ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ
เรื่องราวของการเปลี่ยนแปลงงานเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบของ E-document เป็นเทคนิคจัดเก็บ จัดการ ค้นหา ที่เริ่มมีอิทธิพลทั่วโลกมาตั้งแต่ปี 2012 หรือประมาณ 9 ปีที่แล้ว เป็นยุคที่โลกของเรากำลังก้าวเข้าสู่โลกาภิวัตน์อย่างเต็มตัว
เมื่อย้อนกลับไปในอดีตเราจะพบว่าข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรมักถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษมากกว่า แต่เมื่อเริ่มมี E-doc เข้ามา การจัดการเอกสารก็กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาทันที เพราะ E-document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ต่าง ๆ นิยมนำข้อมูลมาเข้าสู่ระบบที่ช่วยในการจัดเก็บ การจัดการ การสืบค้นที่สะดวกขึ้นอย่างระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ช่วยสร้างประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมากมาย และด้วยความสะดวกแบบสารพัดประโยชน์แบบนี้จึงทำให้ E-doc ถูกใช้อย่างแพร่หลายไปทั่วโลก รวมถึงประเทศไทยที่มีกระแสนิยมเริ่มใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในการทำงานกันมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ Ditto จะพาไปทำความรู้จัก ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ
E-document มากกว่าการลดต้นทุนกระดาษ
-
E-document ช่วยในการจัดเก็บข้อมูล
แต่เดิมการจัดเก็บข้อมูลเอกสารกระดาษค่อนข้างยุ่งยากและเป็นปัญหาสำคัญขององค์กรอยู่แบบไม่รู้จบ เพราะการจัดเก็บเอกสารกระดาษนั้นอาจต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บที่มากตามปริมาณข้อมูลที่องค์กรนั้นมี แต่เมื่อมี E-document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามา การจัดเก็บเอกสารที่เคยอยู่ในตู้ ในลิ้นชัก ในแฟ้มหรือแม้แต่ในไฟล์งานต่าง ๆ ที่ไม่เป็นระเบียบ ก็จะถูกถ่ายโอนไปสู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document management system) แบบดิจิทัลเพื่อให้ช่วยจัดเก็บข้อมูลทุกอย่างขององค์กรให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา
จึงทำให้ E-document เป็นตัวแปรสำคัญในเรื่องการจัดเก็บงานเอกสาร เพื่อช่วยให้ข้อมูลนั้นเป็นระเบียบและง่ายต่อการประมวลผล โดยข้อมูลที่ได้มานั้นประเมินค่าไม่ได้ เพราะเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กร ซึ่งข้อมูลบางอย่างอาจนำมาต่อยอดทางธุรกิจ ที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล หรือนำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร เช่น การนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ในการบริหารความเสี่ยง หรือการสรุปข้อมูลตัวเลขสำหรับวางแผนการเงินและภาษีได้
-
E-document กับการบริหารจัดการงานเอกสาร
E-document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พอเข้ามามีส่วนร่วมกับระบบจัดการเอกสารแล้ว ตัวระบบจะช่วยบริหารจัดการงานเอกสารทั้งกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นในการนำเข้าข้อมูล การนำเอกสารไปใช้ การอนุมัติเอกสารทางออนไลน์ ไปจนถึงกระบวนการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยสามารถตั้งค่ารูปแบบการจัดเก็บไฟล์เอกสารได้อย่างอิสระ พร้อมตั้งดัชนี (Index) ที่เมื่อผู้ใช้งานเข้า Log-in จากที่ไหนก็ได้ผ่านทางเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันแล้ว สามารถสืบค้นและนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว
-
E-document กับการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลในไฟล์เอกสาร
เมื่อมีการทำงานร่วมกันของ E-document กับ DMS ทางองค์กรสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสาร ผ่านการตั้งค่าและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคลากรในองค์กรได้ด้วยตัวเอง รวมถึงสามารถตรวจสอบการเข้าใช้งานในระบบย้อนหลังได้อีกด้วย ทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจเป็นข้อมูลลับเฉพาะทางธุรกิจหรือเอกสารสำคัญว่าจะไม่มีทางรั่วไหลสู่ภายนอกได้เป็นเด็ดขาด
เมื่อมองภาพรวมแล้ว E-document นี้เปรียบเสมือนฟันเฟืองสำคัญที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการเอกสาร ช่วยให้ระบบข้อมูลมีโครงสร้างที่มั่นคงและง่ายต่อการใช้งานมากขึ้น พร้อมให้ประโยชน์มากกว่าการลดต้นทุนกระดาษ รวมไปถึงลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้การค้นหาเอกสารง่ายขึ้นภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดย Ditto ถือว่าเป็นผู้นำการให้บริการด้าน E-document และ DMS แบบครบวงจร ที่สามารถช่วยจัดการโครงสร้างเอกสารภายในองค์กรของคุณให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ด้วยประสบการณ์โดยตรงมากกว่า 10 ปี
หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ระบบ DMS Ditto (Thailand) ให้บริการ
สนใจสินค้าหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
