E Document หรือ E-doc เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

e-doc เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในช่วงที่สถานการณ์แพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กร หลายบริษัท ต้องปรับการทำงานอย่างเช่น Work From Home หรือเปลี่ยนระบบการทำงานให้สอดคล้องกับดิจิทัลมากขึ้น และให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น ซึ่ง 1 ในลิสต์แรกๆ ที่จำเป็นต้องทำ เพื่อแปลงจากองค์กร Analog ให้กลายเป็นดิจิทัล คือ การเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็น E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทน แต่เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยิน หรือรู้จักคำว่า E-Doc หรือชื่อเต็ม ๆ คือ E-Document ผ่านหูกันมานานแล้ว แต่ยังมองไม่ออกว่า E-Document มันคืออะไร แล้วสามารถมาใช้ในงานรูปแบบองค์กรได้อย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

ทำความเข้าใจ E-Doc หรือ E-Document คืออะไร?

E-Document หรืออีกชื่อเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะลดการใช้ทรัพยากรกระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในสำนักงาน เช่นเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ เครื่องทำลายเอกสาร ฯลฯ แถมยังลดปัญหาการทำงานที่ล่าช้าหรืองานผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารสูญหาย ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย หลักการแสดงผลก็รวดเร็ว และเป็นรูปแบบที่ทั่วโลกใช้งานกัน อีกทั้งยังสอดคล้องกับการทำงานของ พ.ร.บ. ปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ อีกด้วย

ทั้งนี้การทำงานโดยใช้ E-Document จะทำงานคู่กับระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) ที่สามารถช่วยจัดเก็บเอกสารองค์กรในรูปแบบ Digital ทำให้งานเอกสารที่เป็นเรื่องยาก ง่ายขึ้นทันที อีกทั้งยังเป็นกระบวนการสร้างขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจ (Workflow) บนระบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะช่วยให้องค์กรจัดการการทำงานของเอกสารได้อย่างแม่นยำ ช่วยลดการทำงานและลดต้นทุน บริหารทรัพยากรขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์แบบและคุ้มค่ามากที่สุด ทั้งนี้ข้อดีของ E-doc ยังไม่ได้หมดแต่เพียงเท่านี้ ยังมีข้อดีอีกมากมาย

ข้อดีของ e-document

3 ข้อหลักของข้อดีของการใช้ E-Document ควบคู่กับระบบ DMS

จัดการเอกสารในองค์กรได้ง่ายขึ้น

เนื่องจากระบบ DMS ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน เพื่อให้การจัดการ e-document และข้อมูลในองค์กรง่ายและรวดเร็ว เพราะโดยปกติแล้วเอกสารภายในองค์กร ยิ่งเป็นองค์กรระดับมหาชน จำนวนเอกสารจะมีปริมาณมาก เพราะต้องเก็บข้อมูลทั้งเอกสารเกี่ยวกับองค์กร หรือเอกสารทางการเงิน ซึ่งถ้าคุณใช้ระบบ เอกสารทั่ว ๆ ไปแล้ว การจัดการเอกสารนับเป็นเรื่องที่ยากมาก ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการใช้เอกสารทางการเงินย้อนหลังไป 2 ปี ก็ต้องเสียเวลาในการค้นหา หรือมีความเป็นไปได้ว่าจะหาไม่เจอหรือเอกสารชำรุดเสียหายได้ แต่ถ้าเปลี่ยนเป็น E-Document จะช่วยจัดการได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มเอกสาร ลบเอกสาร เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือแม้กระทั่งการค้นหาก็สามารถจัดการได้ง่ายและรวดเร็ว

ทำงานกับระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย

อย่างที่บอกไปข้อก่อนหน้าว่าระบบ DMS ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็ว สามารถทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows, MacOS ผ่านโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ได้หลากหลาย เช่น Safari, Firefox หรือ Google Chrome หรือแม้กระทั่งการทำงานผ่านระบบ IOS และ Android บนโทรศัพท์มือถือ ก็ยังพร้อมที่จะทำงานได้ เรียกว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เพียงแค่คุณมีระบบปฏิบัติการเหล่านี้และเชื่อมต่อสัญญาณ internet ก็สามารถใช้ E-Document ได้ทุกเมื่อ

สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารในองค์กร

เนื่องจากเอกสารในองค์กรมีหลายแบบ ทั้งเอกสารที่พนักงานทุกคนในองค์กรเข้ามาดูได้ เอกสารเฉพาะฝ่าย หรือเอกสารลับที่เข้าถึงได้เฉพาะบางหน่วยงานในองค์กรเท่านั้น ซึ่งระบบ DMS สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง E document เหล่านี้ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วน ให้แก่ผู้ใช้งานแต่ละคนได้ และยังสามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังได้เช่นกัน

ทั้งนี้ทาง Ditto เล็งเห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงขององค์กร จากยุค Analog ให้กลายเป็น Digital ด้วยการเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็น E-Doc ด้วยวิธีการสแกนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และนำข้อมูลเหล่านี้ไปเข้าระบบจัดการเอกสารหรือที่เรียกว่า DMS (Document Management System) ที่ช่วยจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กร ให้การทำงานง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องมานั่งหาเอกสารให้เสียเวลา ช่วยจัดระเบียบเอกสารในองค์กร แถมยังช่วยประหยัดทรัพยากรในองค์กร ให้คุณได้นำค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไปลงทุนเพิ่มกำไร ให้บริษัทคุณเติบโตได้อย่างไม่มีข้อจำกัด

ซึ่งประโยชน์ของ E Document ยังไม่หมดแต่เพียงเท่านี้ เพราะในส่วนของการประหยัดต้นทุนที่ทุกองค์กรให้ความสำคัญ จะเห็นได้ว่า E-document นั้นสามารถช่วยลดทรัพยากรสิ้นเปลืองเกินความจำเป็นได้อย่างมหาศาล เช่น ลดค่าอุปกรณ์สำนักงาน ลดค่ากระดาษ ลดค่าหมึกพิมพ์ ลดค่าเครื่องทำลายเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายส่วนอื่น ๆ อีกมากมาย หรือแม้กระทั่งองค์กรขนาดเล็กที่มีฝ่ายงานเพียงไม่กี่ฝ่าย E-doc ก็ถือว่าเป็นตัวช่วยประหยัดต้นทุนภายในองค์กรได้เป็นอย่างมาก เพราะบางแผนก เช่น แผนกบัญชีที่มีเอกสารจำนวนมากต้องคอยจัดการแก้ไขอยู่ตลอดเวลา ถ้าหากจัดการผิดพลาดอาจนำมาซึ่งความเสียหายได้อย่างมหาศาลและเกิดความวุ่นวายภายในองค์กรได้ทันที เพราะฉะนั้น E doc เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานควบคู่ไปกับระบบ DMS เป็นตัวช่วยสำคัญสามารถช่วยทั้งองค์กรขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ประหยัดต้นทุนและเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ