OCR คือ อะไร
แม้ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนแปลงไป แต่ดูเหมือนว่าการเก็บข้อมูลโดยการเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ยังคงเป็นระบบการทำงานที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้และมีแนวโน้มว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดถ้าหากในองค์กรเลือกใช้วิธีการแบบเดิม ๆ แต่คงจะดีไม่น้อยถ้าหากองค์กรนั้นได้รู้จักกับตัวช่วยที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์ข้อมูล หรือรูปภาพถูกจัดเก็บ แบ่งปัน ค้นหาและแก้ไขได้ง่ายขึ้นในเวลาเดียวกัน ซึ่งเทคโนโลยีที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์นั้นเกิดประสิทธิภาพและง่ายขึ้นเรียกว่า OCR
ประโยชน์ของโปรแกรม OCR
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือ ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร PDF หรือไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหาได้ ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร (index) ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ถูกตั้งไว้ นอกจากนั้นยังช่วยสกัดข้อมูลจากการสแกนเอกสารสำคัญเช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี พร้อมทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย และเมื่อใช้งานคู่กับระบบ DMS (Document Magement System) หรือระบบจัดเก็บเอกสาร คุณก็จะสามารถจัดเก็บและรักษาเอกสารเก่า ๆ ให้คงอยู่ ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน และยังสามารถค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ได้ง่าย ๆ
จะเห็นได้ว่า OCR มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสาร เพื่อการจัดเก็บภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหาอย่างมาก ยิ่งองค์กรที่มีการใช้เอกสารจำนวนมหาศาล OCR ถือว่าเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามามีบทบาทในการอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการสแกน จัดเก็บ และค้นหาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นอย่างดี
OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง?
จากทั้งหมดที่ได้กล่าวมา เรียกได้ว่า OCR จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณได้ โดยการประหยัดเวลามากขึ้นในแง่ของการจัดระเบียบเอกสาร การค้นหาเอกสาร โดยสามารถกำหนด Keyword ที่สำคัญสำหรับการค้นหาได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารที่เก็บอยู่ในลัง หรือในคลังเก็บเอกสาร นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์เนื้อหาหรือข้อความใดๆ ตามเอกสารต้นฉบับ แค่สแกนและใช้งาน OCR เนื้อหาหรือรูปภาพเหล่านั้นก็จะถูกแปลงเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ต่อได้
ยกตัวอย่างเช่น ห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ที่มีการจัดเก็บเอกสารข้อมูลด้านต่าง ๆ ไว้มากมาย อย่างเอกสารสำคัญทางบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี หรือ ใบวางบิล จำนวนมหาศาลจะถูกส่งเข้ามาที่แผนกบัญชีในทุก ๆ วัน หากเจ้าหน้าที่บัญชีต้องใช้วิธีการตรวจ และบันทึกเองแบบแมนนวลแล้ว คงจะใช้เวลานานและอาจมีความเสี่ยงในการบันทึกข้อมูลผิดพลาดได้ ในขณะที่ OCR สามารถอ่านข้อมูลบนเอกสารเหล่านี้และแปลงให้เป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ทันทีแบบอัตโนมัติ ระบบ DMS ที่ใช้ควบคู่กันจะทำหน้าที่จับคู่ใบวางบิลที่ได้มากับเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ และดำเนินการเพื่อส่งอนุมัติต่อไปตาม Workflow ที่วางไว้ โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และจัดเก็บเอกสารอยู่ในระบบเมื่องานเอกสารนี้สิ้นสุดลง โดยเจ้าหน้าที่สามารถกลับไปค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการนำมาใช้ ด้วยความรวดเร็วเหล่านี้ จึงส่งผลให้การทำงานลื่นไหล มีประสิทธิภาพ และส่งผลดีต่อธุรกิจอย่างแน่นอน
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
