ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การสร้างความน่าเชื่อถือและการรับรองคุณภาพเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จและเติบโตอย่างยั่งยืน อย่างมาตรฐาน ISO (International Organization for Standardization) เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่องค์กรทั่วโลกใช้ เพื่อยกระดับการดำเนินงานและสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับมาตรฐาน ISO มีอะไรบ้าง ไปจนถึงประโยชน์ที่จะได้รับเลย
ISO คืออะไร
ISO หรือ International Organization for Standardization คือองค์กรระหว่างประเทศที่กำหนดมาตรฐานสากลสำหรับการดำเนินธุรกิจและองค์กร ก่อตั้งขึ้นในปี 1947 โดยมีจุดมุ่งหมายในการสร้างมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล เพื่อพัฒนาคุณภาพขององค์กรและเศรษฐกิจโดยรวม ซึ่งมาตรฐานนี้เปรียบเสมือนเครื่องมือวัดมาตรฐานกลางที่ช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถเทียบเคียงและพัฒนาคุณภาพได้อย่างเป็นระบบ ISO ไม่ได้สังกัดรัฐบาลของประเทศใดประเทศหนึ่ง แต่เป็นองค์กรอิสระที่มีสมาชิกจากกว่าร้อยประเทศทั่วโลก
ในการรักษามาตรฐาน ISO ให้มีประสิทธิภาพนั้น องค์กรจำเป็นต้องมีระบบจัดการที่เป็นระบบและน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่เป็นหัวใจสำคัญ ช่วยควบคุมการจัดเก็บ การเข้าถึงและการติดตามเอกสารสำคัญขององค์กร พร้อมทั้งมีระบบ Workflow ที่ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด
มาตรฐาน ISO มีอะไรบ้าง
มาตรฐาน ISO มีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทมีจุดเน้นและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป เพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานในแต่ละอุตสาหกรรมและองค์กร มาทำความรู้จักกับมาตรฐาน ISO ที่สำคัญกัน ได้แก่
ISO 9000
ISO 9000 เป็นมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพที่ได้รับการยอมรับทั่วโลก มุ่งเน้นการจัดการที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ โดยครอบคลุมตั้งแต่การวางแผน การควบคุมคุณภาพ ไปจนถึงการติดตามความพึงพอใจของลูกค้า
มาตรฐานนี้แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มหลัก ได้แก่ กลุ่มมาตรฐานข้อกำหนดเพื่อขอการรับรอง (ISO 9001, 9002, 9003) และกลุ่มมาตรฐานข้อแนะนำ (ISO 9000, 9004) โดยช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ลดความซ้ำซ้อน และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า
ISO 14000
ISO 14000 เป็นมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม มุ่งเน้นการสร้างแนวทางในการจัดการปัญหาสิ่งแวดล้อมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ในปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ มีการนำ Green Technology มาใช้เพื่อสนับสนุนการทำมาตรฐานนี้ เช่น การใช้ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่ช่วยลดการใช้กระดาษ ประหยัดทรัพยากร และลดการปล่อยคาร์บอน ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของมาตรฐาน ISO 14000 ในการสร้างความยั่งยืนด้านสิ่งแวดล้อม
ISO 17025
ISO/IEC 17025 เป็นมาตรฐานสากลที่กำหนดความสามารถทางวิชาการของห้องปฏิบัติการ ครอบคลุมทุกด้านของการบริหารจัดการห้องปฏิบัติการ ตั้งแต่การเตรียมตัวอย่าง การวิเคราะห์ทดสอบ การบันทึกผล ไปจนถึงการรายงานผล รวมถึงระบบคุณภาพและการควบคุมเอกสารต่าง ๆ
ISO 18000
มาตรฐาน ISO 18000 เป็นมาตรฐานการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย มุ่งเน้นการป้องกันปัญหาด้านสุขภาพและอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นกับผู้ปฏิบัติงานและสังคมโดยรวม ครอบคลุมทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงชุมชนใกล้เคียง
ISO 27000
ISO 27000 เป็นมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล (Information Security Management System – ISMS) ช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล และลดความเสี่ยงจากการถูกโจรกรรมข้อมูล
ISO 13485
ISO 13485 เป็นมาตรฐานระบบบริหารคุณภาพสำหรับเครื่องมือแพทย์ ครอบคลุมตั้งแต่การออกแบบ การพัฒนา การผลิต ไปจนถึงการบำรุงรักษา สร้างความมั่นใจในคุณภาพและความปลอดภัยของเครื่องมือแพทย์
ISO มีประโยชน์อย่างไรบ้าง
มาตรฐาน ISO มีประโยชน์หลากหลายด้านทั้งต่อองค์กร พนักงาน และผู้บริโภค ดังนี้
สำหรับองค์กร
- สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าในด้านคุณภาพสินค้าและบริการ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการและการผลิต
- สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร
สำหรับพนักงาน
- มีระบบการทำงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
- พัฒนาการทำงานเป็นทีมและการประสานงาน
- สร้างจิตสำนึกด้านคุณภาพและวินัยในการทำงาน
สำหรับผู้บริโภค
- มั่นใจในคุณภาพของสินค้าและบริการ
- ได้รับการคุ้มครองด้านคุณภาพและความปลอดภัย
ยกระดับองค์กรสู่มาตรฐาน ISO ด้วยระบบจัดการเอกสาร (DMS) จาก DITTO
การรักษามาตรฐาน ISO ถือเป็นความท้าทายสำคัญสำหรับหลายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่ยังคงพึ่งพาระบบเอกสารกระดาษในการดำเนินงาน DITTO เข้าใจความท้าทายนี้และได้พัฒนาระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ครอบคลุมทุกความต้องการ ตั้งแต่การนำเข้าเอกสารที่สะดวกรวดเร็ว ระบบจัดเก็บที่เป็นระเบียบและค้นหาง่าย การควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่ป้องกันความสับสน ไปจนถึงระบบสอบทานที่รัดกุม พร้อมด้วยระบบ Workflow อัตโนมัติที่ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เป็นไปตามมาตรฐานสากล
นอกจากนี้ ยังมีความปลอดภัยสูงด้วยโซลูชัน Data Security ทั้งการจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึง สามารถตรวจสอบและบันทึกการเข้าถึงข้อมูล และยังมีระบบการสำรองข้อมูล ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่รั่วไหลหรือสูญหายภายใต้การยอมรับในมาตรฐานสากล ด้วยคุณสมบัติครบครันเหล่านี้ DITTO จึงตอบโจทย์องค์กรที่ต้องการทำและรักษามาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็น ISO 9000 หรือ ISO 14000 โดยช่วยลดความล่าช้าในกระบวนการอนุมัติ ลดต้นทุนการดำเนินงาน และช่วยให้องค์กรสามารถติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO ที่เน้นการควบคุมคุณภาพและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
จำเป็นต้องมีใบรับรอง ISO สำหรับทุกธุรกิจไหม
การขอใบรับรอง ISO ไม่ได้เป็นข้อบังคับสำหรับทุกธุรกิจ แต่อาจเป็นความจำเป็นสำหรับบางอุตสาหกรรมหรือตลาดเฉพาะ โดยเฉพาะมาตรฐาน ISO ในประเทศไทย เช่น ISO 9001 สำหรับการจัดการคุณภาพ หรือ ISO 27001 สำหรับการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล อาจเป็นข้อกำหนดตามสัญญาหรือความต้องการของลูกค้านั้นเอง อย่างไรก็ตาม การมีใบรับรองมาตรฐาน ISO นับเป็นการเสริมภาพลักษณ์ความเป็นผู้นำเหนือคู่แข่ง ช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้บริโภคว่าผลิตภัณฑ์และบริการเป็นไปตามมาตรฐานสากล ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการค้าระดับโลกและอาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ลูกค้าเลือกใช้บริการจากองค์กรของคุณได้อีกด้วย
หากต้องการขอใบรับรองมาตรฐาน ISO ควรเตรียมตัวอย่างไร
การเตรียมตัวขอใบรับรองมาตรฐาน ISO ในประเทศไทยสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
- เลือกมาตรฐาน ISO ที่เหมาะสมกับองค์กร ศึกษาและทำความเข้าใจมาตรฐานแต่ละประเภท พิจารณาความพร้อมและความต้องการขององค์กร
- เลือกผู้ตรวจประเมินมาตรฐาน เลือกหน่วยงานที่ได้รับการรับรองและมีชื่อเสียง ตรวจสอบความน่าเชื่อถือและการยอมรับในระดับสากล
- จัดเตรียมระบบภายในองค์กร พัฒนาระบบบริหารจัดการให้สอดคล้องกับมาตรฐาน เตรียมเอกสารและกระบวนการทำงานให้พร้อมรับการตรวจประเมิน เพื่อให้กระบวนการนี้สำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี ระบบ DMS สามารถช่วยให้คุณจัดการเอกสารและกระบวนการให้มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น เพื่อยกระดับองค์กรสู่ระดับสากลได้ง่าย ๆ
สรุปบทความ
มาตรฐาน ISO เป็นเครื่องมือสำคัญในการยกระดับการดำเนินงานขององค์กรสู่มาตรฐานสากล ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างความมั่นใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย แม้จะไม่ได้เป็นข้อบังคับสำหรับทุกธุรกิจ แต่การได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืนในตลาดโลก
อย่างไรก็ตาม การจัดการเอกสารที่มีความซับซ้อนมากขึ้น การมีระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นรากฐานสำคัญของการรักษามาตรฐาน ISO ด้วยเหตุนี้ DITTO จึงพร้อมเป็นพันธมิตรที่จะช่วยให้องค์กรของคุณก้าวสู่มาตรฐานสากลได้อย่างมั่นใจ ด้วยระบบจัดการเอกสารที่ได้มาตรฐาน ISO พร้อมโซลูชันครบครันที่ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ได้อย่างแน่นอน
ติดต่อสอบถามข้อมูลระบบจัดการเอกสาร (DMS) เพิ่มเติม
โทร. 02-517-5555 หรือ 063-204-0321
Line ID: @dittothailand
