ลดขั้นตอนการค้นหา และ คีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วย OCR
บ่อยครั้งที่เรามักทำงานอยู่บนกองเอกสารมากมาย หากมองย้อนกลับไปในอดีต เอกสารต่าง ๆ เหล่านั้นคงอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ที่มีการบริหารจัดการค่อนข้างวุ่นวายและพบปัญหาต่าง ๆ จนทำให้หลายองค์กรต้องการเปลี่ยนระบบการทำงานเดิมเป็นรูปแบบใหม่โดยใช้ Document Management System เข้ามาช่วยบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร
โดยมี OCR ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่ช่วยให้การจัดเก็บ จัดการ รวมไปถึงการค้นหาเอกสาร ที่ทำได้ง่าย และรวดเร็วนั้น จริง ๆ แล้วเบื้องหลังก็มาจาก OCR นี่แหละ แต่ OCR จะไปช่วยขั้นตอนไหน ช่วยอย่างไร? ไปติดตามกันเลย!
OCR ช่วยลดขั้นตอนการค้นหา และการคีย์ข้อมูล
จะเห็นได้ว่าหลาย ๆ ครั้งที่เราสแกนเอกสารไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพหรือไฟล์ PDF เพื่อเอามาเก็บในคอมพิวเตอร์ หรือเว็บไซต์ที่ให้บริการเก็บไฟล์ก็ตาม เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และค้นหา แต่ก็ยังพบว่าการค้นหาไฟล์ต่าง ๆ นั้นจะค้นได้จาก “ชื่อไฟล์” ที่เราตั้งเอาไว้เท่านั้น
ซึ่งต่างจากการจัดเก็บไฟล์บน Document Management System ที่มีระบบ OCR อยู่ในนั้น มันจะแปลงทุกอย่างที่อยู่บนหน้าเอกสารนั้น ๆ ให้กลายเป็น Text ทั้งหมด หมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องค้นจากชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่สามารถค้นจากคำที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ได้เลย ซึ่งทำให้เจอไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น
และยังไม่จบแต่เพียงเท่านี้ เพราะถ้าคุณต้องการเอาเอกสารเข้ามาเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล จะต้องเอาเอกสารต่าง ๆ มาสแกน และตั้งชื่อไฟล์ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แต่ลองนึกภาพว่าเอกสารที่ต้องจัดเก็บไม่ได้มีกระดาษแค่แผ่นเดียว แต่เป็นเอกสารของทั้งแผนก ดีไม่ดีอาจเป็นเอกสารทั้งองค์กรด้วยซ้ำ
กลายเป็นว่าจะต้องมานั่งมาคีย์ข้อมูล Index ตั้งชื่อไฟล์เอกสารต่าง ๆ ทีละไฟล์ด้วยตนเอง จนเกิดเป็นความยุ่งยากขึ้นมาทันที เพราะกว่าจะคีย์ข้อมูลเสร็จอาจใช้ระยะเวลานานจนกระทบกับงานอื่น ๆ ก็เป็นได้ แต่ถ้าใช้ระบบจัดการเอกสารที่มี OCR จะช่วยในการIndex นั้นง่ายขึ้น ไม่ต้องมานั่งพิมพ์ชื่อไฟล์ทีละตัว แต่สามารถคลิกเลือกคำที่อยู่บนเอกสาร จากนั้นระบบจะนำคำที่คลิกเลือก ไปตั้งเป็นชื่อไฟล์ให้ทันทีโดยอัตโนมัติ
คงจะพอเห็นภาพกันบ้างแล้วว่า OCR ช่วยให้การค้นหาและการ Index ข้อมูล ง่ายขนาดไหน ทั้งนี้หากคุณกำลังต้องการระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูล (ECM) , ระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่มี OCR หรือทีมสแกนเอกสาร และ Index เอกสารกองยักษ์ของคุณ Ditto เราพร้อมบริการเพื่อตอบโจทย์การทำงานของทุกองค์กร
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02 – 517 – 5555
https://dittothailand.com/contact-us/
