เทียบชัด ๆ จัดการเอกสารแบบ
Document vs. e-document ต่างกันแค่ไหน?
หากพูดถึง “เอกสาร (Document)” เรามักจะนึกถึงข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่เราจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ให้ดี ห้ามทำหล่นหาย แต่ในทางกลับกันบางคนอาจจะนึกถึงกองกระดาษกองโตบนโต๊ะทำงานที่ทำให้เราต้องปวดหัว และเสียเวลาเป็นอย่างมากเพื่อจัดการกับมันในแต่ละวัน การทำงานในองค์กรยุคใหม่จึงเริ่มหันมาสนใจกับสิ่งที่เรียกว่า e-document กันมากขึ้น หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบซอฟต์แวร์ ในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ประเภทต่าง ๆ ได้
ถึงแม้เราจะได้ยินคำว่า e-document มาอย่างยาวนานแล้วก็ตาม แต่การเปลี่ยนเอกสารขององค์กรทั้งหมดให้กลายเป็น e-document จะสามารถช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารได้จริงหรือ?
หากผู้ประกอบการคนไหนที่สนใจจะติดตั้งระบบเพื่อเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็น e-document แต่ยังคงตัดสินใจไม่ได้ วันนี้ Ditto จะมาเปรียบเทียบให้ดูกันชัด ๆ ไปเลยว่า การจัดการเอกสารแบบกระดาษ และการจัดการเอกสารแบบ e-document มีข้อแตกต่างอะไรบ้าง
เลือกการจัดเก็บเอกสารแบบ e-document หรือ แบบเอกสารกระดาษ ดีกว่ากัน?
-
พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
อย่างที่รู้กันดีว่าเอกสารกระดาษเมื่อมีมากขึ้นเท่าไหร่ ทางองค์กรก็ต้องจัดเตรียมพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารให้มากพอที่จะรองรับเอกสารกองโตเหล่านี้ ยิ่งเป็นบริษัทที่มีขนาดใหญ่ด้วยแล้ว ต้นทุนที่คุณจะต้องซื้อแฟ้ม และพื้นที่จัดเก็บเพิ่มนั้นไม่ใช่น้อย ๆ เลย อีกทั้งยังมีโอกาสที่เอกสารจะชำรุดหรือสูญหายได้สูง แต่หากคุณเปลี่ยนเอกสารในองค์กรให้เป็น e-document เอกสารกองโตของคุณจะถูกแปลงและจัดเก็บเป็นดิจิทัลไฟล์ในซอฟต์แวร์ระบบเดียว ทำให้ไม่ต้องใช้พื้นที่ในออฟฟิศเพื่อเก็บกระดาษ และยังประหยัดต้นทุนด้านกระดาษและอุปกรณ์จัดเก็บอีกสารได้อีกด้วย
-
การเข้าถึงเอกสาร
การเข้าถึงเอกสารสามารถทำได้สะดวกสบายมากกว่าเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว การค้นหาเอกสารกระดาษจำเป็นต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากในการค้นหา และถ้าคุณต้องการส่งเอกสารให้กับเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่น ๆ คุณจำเป็นต้องหาเอกสารเพื่อทำการ Copy หรือ Scanเอกสารและส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน ซึ่งอาจจะไม่สะดวกมากนักในช่วงที่ทุกคนต้อง Work from home แบบนี้
การเก็บเอกสารทุกอย่างไว้ในระบบช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารเจอได้ในไม่กี่คลิก ด้วยระบบการค้นหาแบบใช้ Keyword ที่เกี่ยวข้อง ที่เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นบน Laptop หรือ Smartphone อีกทั้งยังสามารถแชร์การเข้าถึงเอกสารให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องได้ในทันที
-
ความปลอดภัยของข้อมูล
สำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ด้วยจำนวนเอกสารที่มีอยู่มหาศาล การจัดเก็บเอกสารในที่ปลอดภัยและป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบความปลอดภัยจากเอกสารกระดาษที่ใครก็สามารถเข้าถึงได้ เพียงเดินไปที่แฟ้มในออฟฟิศเพึยงไม่กี่ก้าว อีกทั้งยังสามารถฉีกขาดได้ง่าย และเสี่ยงต่อการสูญหาย
ในการทำงานระหว่างระบบ DMS กับ e-document ถือว่ามีความปลอดภัยในระดับที่สูงกว่ามาก ด้วยระบบที่เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสารผ่านการตั้งค่าในระบบได้ จึงเปรียบเสมือนตู้นิรภัยชั้นดีสำหรับการจัดเก็บเอกสาร สามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังของผู้ใช้งานได้ ทำให้คุณสามารถรู้ได้ทันทีว่า ใครเป็นคนเข้ามาแก้ไขเอกสารบ้าง และเอกสารฉบับไหนคือเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุด ส่งผลให้ทุกคนได้ใช้เอกสารในเวอร์ชั่นใหม่ล่าสุดเสมอ และข้อมูลสำคัญในเอกสารยังคงเป็นข้อมูลลับเฉพาะแผนกหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ตอบโจทย์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญในองค์กรคุณได้เป็นอย่างดี
-
ความเสี่ยงเอกสารชำรุดหรือสูญหาย
หนึ่งในข้อดีที่ไม่กล่าวถึงไม่ได้สำหรับการจัดเก็บเอกสารเมื่อเราแปลงเอกสารเป็น E-document เรียบร้อยแล้ว และนำระบบ DMS มาใช้ จะสามารถป้องกันความเสี่ยงในการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารได้มากกว่าการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพราะเมื่อคุณสร้างไฟล์เอกสารในแบบ e-document แล้วเอกสารจะอยู่ในระบบตลอดไป นอกจากว่ามีคนกดลบเอกสารทิ้ง เมื่อเทียบกับการใช้เอกสารแบบกระดาษที่ต้องจัดเก็บใหม่ทุกครั้งหลังใช้งาน และมีโอกาสสูญหายได้ในทันทีหากเอกสารนั้นไม่ถูกจัดเก็บในแฟ้มอย่างเป็นระเบียบแล้ว การแปลงไฟล์เอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ e-document ถือว่าตอบโจทย์เรื่องลดความเสี่ยงการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างมาก
-
ความน่าเชื่อถือของเอกสาร
ถึงแม้การแปลงไฟล์เอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบ e-document จะมีความสะดวกสบายมากขนาดไหน แต่เมื่อถึงเวลาต้องใช้เอกสารในเชิงกฏหมาย หรือเอาไว้เป็นหลักฐานประกอบธุรกิจ การใช้เอกสารกระดาษย่อมเป็นหลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่า อย่างไรก็ตามเมื่อองค์กรทั้งหลายมีการประยุกต์ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น จึงทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกยอมรับในด้านกฏหมายมากขึ้นเรื่อย ๆ เช่นกัน โดยทางองค์กรต้องทำตามขั้นตอนหรือเงื่อนไขที่กำหนดไว้อย่างถูกต้อง
-
การบริหารงานจัดการเอกสาร
การบริหารจัดการเอกสารที่ดีต้องมีการทำงานควบคู่ระหว่างระบบ DMS กับ e-document ไปด้วยกันเพื่อความรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากในองค์กรนั้นมีเอกสารจำนวนมาก ทำให้การจัดการเอกสารนั้นเป็นไปได้ยาก ยกตัวอย่างเช่น องค์กร A เป็นองค์กรขนาดใหญ่ได้ทำการเปิดธุรกิจมาอย่างยาวนานมากกว่า 10 ปี มีพนักงานในองค์กรจำนวนมากและใช้กระดาษในการเก็บข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งในปัจจุบันผู้บริหารต้องการค้นหาเอกสารทางการเงินย้อนหลัง 5 ปี และมอบหมายให้หัวหน้าแผนกบัญชีไปค้นหาเอกสารดังกล่าวมา จะเห็นได้ว่าเป็นเรื่องยากมาก ๆ สำหรับหัวหน้าแผนกบัญชีที่ต้องไปค้นหาเอกสาร แต่ถ้าหากองค์กร A มีการใช้ e-document ควบคู่ไปกับระบบ DMS เข้ามาช่วยในเรื่องของการบริหารจัดการเอกสารจะทำให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก โดยใช้เวลาไม่กี่นาที และไม่ว่าจะทำการเพิ่มเอกสาร ลบเอกสาร เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข ก็สามารถจัดการได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
เริ่มเปลี่ยนเอกสารองค์กรให้เป็น e-document ด้วยระบบ DMS กับ Ditto
หากคุณสนใจเริ่มเปลี่ยนเอกสารในองค์กรให้เป็น e-document แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ที่ Ditto มีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านระบบจัดการเอกสารและข้อมูลที่จะคอยช่วยให้คำปรึกษา พร้อมวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ เพื่อช่วยวางโครงสร้างระบบให้เหมาะสมกับการใช้งานจริงขององค์กรคุณโดยเฉพาะ
ด้วยระบบ Document Management Solutions หรือ DMS จะเปลี่ยนการจัดเก็บเอกสารที่เป็นเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย โดยขั้นตอนการนำเข้าเอกสารและระบบการจัดการเอกสารที่เรียบง่าย ช่วยให้ Workflow การจัดการเอกสารทำได้สะดวกและแม่นยำมากขึ้น รวมถึงประหยัดเวลาการทำงาน และลดต้นทุนเอกสารได้อย่างคุ้มค่า
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02 – 517 – 5555
https://dittothailand.com/contact-us/
