ละหน่วยงานได้ เพราะข้อมูลเอกสารของหน่วยงานราชการเป็นสินทรัพย์สำคัญที่ต้องควบคุมดูแล ควบคู่ไปกับการบำรุงรักษา ซึ่งการนำระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. มาใช้ในหน่วยงานราชการ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพควบคุมการเข้าถึงข้อมูล และความสามารถในการรักษาความปลอดภัยทางข้อมูลได้ตามมาตรฐานสากล
- ช่วยในเรื่องของการค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว แม่นยำ และนอกจากนี้ยังสามารถช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการทำงาน ช่วยให้การดำเนินงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
- ลดต้นทุน ไม่ก่อให้เกิดการสิ้นเปลืองงบประมาณที่เกินความจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึก ค่าอุปกรณ์จัดเก็บหรือค่าซ่อมบำรุงต่าง ๆ
การช่วยให้หน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. ทำงานเสร็จไวขึ้นและมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย ที่จะสามารถปรับเปลี่ยนได้ภายใน 1-2 วัน แต่เราจะต้องทำความเข้าใจรูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน พร้อมร่วมกันปรับเปลี่ยนแก้ไขปัญหากันให้ตรงจุด และหากทางหน่วยงานได้นำวิธีการที่กล่าวไปข้างต้นนี้ไปปรับใช้ จะสามารถช่วยให้หน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. พัฒนาต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกยิ่งขึ้นอย่างแน่นอน
สอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
