Ditto เคยได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับ ระบบ Workflow ไปมากมาย เช่น ระบบ Workflow คืออะไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร? หรือ บทความจบปัญหารออนุมัติด้วย Workflow ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อทุกคนที่กำลังสนใจการเปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในกระบวนการ Digitization เป็นอย่างมาก และในวันนี้ทาง Ditto ก็ขอพาทุกคนไปรู้จักกับ 3 หลักองค์ประกอบ Workflow ที่ทุกธุรกิจควรมี เพื่อให้งานไหลลื่น ให้เข้าใจถึงความสำคัญของระบบ Workflow มากยิ่งขึ้นกันครับ
3 หลักองค์ประกอบของ Workflow ประกอบไปด้วย
1. งาน (Job)
งาน (Job) ของระบบ Workflow ที่เรากำลังกล่าวถึงในที่นี้
จะอยู่ในรูปแบบของเอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งเป็นหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การทำงานภายในองค์กรไหลลื่นไปได้ด้วยดี
โดยเอกสารหรือฟอร์มจะมีการเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่ช่วยให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพราะระบบ Workflow จะเข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสาร เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และจะมีการบันทึกข้อมูลการทำงานไว้ภายในระบบอย่างครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาแก้ไขข้อมูลตรงส่วนไหนบ้าง นอกจากนี้เอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ภายในระบบ Workflow ยังช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายได้อีกด้วย
2. ผู้ปฏิบัติงาน (Operator)
ผู้ปฏิบัติงาน (Operator) หรือรายชื่อบุคคลใน
แต่ละแผนกที่รับผิดชอบงานมีความแตกต่างกัน จึงทำให้การสร้างระบบ Workflow การทำงานของแต่ละแผนกไม่เหมือนกัน
ซึ่งถ้าหากคุณต้องการสร้างระบบ Workflow ภายในแผนกบัญชี ก็ต้องมีการวางแผนกระบวนการทำงานของแผนกตั้งแต่ต้นจนจบ พร้อมกับกำหนดตัวบุคลากรภายในแผนก ว่าควรเริ่มต้นที่ใครและไปสิ้นสุดขั้นตอนสุดท้ายที่ใคร เช่น สร้างระบบงานเอกสารของแผนกบัญชีที่สามารถแยกการอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งงานที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ
โดยการดำเนินงานจากบุคลากรที่ 1 ซึ่งเป็นพนักงานทำการคีย์ข้อมูล ไปจนถึงลำดับสุดท้ายคือผู้มีอำนาจทำการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ โดยสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่านอุปกรณ์ที่สะดวก ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ต อีกทั้งทุกคนภายในแผนกสามารถตรวจสอบสถานะการทำงาน ว่าตอนนี้เอกสารไปอยู่ที่ลำดับไหนแล้ว เพื่อทำให้รู้ได้ทันทีว่าเกิดปัญหาหรือเอกสารล่าช้าตรงจุดไหน ซึ่งทำให้เราสามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีนั่นเอง
3. กระบวนการปฏิบัติงาน (Process)
กระบวนการปฏิบัติงาน (Process) ของระบบ Workflow คือ
ขั้นตอนการรับ-ส่งงาน อาจสายงานเดียวจบ หรือมีมากกว่า 1 งานที่ต้องทำไปพร้อม ๆ กัน หรือสองโปรเจกต์ที่ต้องส่งงานถึงกันได้
โดยมีขั้นตอนในการเดินเอกสาร การขออนุมัติ ซึ่งระบบ Workflow จะเข้าไปดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้ และสามารถทำการตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เข้าไปตรวจสอบขั้นตอนของงานแต่ละประเภท ว่างานนั้นใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ มีส่วนช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายภายในองค์กร สามารถควบคุมกระบวนการทำงานของเอกสารได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างไฟล์เอกสารขึ้นมา เพื่อส่งให้ผู้อนุมัติแต่ละคน สามารถกำหนดได้ว่าต้องใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนกี่วัน อีกทั้งระบบ Workflow ยังสามารถกำหนดค่าได้ว่า การทำงานของแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรจะใช้ระยะเวลาในการทำงานให้เสร็จภายในกี่วัน ก่อนจะส่งงานต่อให้แผนกอื่นนั่นเองครับ
จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow เป็นตัวช่วยสำคัญภายในบริษัทให้มีการทำงานที่ไหลลื่นมากยิ่งขึ้น ยิ่งในช่วงสถานการณ์ปัจจุบันที่หลายบริษัทยังให้พนักงานทำงานอยู่ที่บ้าน หรือแม้แต่องค์กรที่อยากเปลี่ยนระบบการทำงาน ให้อยู่ในรูปแบบของ Digitization ถือได้ว่าระบบ Workflow นี้ ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรสะดวกรวดเร็ว และลดต้นทุนในระยะยาวไปได้มากทีเดียว
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
