ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้หลายธุรกิจในประเทศ ต้องเผชิญหน้ากับวิกฤติต่าง ๆ มากมาย จนตัวธุรกิจต้องประสบปัญหาและไม่สามารถเติบโตได้อย่างที่ควรจะเป็น แต่ทราบกันหรือไม่ครับว่านอกจากปัจจัยภายนอกแล้ว ปัจจัยภายในองค์กรเองก็เป็นอีกหนึ่งสาเหตุที่คอยฉุดรั้งไม่ให้ธุรกิจได้เติบโตเช่นกัน วันนี้ Ditto จึงขออาสารวบรวม 3 ปัญหาสุดเรื้อรังที่เจ้าของธุรกิจอาจมองข้ามไป มาบอกเล่าให้ผู้ที่สนใจได้รู้และนำไปปรับปรุงแก้ไขกันครับ
1. ขั้นตอนการประสานงานไม่ชัดเจน ไม่เป็นระบบ
ปัญหาอย่างแรกที่มักพบเจอในทุกองค์กรเลยก็คือ มีขั้นตอนการประสานงานหรือส่งต่องานระหว่างแผนกที่ไม่ต่อเนื่องและไม่เป็นระบบ ไม่มีแบบแผนการทำงานที่คอยกำหนดอย่างชัดเจน ว่าใครต้องทำอะไรอย่างไร บุคลากรจึงทำงานในส่วนของตัวเองโดยไม่มีโอกาสได้คำนึงถึงแผนกอื่น เมื่อเกิดปัญหาขึ้นจึงไม่มีใครสามารถที่จะแก้ไขหรือจัดการอะไรได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้เกิดความล่าช้าภายในองค์กร ไม่สามารถทำงานหรือขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างที่ควรจะเป็น
ซึ่งเรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ที่เจ้าของธุรกิจควรมองข้าม เพราะมันเป็นสาเหตุสำคัญของปัญหามากมายที่จะตามมาในระยะยาว อาทิเช่น
-
เสียโอกาสทางธุรกิจ
หากการทำงานภายในองค์กรมีความล่าช้า แต่ละแผนกไม่สามารถประสานงานหรือดำเนินงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ผลเสียก็จะตกไปอยู่ที่ตัวบริษัท มันอาจทำให้องค์กรพลาดโอกาสดี ๆ โดยที่มิอาจประเมินค่าได้
-
พนักงานประสบปัญหาไม่สามารถทำงานได้
ปัญหาของการประสานงานส่งผลโดยตรงต่อบุคลากรภายในองค์กรด้วยผลที่ตามมาคือ การสื่อสารผิดพลาด หรือเกิดความไม่เข้าใจในตัวงาน ทำให้ระบบการทำงานติดชัด เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ ซึ่งมันทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้ หรือหนักกว่านั้นคือเกิดความขัดแย้งขึ้นระหว่างแผนกจนส่งผลให้เกิดการลาออก ตัวองค์กรอาจต้องสูญเสียทรัพยากรบุคคลไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
-
ไม่สามารถสร้างผลกำไรได้ตามเป้าหมาย
การที่ตัวองค์กรประสบปัญหาเรื่องการประสานงานภายใน จะส่งผลให้ระบบงานทั้งหมดต้องสะดุด และบุคลากรไม่สามารถทำงานได้อย่างที่ควรจะเป็น ซึ่งความล่าช้าหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจะทำให้ตัวธุรกิจมีโอกาสสูญเสียผลประโยชน์ต่าง ๆ ไปแบบไม่คาดฝันก็เป็นได้
ฉะนั้นการสร้างขั้นตอนหรือรูปแบบการดำเนินงานที่เหมาะสม จึงเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาข้อนี้ได้ดีที่สุด ตัวองค์กรอาจหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีบางอย่างมาใช้เป็นตัวช่วย เช่น ะรบบ Document Management System หรือ DMS เพื่อนำมาประยุกต์ให้เข้ากับระบบการทำงานและช่วยให้บุคลากรสามารถจัดสรรและส่งต่องานได้อย่างเป็นระบบ เมื่อพื้นฐานโครงสร้างการทำงานนั้นแข็งแรงพอ การประสานงานภายในก็จะเริ่มไร้รอยต่อจนปัญหาน่าปวดหัวนี้หายไปในที่สุด
2.ทัศนคติของบุคลากรไม่ตรงกับเป้าหมายและทิศทางขององค์กร
บุคลากรถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ ที่คอยขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวเดินต่อไปข้างหน้า ตัวองค์กรจะเติบโตและไปต่อได้หรือไม่นั้น ก็ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานมีทัศนคติที่สอดคล้องไปกับตัวองค์กรมากน้อยขนาดไหน มันจึงเป็นหน้าที่ของตัวองค์กรที่จะต้องคอยสร้างความเข้าใจอยู่เสมอ ว่าบุคลากรต้องมีแนวทางการทำงานอย่างไรถึงจะประสบความสำเร็จได้ตามที่ตัวธุรกิจต้องการ
บ่อยครั้งที่หลายบริษัทละเลยปัญหาเหล่านี้ จนทำให้บุคลากรภายในของพวกเขา ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์การทำงานได้อย่างที่ควรจะเป็น มันจึงกลายเป็นปัญหาสำคัญที่คอยฉุดรั้งไม่ให้หลายธุรกิจได้มีโอกาสเติบโต แต่ถึงกระนั้นการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ก็ไม่ใช่เรื่องยาก มันมีแนวทางการแก้ไขปัญหามากมายที่เราสามารถนำมาใช้งานได้จริง อาทิเช่น
-
จัดอบรมให้ความรู้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
การพูดคุยและทำความเข้าใจถึงปัญหาร่วมกัน และสรรหาความรู้เพิ่มเติมเพื่อนำมาพัฒนาตนเองรวมถึงประยุกต์ใช้กับปัญหาที่มี คือแนวทางการแก้ไขปัญหาเรื่องนี้ได้ดีที่สุด หากเป็นไปได้ตัวองค์กรต้องพูดคุยกับบุคลากรในเรื่องนี้โดยตรง และที่สำคัญคือต้องทำอย่างสม่ำเสมอ ทำด้วยความเข้าใจ ไม่รีบเร่งหรือกดดันพวกเขามากจนเกินไป
-
ปรับวัฒนธรรมองค์กรให้เอื้อประโยชน์ต่อการทำงาน
ในบางครั้งการหันมาปรับวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นฝ่ายสอดคล้องกับตัวบุคคลแทน อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะมันจะทำให้เราสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังเป็นการช่วยยกระดับการทำงานภายในองค์กรให้ทันสมัยและตอบโจทย์กับยุคดิจิทัลมากยิ่งขึ้น
-
นำเอาเทคโนโลยีเข้ามาแก้ไข
การนำเอาเทคโนโลยีหรือเครื่องมือดี ๆ มาเป็นตัวช่วย ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่เราสามารถทำได้ เพราะการนำเอานวัตกรรมยุคใหม่มาปรับใช้ จะช่วยให้ตัวองค์กรสามารถออกแบบขั้นตอนการทำงานได้ตามความต้องการ อีกทั้งยังช่วยพัฒนาระบบการทำงานจนส่งผลให้ตัวบุคลากรสามารถสร้างผลลัพธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างตรงจุด
3. เครื่องมือการทำงานไม่เหมาะสม ล้าสมัย ไม่ตอบโจทย์ยุคดิจิทัล
การที่ตัวองค์กรมีเครื่องมือการทำงานไม่ทันสมัย ล้าหลัง ไม่ตอบโจทย์ต่อพฤติกรรมและความเคยชินของบุคลากร ก็อาจส่งผลให้พนักงานไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้อย่างที่ตัวธุรกิจต้องการ เรื่องนี้ถือเป็นปัญหาสำคัญอย่างมากในยุคดิจิทัล ยุคที่เทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เริ่มกลายเป็นส่วนในชีวิตประจำวันของเรา โดยเฉพาะกับภาคธุรกิจที่มีเครื่องมือและตัวช่วยมากมายที่จะยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ดังนั้นหากตัวองค์กรต้องการจัดการปัญหาเรื่องความล้าสมัยหรือขั้นตอนการทำงานที่ไม่เหมาะสม การพิจารณานำเอาเทคโนโลยีที่มีประโยชน์อย่างระบบ Invoice Processing มาใช้ ก็จะช่วยแบ่งเบาภาระคนทำงานได้มากเลยทีเดียว อาทิเช่น
-
ประหยัดเวลาได้มหาศาล
เวลาถือเป็นทรัพยากรสำคัญที่ไม่มีอะไรมาทดแทนได้ หากตัวองค์กรมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานเสร็จได้ในเวลาอันสั้น พนักงานก็จะมีเวลาไปโฟกัสกับงานในส่วนอื่น จนทำให้องค์กรเติบโตและก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว
-
ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ความเครียดและความกดดันอาจเป็นสาเหตุสำคัญของความผิดพลาดที่เราพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดในเวลาทำงาน ดังนั้นหลายเครื่องมือจึงถูกสร้างขึ้นเพื่อลดภาระการทำงานให้กับเหล่าบุคลากร เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้นกว่าเดิม
-
ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
เมื่อมีเครื่องมือที่เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานได้อย่างตรงจุด ตัวองค์กรก็จะสามารถประหยัดหรือลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลงได้มากกว่าที่คิด อีกทั้งยังช่วยผลักดันให้ตัวองค์กรสามารถสร้างผลกำไรเพิ่มขึ้นได้ในระยะยาวอีกด้วย
และด้วยเหตุนี้เอง Invoice Processing System จาก Ditto จึงเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่จะเข้ามายกระดับการทำงานให้ทุกองค์กร มีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะเราตระหนักถึงปัญหาที่หลายองค์กรต้องเผชิญ โดยเฉพาะกับแผนกสำคัญอย่างแผนกบัญชี ที่ประสบปัญหาน่าปวดหัวอยู่บ่อยครั้ง เช่น ปัญหาใบแจ้งหนี้หาย, ปัญหาความล่าช้าของการจัดการเอกสาร หรือปัญหาความผิดพลาดของข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำเล่า ที่ล้วนแล้วแต่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อตัวองค์กรแทบทั้งสิ้น ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ ถ้าองค์กรหันมาใช้ระบบ Invoice Processing เพื่อแผนกบัญชีโดยเฉพาะ
ฉะนั้นถ้าหากองค์กรของคุณกำลังมองหาระบบจัดการที่ทันสมัย พร้อมช่วยแบ่งเบาภาระให้กับแผนกบัญชีได้อย่างครบวงจร Invoice Processing System จาก Ditto จึงเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
