เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทต่อเนื่องในภาคธุรกิจ นับเป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานภายในให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยสร้างผลลัพธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนบุคลากรให้สามารถทำงาน ได้อย่างยืดหยุ่นขึ้นอีกหลายเท่า โดยจะมี Workflow อะไร ที่ควรเปลี่ยนให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัลบ้างนั้น วันนี้ Ditto ได้รวบรวมมาให้ผู้ประกอบการที่สนใจได้อ่านกันแล้วครับ
1. การอนุมัติเอกสาร
ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนหลักที่องค์กรชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่า Workflow การอนุมัติเอกสารแบบเก่า มักสร้างปัญหาและเกิดความล่าช้าได้ ซึ่งหากเราไม่ปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัย ก็จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่คอยฉุดรั้งธุรกิจไม่ให้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น ด้วยเหตุนี้เอง ระบบอัตโนมัติ หรือระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงเข้ามามีบทบาท เพราะทันทีที่ตัวองค์กรนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล และระบบ Workflow จะช่วยจัดการเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระเบียบและตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันมากยิ่งขึ้น ดังนี้
-
มีความสะดวก คล่องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น หากขั้นตอนการอนุมัติเอกสารของตัวธุรกิจกลายเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ จะช่วยผลักดันระบบการทำงานภายในองค์กรให้เกิดความคล่องตัวและส่งต่องานไปยังแผนกอื่นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หมดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย เพราะระบบจัดการเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ระบบการทำงานลื่นไหล ตั้งแต่เริ่มจนจบสิ้นกระบวนการ
-
ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา การปรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล จะทำให้คนที่รับผิดชอบในระบบนั้น ๆ สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลการดำเนินงานย้อนหลังได้ตลอดเวลาที่ต้องการ เป็นการเปลี่ยนปัญหาที่ยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยความคล่องตัวนี้จะช่วยให้ตัวบุคลากรแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้นมา
-
มีความปลอดภัยสูง การอนุมัติเอกสารเป็นกระบวนการทำงานหลักที่มีความสำคัญต่อตัวองค์กร ดังนั้นระบบจัดการเอกสารที่เป็นดิจิทัล จะทำให้มีความปลอดภัยในการทำงานมากกว่าเดิมหลายเท่า เพราะไม่สามารถปลอมแปลงหรือแทรกแซงระบบขั้นตอนการอนุมัติเอกสารได้ อีกทั้งยังสามารถป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและข้อมูลสำคัญรั่วไหลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสากล
2. การอนุมัติค่าใช้จ่าย
นอกเหนือจากกระบวนการอนุมัติเอกสารแล้ว ขั้นตอนการทำงานถัดมาที่มีความสำคัญต่อตัวองค์กรโดยตรงเลยก็คือ Workflow การอนุมัติค่าใช้จ่าย ที่สามารถสร้างผลกระทบให้กับทุกแผนกได้หากเกิดปัญหาขึ้นมาจริง ๆ โดยการนำเอาระบบดิจิทัลเข้ามาใช้กับงานส่วนนี้นั้น จะช่วยลดอัตราความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างมีนัย ทำให้การอนุมัติค่าใช้จ่ายกลายเป็นเรื่องที่ง่าย สะดวกรวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดภาระการทำงานให้กับแผนกบัญชี และแผนกที่เกี่ยวข้องได้อย่างตรงจุด เพราะเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในกระบวนการจะกลายเป็นไฟล์ดิจิทัลที่ไม่มีวันหาย สามารถตรวจสอบได้ และส่งต่อเพื่อขอคำอนุมัติได้ในทุกที่ทุกเวลา
3. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่
การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนการทำงานที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะวันแรกที่พนักงานใหม่เข้ามาทำงานนั้น คือวันที่พวกเขาเข้ามารับผิดชอบงานต่อจากคนก่อนหน้า หรือมาช่วยเสริมการทำงานในแผนก หากตัวองค์กรละเลยไม่ให้ความสำคัญ ก็อาจทำให้เกิดปัญหาจนส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือความวุ่นวายภายในแผนกได้ ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้าแผนก ที่ต้องคอยดูแลพร้อมแนะนำแนวทางที่ถูกต้องให้กับพวกเขาอย่างใกล้ชิด
แต่การนำเอาระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ จะเป็นการช่วยยกระดับการทำงานตรงนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคำแนะนำและกฎระเบียบที่พนักงานใหม่ต้องทราบ พวกเขาก็จะเรียนสิ่งที่ต้องรู้ผ่านระบบที่วางไว้ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาล สามารถเริ่มงานต่อจากที่ค้างไว้ได้อย่างทันที อีกทั้งตัวผู้ประกอบการเอง ยังสามารถควบคุมมาตรฐานการฝึกสอนงานเบื้องต้นได้ตามความต้องการ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่จะทำงานได้ตรงตามเป้าหมายของตัวองค์กรอย่างแน่นอน
4. การอนุมัติวันลาพนักงาน
อย่างที่ทราบกันดีว่าบรรดาองค์กรยุคใหม่ ล้วนใส่ใจความรู้สึกและคุณภาพชีวิตการทำงานของบุคลากรก่อนเป็นอันดับแรก ดังนั้นขั้นตอนการอนุมัติวันลาของพวกเขา จึงมักถูกเปลี่ยนให้เป็นระบบ Workflow อัตโนมัติ หรือระบบดิจิทัลที่เป็นกลาง เพราะการที่ตัวธุรกิจมีขั้นตอนเพื่อขอลางานที่ง่ายและโปร่งใส ก็จะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับพนักงานได้อย่างมหาศาล ทำให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาเพื่อทุ่มเทให้กับงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังตอบโจทย์พฤติกรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ได้อย่างลงตัว
ซึ่งการเปลี่ยนขั้นตอนการอนุมัติวันลาพนักงานให้กลายเป็นระบบดิจิทัล ก็เป็นอะไรที่สะดวกต่อการตรวจสอบย้อนหลังอีกด้วย เพราะข้อมูลหรือสถิติวันลาของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในระบบตลอดเวลา ผู้ประกอบการสามารถย้อนดูหรือนำข้อมูลที่มีไปใช้ เพื่อปรับปรุงแก้ไขโครงสร้างของตัวองค์กรให้ก้าวหน้าต่อไปได้ในอนาคต
จากทั้งหมดที่กล่าวมา เราจะเห็นได้ว่าทิศทาง Workflow การทำงานหลายอย่างในปัจจุบันนั้น กำลังถูกเปลี่ยนให้เป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติมากขึ้น เพราะการที่ตัวองค์กรจะอยู่รอดในยุคดิจิทัลได้นั้น ความรวดเร็ว ความยืดหยุ่น และความปลอดภัย คือคุณสมบัติสำคัญที่จะขาดไปไม่ได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน
ดังนั้นระบบ DMS จาก Ditto จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทุกคนในองค์กร สามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ด้วย Workflow ที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับแผนกต่าง ๆ ได้เอง ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่เต็มไปด้วยประสิทธิภาพในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
ขอบคุณข้อมูลจาก
cflowapps.com
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
