เชื่อว่าในสังคมเรามีผู้คนมากมายที่พยายามผลักดันตนเองให้ทันสมัยไปพร้อม ๆ กับโลกที่เปลี่ยนแปลงไปสู่ยุคดิจิทัล หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาพัฒนาขั้นตอนการทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมของบุคลากร ที่เป็นปัจจัยสำคัญ ในการขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตไปข้างหน้า ซึ่งหนึ่งในแนวทางพัฒนา คือการปรับตามหลักมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่ระบุว่า ทุกการดำเนินงานภายในองค์กรต้องสามารถควบคุมและตรวจสอบได้ เพราะฉะนั้นการที่องค์กรจะเป็นที่ยอมรับจากสังคมตามหลักสากล ย่อมต้องมีมาตรฐานเหล่านี้เข้ามาเป็นหลักประกันความน่าเชื่อถือให้แก่บุคคลภายนอก
ซึ่งเริ่มต้นได้จากคุณภาพกระบวนการของงานเอกสารตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำ จัดเก็บ เข้าถึง ค้นหา แจกจ่าย ตลอดจนการทิ้งหรือทำลายเอกสาร ที่องค์กรควรมีการควบคุมให้เป็นไปตาม Flow ที่วางไว้ และสามารถตรวจสอบได้ในทุกกรณี ซึ่งปัจจุบันมีหลายองค์กรเลือกใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document เข้ามาทดแทนเอกสารกระดาษมากขึ้น เนื่องจากประโยชน์ที่โดดเด่นของ e-Document ช่วยลดเวลาทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพงานเอกสารขององค์กรให้ดีขึ้นได้ ที่สำคัญการใช้ควบคู่กับ ระบบจัดการเอกสาร Document Management System: DMS เพื่อจัดระเบียบเอกสารให้ดำเนินไปตามกระบวนการเฉพาะของแต่ละองค์กร นั้นตรงกับเงื่อนไขจากมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพข้างต้น
แต่เนื่องจาก e-Document ยังถือเป็นเทคโนโลยีใหม่สำหรับบางองค์กร จึงทำให้มีข้อสงสัยและความกังวลที่บางท่านยังไม่มั่นใจในเครื่องมือการทำงานชนิดนี้ วันนี้ Ditto จะมาตอบ 4 คำถาม ที่มักได้รับจากลูกค้าหรือองค์กรที่ใช้บริการระบบจัดการเอกสารกับเรา ได้แก่
ไขข้อสงสัยเกี่ยวกับ e-Document
1. การนำ e-Document มาใช้งานในระยะยาว จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นหรือไม่?
สำหรับการเริ่มต้นเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทุกองค์กรจะต้องลงทุนในอุปกรณ์ หรือซอฟต์แวร์ที่จำเป็น เพื่อรองรับ e-Document โดยการเปลี่ยนพื้นที่เก็บเอกสารทั้งหมดภายในออฟฟิศ ให้สามารถจัดเก็บลงในระบบคอมพิวเตอร์ได้ แต่นั่นคือการลงทุนครั้งเดียวและอยู่ได้ระยะยาว แลกกับการลดต้นทุนจากทรัพยากรสิ้นเปลืองเดิม ๆ อย่างค่ากระดาษ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าแมสเซ็นเจอร์ ค่าน้ำหมึกพิมพ์ ค่าแฟ้มเอกสาร ค่าพื้นที่เก็บเอกสาร และค่าใช้จ่ายแฝงที่มากับปัญหาเอกสารอีกมากมาย ซึ่งเทียบไม่ได้เลยกับการลงทุนติดตั้งระบบ DMS แค่ครั้งเดียว
2. e-Document เหมาะสมกับองค์กรแบบใด?
แน่นอนว่าทุกองค์กรย่อมต้องใช้เอกสารในกระบวนการทำงานอย่างฝ่ายบัญชี การเงิน บริหาร จัดซื้อ ไปจนถึงการติดต่อภายนอกองค์กร เป็นต้น ซึ่งระบบจัดการเอกสาร DMS ของ Ditto สามารถปรับรูปแบบโครงสร้างให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์กรได้ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาใช้ e-Document ได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพื้นที่ออฟฟิศจำกัด บุคลากรต้องการความสะดวกในการทำงานโดยสามารถ Work from Anywhere ได้ ที่สำคัญไม่อยากสิ้นเปลืองกับต้นทุนจากกระดาษที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และอยากพัฒนาองค์กรให้ก้าวเป็นองค์กรยุคใหม่ตามแนวคิด Paperless
3. การทำงานกับ e-Document ยุ่งยาก เรียนรู้ยาก และเข้าถึงยากจริงหรือ?
หลังจากองค์กรทำการติดตั้งระบบจัดการเอกสาร DMS กับ Ditto รูปแบบการทำงานภายในองค์กรจะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ท่านสามารถเชื่อมต่อเครือข่ายการใช้งานได้ครอบคลุมทั้งองค์กร ทำให้บุคลากรทุกฝ่ายสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารทุกฉบับได้อย่างสะดวก รวดเร็ว นอกจากนี้ทีมงาน Ditto พร้อมให้คำแนะนำ และอธิบายวิธีการใช้งานระบบ ตั้งแต่ต้นจนจบ ไปตลอดจนบริการหลังการขาย ที่จะคอยวิเคราะห์ และปรับรูปแบบระบบจัดการเอกสารเพื่อสามารถสร้างประสิทธิภาพแก่การทำงานขององค์กรให้ได้มากที่สุด
4. e-Document มีความปลอดภัยหรือไม่ในยุคปัจจุบัน?
สำหรับบางท่านที่ยังกังวลในการนำข้อมูลจากเอกสาร เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์หรือโลกออนไลน์ ว่าจะเกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหลได้ง่ายกว่าการเก็บกระดาษในตู้เอกสารหรือไม่ ปัญหานี้จะไม่เกิดขึ้น ถ้าองค์กรเลือกใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีคุณภาพ ซึ่ง Ditto เป็นผู้ให้บริการระบบจัดการเอกสารที่เป็นที่ยอมรับตามมาตรฐานสากล สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้แม้เป็นคนในองค์กรเดียวกัน มีระบบป้องกันเอกสารไม่ให้ถูกแก้ไขหรือลบออกจากระบบ ทั้งหมดนี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดจากความประมาท หรือความสะเพร่าของบุคลากรระหว่างแก้ไขเอกสารในระบบ
เชื่อว่าจากคำตอบของทั้ง 4 ข้อสงสัยนี้ จะสามารถช่วยให้หลายองค์กร ที่กำลังตัดสินใจจะพัฒนารูปแบบการทำงานให้ทันสมัยเข้ากับโลกดิจิทัล ได้ตกตะกอนความคิดมากขึ้นว่า ถึงเวลาเปลี่ยนแปลงองค์กรแล้วหรือไม่ ทั้งนี้ หากต้องการทีมผู้เชี่ยวชาญเป็นที่ปรึกษาเพื่อวิเคราะห์โครงสร้างขององค์กรก่อนติดตั้งระบบจัดการเอกสาร e-Document สามารถติดต่อได้ทันที
อ้างอิง
thai-pdpa.com, knctrainingcenter.com
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
