ปรับองค์กรให้ทันสมัย เพื่อมุ่งสู่การเป็น Digital Workplace

องค์กรยุคใหม่ต้องเป็น-Digital Workplace

เทคโนโลยีในปัจจุบันช่วยลดข้อจำกัดต่างๆ ในการทำงานลง เพียงเปลี่ยนแปลงองค์กรให้กลายเป็น Digital Workplace อย่างธุรกิจที่ประสบความสำเร็จล้วนเคยทำมาแล้ว

เทคโนโลยีมีการพัฒนาอยู่ทุกวัน เพราะถูกสร้างมาเพื่อตอบสนองความสะดวกสบายและตอบโจทย์ความต้องการของมนุษย์ ส่งผลให้รูปแบบการดำเนินชีวิตในยุคดิจิทัลเกิดการเปลี่ยนแปลง หลาย ๆ องค์กรหรือธุรกิจจึงได้ปรับตัวและสร้างแนวทางการทำงานแบบ Digital Workplace กันมากขึ้น เนื่องจากสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต โดยมีโควิด-19 เป็นตัวเร่งให้หลาย ๆ องค์กรให้ความสนใจ ทำการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเดิมไปสู่ Digital Workplace กันเร็วขึ้น เพื่อให้สามารถดำเนินงานต่อไปได้ในภาวะไม่ปกติ แต่สำหรับใครที่ยังไม่รู้ว่าคืออะไร และมีลักษณะแบบไหน วันนี้ Ditto (Thailand) ได้เตรียมข้อมูลมาไว้ให้คุณแล้ว

ทำความเข้าใจ Digital Workplace คืออะไร ?

Digital Workplace คือ การทำงานรูปแบบที่มีการนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้งานเพื่อลดข้อจำกัดบางอย่าง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงแนวทางดำเนินงานขององค์กร แปลงโฉมรูปแบบการทำงานให้ทุกคนเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัล ให้ทุกแผนกสื่อสารกันได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ ณ สถานที่ใด สามารถเห็นการทำงานของแต่ละฝ่าย พร้อมแบ่งปันข้อมูลกันได้ง่าย ช่วยประหยัดต้นทุน รวมถึงลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลืองในสำนักงาน

ลักษณะของ Digital Workplace

มีการทำงานร่วมกันเป็นทีม ดำเนินงานได้รวดเร็ว
พนักงานทุกคนสามารถเห็นกระบวนการทำงานและโปรเจคต่าง ๆ ของบริษัท
สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงข้อเรียกร้องทางด้านบริการ
การใช้ระบบอัตโนมัติ (Automated System) มาดำเนินงาน
การบูรณาการระหว่างแอปพลิเคชั่น (Application) ภายนอกกับภายในองค์กร
การใช้ระบบคลาวด์ (Cloud) มาเก็บข้อมูลต่าง ๆ ของบริษัท
การใช้โปรแกรม Virtual มาจำลองสินค้าหรือสถานการณ์ต่าง ๆ
การใช้โซเชียลมีเดียหรือแพลตฟอร์มที่เป็นขององค์กรเอง

ตัวอย่างการใช้ Digital Workplace ของ Alaska Airlines

Alaska Airlines ได้พัฒนาบริษัทเป็น Digital Workplace โดยใช้แนวทางลดการใช้เอกสารลง เนื่องจากบริษัทเห็นว่าในแต่ละไฟลท์นั้น นักบินต้องใช้เอกสารประกอบการบินเป็นจำนวนมาก ซึ่งสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุเพราะต้องปริ้นท์ใหม่ทุกครั้งตามข้อมูลเที่ยวบินที่เปลี่ยนไป

จึงนำ ระบบจัดการเอกสาร มาใช้แทนโดยการเตรียมแท็บเล็ตที่มีซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารประกอบการบินให้กับนักบิน โดยนักบินสามารถแก้ไขหรือขออัปเดตข้อมูลผ่านแท็บเล็ตได้ตลอดไฟลท์ เพียงแค่การกดลิงค์ เรียกได้ว่าเป็น one stop shop สำหรับนักบิน จากที่เคยต้องพกเอกสารเป็นกอง ๆ ก็เหลือเพียงแค่แท็บเล็ต ซึ่งช่วยให้ประหยัดกระดาษไปได้ปีละ 2.4 ล้านแผ่น ลดปริมาณน้ำหนักบรรทุกลงได้ประมาณ 25 ลิตร ลดปริมาณการใช้เชื้อเพลิงลง ส่งผลให้สายการบินสามารถลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างการใช้ Digital Workplace ของ Cisco

Cisco ผู้ให้บริการด้านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และโทรคมนาคมของอเมริกา เห็นว่าเทรนด์ของการทำงานแบบประชุมทางไกลจะสูงขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติที่มีสำนักงานตั้งอยู่หลายประเทศทั่วโลก จึงหาวิธีเชื่อมโยงระหว่างพนักงานที่อยู่ห่างไกล ให้ติดต่อประสานงานกันได้สะดวกขึ้น

ด้วยการสร้างแพลตฟอร์มการทำงานสำหรับองค์กรขึ้นมา ซึ่งมีฟังก์ชั่นการใช้งานครบจบในโปรแกรมตัวเดียว เช่น มีวิดีโอคอลสำหรับการประชุม มีฟังก์ชั่นการสร้าง Workflow รองรับการทำงานที่เชื่อมโยงกันระหว่างหลาย ๆ ฝ่าย มีข้อมูลของพนักงานบอกไว้ชัดเจนว่าใครทำตำแหน่งอะไร และแสดงผลการดำเนินงานได้ ซึ่งแพลตฟอร์มนี้ตอบสนองรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างดี จึงสามารถทำกำไรสุทธิได้ถึง 1,052 ล้านเหรียญสหรัฐ

ตัวอย่างการใช้ Digital Workplace ของ RehabCare

RehabCare ผู้ให้บริการดูแลผู้ป่วยพิการ หรือผู้ที่มีภาวะทางจิตของประเทศไอร์แลนด์ ได้สร้างแอพพลิเคชั่นขึ้นมาใช้งานบน Iphone กับ Ipad ที่ออกแบบมาสำหรับพนักงานของบริษัท

เพื่อใช้เก็บข้อมูลผู้ป่วยหรือลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนระบบคลาวด์ เพียงแค่คลิกเดียว ก็สามารถติดตามผลการรักษาและประวัติผู้ป่วยจากคลินิคหรือโรงพยาบาลมาเข้าเครื่องโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้เลย ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจน ไม่เสียเวลาขอข้อมูลจากผู้ป่วยอีก ลดขั้นตอนการกรอกเอกสาร สามารถทำการรักษาได้ตรงจุด รวมทั้งมีโปรแกรมเทรนนิ่งที่ช่วยลดเวลาการเรียนรู้ของพนักงานให้สั้นลง ส่งผลให้บริษัทประหยัดเงินกว่าล้านเหรียญต่อปีในส่วนการดำเนินงาน ช่วยลดอัตราการเปลี่ยนงานของพนักงาน ลดขั้นตอนซักถามประวัติ และลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลืองอย่างกระดาษ

เชื่อว่าอีกไม่นานหลาย ๆ บริษัทก็จะเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็น Digital Workplace กันหมด เนื่องจากช่วยประหยัดต้นทุนทั้งด้านทรัพยากรและบุคลากรอย่างที่ได้กล่าวไว้ อีกทั้งไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่หรือเวลา สามารถเลือกจ้างคนเก่ง ๆ ที่ต้องการจากที่ไหนก็ได้ในโลกเพราะไม่จำเป็นต้องเข้าทำงานในออฟฟิศ

นอกจากนี้การนำแพลตฟอร์มและซอฟต์แวร์บางตัวมาใช้ดำเนินงาน ช่วยให้ประหยัดต้นทุนและเพิ่มผลกำไรในระยะยาว พร้อมปรับให้การทำงานมีความยืดหยุ่นรองรับกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ทั้งยังช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานไปได้อย่างรวดเร็ว เห็นผลลัพธ์ชัดเจน

Ditto (Thailand) มีระบบจัดเก็บเอกสาร ช่วยปรับธุรกิจคุณให้เป็นรูปแบบ Digital Workplace ที่เรียกใช้เอกสารแบบ Real-Time ได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารชำรุดเสียหาย หาไม่เจอ ง่ายต่อพนักงานที่ต้องทำงานเอกสารเป็นจำนวนมาก ประหยัดต้นทุนค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ ค่าอุปกรณ์และสถานที่จัดเก็บเอกสารในระยะยาว

ขอบคุณข้อมูลจาก