หลังจบเทศกาลสงกรานต์ เชื่อว่าหลายคนคงกลับมาเจอกองเอกสารที่ค้างตั้งแต่ก่อนเทศกาลนี้ รวมถึงแฟ้มงานใหม่ที่วางรออยู่ตรงหน้า เรียกว่ายังไม่ได้นั่งพัก ก็ต้องกลับสู่มหกรรมสะสางงานกันอีกแล้ว แน่นอนว่า ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ไม่ดีพอ ก็มีโอกาสเจอปัญหาส่งงานไม่ทันเดดไลน์ งานตกหล่น ทำให้การส่งเอกสารเพื่ออนุมัติงานผิดพลาดหรือล่าช้า วันนี้ Ditto มีเทคนิควางแผนงานที่นิยมใช้กันทั่วโลกมาฝาก…
1. Eisenhower Matrix จัดตารางงานที่เร่งด่วน และ สำคัญ
Eisenhower Matrix คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 เป็นการแยก 4 ประเภทงาน ได้แก่
1.1 งานเร่งด่วน และสำคัญ : งานที่ต้องทำให้เร็วที่สุด หากไม่ส่งตามกำหนดอาจเกิดผลกระทบต่อคุณหรือองค์กรได้ เช่น งานลูกค้า หรืองานที่ใกล้ถึงเดดไลน์ เป็นต้น
1.2 งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : งานที่ไม่มีกำหนดส่งตายตัว แต่ต้องทำเพื่อเป้าหมายของคุณหรือองค์กร ควรลงตารางเวลาว่าจะทำเมื่อไหร่ เช่น การพัฒนาทักษะตัวเอง หรือการวางแผนลดต้นทุนองค์กร เป็นต้น
1.3 งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ : งานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะเฉพาะจากคุณ หากไม่มีเวลา ควรมอบหมายให้ผู้อื่นช่วยทำแทน เช่น การประชุมทั่วไป หรืองานที่ Outsource ทำได้ เป็นต้น
1.4 งานไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ : งานที่ไม่สร้างประโยชน์ให้คุณหรือองค์กร และใช้เวลาเยอะจนกระทบงานอื่น ควรทำเป็นสิ่งสุดท้าย เช่น กิจกรรมทางสังคม หรือเสพสื่อโซเชียล เป็นต้น
การแบ่งงานเป็น 4 ประเภทลงตาราง Eisenhower Matrix ช่วยจัดลำดับว่าอะไรควรทำก่อน – หลัง ให้คุณเห็นภาพรวมของงานที่คุณได้รับมอบหมายชัดเจน สามารถจัดสรรเวลาให้เป็นไปตามเป้าหมายของคุณและองค์กร
อ้างอิงภาพจาก AGILIST
2. ALPEN Method จัดตารางเวลาทำงาน ให้เหมาะกับตัวเอง
ALPEN Method คิดค้นขึ้นมาโดยศาสตราจารย์ Lothar J. Seiwert เป็นนักเศรษฐศาสตร์ และ นักบริหารเวลาจากประเทศเยอรมนี เป็นการสร้างตารางลิสต์การทำงานรายวัน ด้วยวิธีกำหนดข้อมูลลงตาราง ดังนี้
A : Activities List เขียนสิ่งที่ต้องทำประจำวัน ในช่อง Task
L : Length of time จัดเรียงและกำหนดเวลาแต่ละกิจกรรม ในช่อง Duration in hours
P : Planning buffer time วางแผนเวลาสำรองแต่ละงาน ในช่อง Buffer time
E : Establishing prioritised decisions จัดลำดับความสำคัญของงาน ในช่อง Priority
N : Noting down level of success ติดตามผลลัพธ์การทำงานแต่ละวัน เพื่อวางตารางงานวันถัดไป และกำหนดชื่อผู้รับงานต่อจากคุณได้ ในช่อง Delegate to
การทำ ALPEN Method จะช่วยให้การทำงานของคุณในแต่ละวัน มีโครงสร้างการใช้เวลาชัดเจน เพราะกำหนดและเผื่อเวลาสำรองไว้แล้ว หากมีสิ่งใดเข้ามาแทรก จะสามารถปรับเวลาให้ยังอยู่ในแผนงานประจำวันได้
อ้างอิงภาพจาก KONICA MINOLTA
3. Bullet Journal ( BUJO ) จัดระเบียบงานด้วย Checklist
BUJO คิดค้นโดย Ryder Carroll นักออกแบบและนักเขียนชาวอเมริกัน เพื่อจัดระเบียบชีวิต ผ่านการจดบันทึกรูปแบบ Checklist ทั้งงาน ไอเดีย และ ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมในชีวิตประจำวัน ซึ่งการทำ BUJO มี 2 องค์ประกอบหลัก คือ
3.1 Rapid Logging หลักการจดให้กระชับ และเข้าใจง่ายแบ่งเป็น 4 ส่วน ได้แก่
- Topic : ตั้งชื่องานหรือกิจกรรม ให้ใช้จัดหมวดหมู่ได้
- Page Number : ใส่เลขหน้า เพื่อนำไปจัดสารบัญในหน้าแรก ๆ
- Short Sentences : ใช้ประโยคสั้น ๆ เช่น งานที่ต้องทำ นัดหมาย หรือ Memo เป็นต้น
- Bullets กำหนดสถานะของงาน ถือเป็นหัวใจสำคัญของ BUJO โดยทั่วไปคนนิยมใช้สัญลักษณ์แทนสถานะ เช่น แทน งานที่ต้องทำ
x แทน งานที่ทำเสร็จแล้ว เป็นการขีดกากบาททับ
> แทน งานที่ยังไม่เสร็จ และ ไม่สำคัญมาก เลยเลื่อนไปก่อน
< แทน งานที่ถูกเลื่อนไปเป็นงานใหม่
– แทน การจดบันทึกทั่วไป ไอเดีย
o แทน Event หรือกิจกรรมที่ต้องทำ
— เป็นการขีดฆ่า
* จดไว้หน้า Task หรือ Event ที่สำคัญ
3.2 Modules เพิ่มโครงสร้างการบันทึกที่ช่วยจัดระเบียบให้ดูง่าย
- Index : ทำสารบัญ ช่วยให้ค้นหาข้อมูลง่ายขึ้น
- Future Log : วางแผนล่วงหน้า ระยะยาว เช่น วันลา วันพักผ่อน
- Monthly Log : วางแผนบันทึกแบบรายเดือน
- Daily Log / Weekly Log : แบ่งบันทึกเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์
การทำ BUJO จะช่วยคุณจัดระเบียบงานและความคิดของคุณ ทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ให้คุณอยู่กับตัวเองมากขึ้นรู้ประสิทธิภาพจากสถานะงานในอดีตและปัจจุบัน ทั้งยังมีการเตือนความจำจากแผนงานในอนาคตที่วางไว้
อ้างอิงภาพจาก ANJAHOME
จากทั้ง 3 เทคนิคจะเห็นได้ว่า มีทั้งการให้ความสำคัญแต่ละงาน กำหนดความเร่งด่วนและ ระยะเวลาที่ใช้ต่างกันไป แต่มีจุดประสงค์เดียวกัน คือ เพื่อจัดสมดุลงานที่รับผิดชอบ ทำให้ Workflow ของบุคคลลื่นไหลไปได้ แต่การสร้าง Workflow ระดับองค์กร คงไม่สะดวกเท่าไหร่ ที่พนักงานจะต้องนั่งจัดตารางในทุก ๆ วัน ซึ่ง Ditto เข้าใจความซับซ้อนและยุ่งยากของกระบวนการทำงานในองค์กรเป็นอย่างดี ระบบ Workflow ของเราจึงสามารถตอบโจทย์ทั้งแผนงานระดับบุคคล แผนก ไปจนถึงภายในและ ภายนอกองค์กร
จากความสำคัญของ Workflow ในภาพรวมองค์กร วันนี้เราจะมาดูในส่วนของพนักงาน ว่าระบบ Workflow จะสามารถช่วยในการทำงานรายบุคคลส่วนใดได้บ้าง…
ทุกคนวางแผนงานง่ายขึ้น ไม่ต้องพิมพ์หรือเดินเอกสาร แค่ใช้เมาส์กดด้วย ฟีเจอร์ Drag and Drop ก็สามารถจัดส่งไฟล์งาน รูปภาพ โฟลเดอร์ ฟอร์มเอกสารสำคัญ ไปยังบุคคลหรือแผนกอื่นได้ง่าย ๆ ที่สำคัญออกแบบ Flow งานได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนอนุมัติ แก้ไข ติดตามหรือสร้างฟอร์มเฉพาะ ก็สามารถทำได้
ทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเองชัดเจน ทั้งปัจจุบัน อนาคต และ ย้อนดูงานที่ทำเสร็จแล้วได้ เพราะการสร้าง Workflow จะสามารถระบุผู้รับผิดชอบ ผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงกำหนดสิทธิ์บุคคลที่เข้าถึงได้ ทำให้ Board ของแต่ละคนจะมีความเฉพาะ ตามงานที่ถูกมอบหมาย
สามารถบริหารเวลาของตัวเองให้เหมาะสมกับงานและผู้ร่วมงานอื่น ๆ เพราะระบบจะบันทึกการทำงานของทุกคนแบบเรียลไทม์ สามารถนำระบบ Workflow นี้ไปปรับใช้กับงานโปรเจกต์ได้ โดยผู้เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามความคืบหน้าทั้งงานของตัวเอง และภาพรวมของโปรเจกต์ได้ตลอด พร้อมการแจ้งเตือนเมื่อมีการอนุมัติ ส่งงานหรือตีกลับให้แก้ไข เป็นต้น
ประสานงานกับคนอื่นได้สะดวกมากขึ้น เพราะระบบ Workflow ของ Ditto สามารถใช้ได้ผ่านหลายอุปกรณ์ทั้ง คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต โทรศัพท์ ทำให้ทุกคนเข้าถึงเอกสารและสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องได้ทุกที่ ทุกเวลา
จะเห็นได้ว่า ระบบ Workflow สามารถครอบคลุมการทำงานของพนักงานให้สะดวกขึ้นในทุกรายละเอียดงาน ใส่ใจความเฉพาะของแต่ละแผนก ช่วยให้ทุกคนไม่ต้องกังวลเรื่องการวางแผน สามารถลดขั้นตอนและเวลาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้บุคลากรมีเวลาเหลือในการพัฒนาตนเอง เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญทำให้องค์กรเติบโตได้ต่อไป และให้ Ditto คอยดูแลการวางแผนงานด้วยระบบ Workflow พร้อมมาตรฐานการบริหารเอกสารตามหลักสากล
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
ขอบคุณข้อมูลจาก
