ทำไมองค์กรถึงควรปรับปรุงระบบ Workflow

Workflow แปลตรง ๆ ว่า กระแสงาน ถ้าเป็นในองค์กรก็หมายถึง กระบวนการทำงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน พร้อมกำหนดข้อปฏิบัติตั้งแต่ การกระจายงาน ติดตาม อนุมัติ และประสานงาน โดยใช้เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญ ส่งผ่านบุคลากรหรือคอมพิวเตอร์ ที่คอยช่วยกำกับแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตาม Workflow ที่ผู้บริหาร หรือ เจ้าของโครงการวางไว้

ต่อมาเมื่อองค์กรเริ่มก้าวสู่ยุค Digital Transformation ที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบเอกสาร เริ่มเปลี่ยนจากกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทำให้รูปแบบบริหารจัดการ Workflow แต่ละองค์กร ปรับจากการส่งเอกสารจากมือถึงมือ การจัดเก็บและค้นหาโดยบุคลากร สู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System) แบบดิจิทัล ทำงานผ่านเครือข่าย โดยใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในเรื่องของ e-Document ได้

 

เพราะการบริหารจัดการ e-Document ที่แตกต่างจากเอกสารแบบเดิม ทำให้องค์กรต้องหันมาใช้ระบบ DMS แบบดิจิทัล มากขึ้น เพราะฉะนั้น Workflow แบบเก่าควรถูกปรับให้เหมาะสมกับเทคโนโลยีที่ใช้เช่นกัน วันนี้ Ditto จะมาอธิบายว่า มีเหตุผลสำคัญอะไรบ้างที่ทำให้องค์กรควรปรับปรุงระบบ Workflow ไปดูกันเลย..

 

 

เหตุผล ทำไมองค์กรถึงควรปรับปรุงระบบ Workflow

เพื่อให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมธุรกิจชัดเจนขึ้น

เพราะสามารถตรวจสอบการดำเนินการแต่ละขั้นตอน ทั้งเอกสาร ข้อมูล และ ระยะเวลา เพื่อนำมาพิจารณาตัดขั้นตอนที่ไม่เกิดประโยชน์ หรือ ทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าออกไป ช่วยให้ผู้บริหารรับรู้ปัญหา สร้างแนวทางป้องกันได้ทันก่อนเกิดข้อผิดพลาด

 

ทำให้มีแผนงานชัดเจนทั้งระดับบุคคล แผนก และองค์กร

เนื่องจาก Workflow ที่ดีจะเชื่อมการทำงานทุกแผนกไว้ด้วยกัน แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ในหน้าที่ของบุคลากรแต่ละคนว่าต้องทำงานร่วมกับใคร รับผิดชอบส่วนใดในโปรเจกต์ สร้างความเข้าใจร่วมกัน ช่วยให้งานดำเนินการราบรื่น ออกมาตรงตามเป้าหมาย และ วัตถุประสงค์ของผู้บริหาร

 

สามารถคำนวณภาระงาน ลดปัญหาคอขวดในองค์กร

ผู้บริหารสามารถวางระยะเวลาดำเนินงานแต่ละขั้นตอน เลือกบุคลากรตามความสามารถให้สอดคล้องกับหน้าที่ และ ปริมาณงานที่ต้องการมอบหมายลงใน Workflow ช่วยลดปัญหาคอขวด เช่น ทำงานซ้ำซ้อน กองงานสะสม ใช้บุคลากรมากเกินความจำเป็น เป็นต้น ทำให้เกิดช่วงเวลาสูญเปล่า สร้างความล่าช้าในกระบวนการทำงาน

 

เอกสารถูกจัดเก็บเป็นระเบียบ ทำให้ค้นหาง่ายขึ้น

เมื่อวางระบบ Workflow ไว้ชัดเจน ผู้เกี่ยวข้องจะสามารถบริหารเอกสารได้ครบถ้วนและ ตรวจสอบสถานะได้ตลอดเวลา ช่วยลดภาระงานเอกสาร ใช้เวลาในค้นหาเอกสารน้อยลง ทำให้บุคลากรมีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานส่วนอื่น ๆ

 

บริหารเวลาอย่างคุ้มค่า ได้ปริมาณงานมากขึ้น

ขั้นตอนทำงานบน Workflow ช่วยให้บุคลากรรวมถึงผู้บริหารสามารถสร้างตารางเวลาในงานของตัวเอง ไม่ต้องเสียเวลาติดตามงานจากคนอื่น เนื่องจากจะรับรู้สถานะงานแบบ Real Time มีแจ้งเตือนเมื่อเอกสารดำเนินการมาถึงคุณ ทำให้มีเวลาเหลือไปทุ่มเทกับโปรเจกต์อื่นได้อย่างเต็มที่

 

ประหยัดค่าใช้จ่าย และ ควบคุมงบประมาณ

หากเป็นการบริหาร Workflow บนระบบ DMS จะช่วยลดค่าใช้จ่ายฟุ่มเฟือยได้ชัดเจน โดยเฉพาะ งบประมาณจัดการเอกสารทั้งค่าอุปกรณ์จัดเก็บ ค่ากระดาษ ค่าจัดส่งเอกสาร ค่าทำลาย เป็นต้น รวมถึงงานบริหารบุคลากร ช่วยลดการจ้างคนเกินจำเป็น หรือ Outsource กรณีระบบซับซ้อนเกินความสามารถคนในองค์กร

 

 

จากข้อดีของการปรับปรุง Workflow ที่กล่าวมาเป็นเพียงส่วนหนึ่ง เพราะความเป็นจริง กระบวนการทำงานแต่ละองค์กรซับซ้อนมากกว่านั้น ยิ่งเป็นองค์กรใหญ่ มีแผนกหรือบุคลากรจำนวนมาก ยิ่งต้องสร้าง Workflow ให้ครอบคลุมทุกขั้นตอน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงาน และ ลดภาระที่ไม่จำเป็นให้แก่คนในองค์กร รวมถึงการเสียเวลาไปกับการรอดำเนินงาน เพราะฉะนั้น เครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยบริหาร ต้องสามารถตอบโจทย์การทำงานขององค์กรคุณได้ครบทุกกระบวนการเช่นกัน อย่างระบบ Workflow จาก Ditto ใช้งานง่าย ๆ เพียงแค่คลิกเมาส์ ลาก นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์สร้างความสะดวกในการทำงานขององค์กรหลากหลายระดับได้อีกด้วย เช่น

โมเดล Workflow สำเร็จรูป ตามมาตรฐานสากล เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นพัฒนากระบวนการทำงานให้เป็นระบบ แต่ยังไม่ได้วางแผนเฉพาะองค์กรตนเอง

มีฟอร์มเอกสารสำคัญ อย่าง เอกสารบัญชี ใบเบิกจ่าย PR/PO เป็นต้น โดยมีข้อมูลตามมาตรฐานทั่วไป และ สามารถสร้างฟอร์มขึ้นเองพร้อมระบุข้อมูลที่ต้องการได้

การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้น โดยกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน/เอกสาร ที่ต่างกันแต่ละโปรเจกต์ เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล หรือสูญหาย

ขออนุมัติ และ ตรวจสอบเอกสารได้แบบ Real Time ด้วยระบบที่ควบคุมกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ แสดงเส้นทางเอกสารชัดเจน ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบตลอดเวลา

รองรับข้อมูลได้หลายประเภท เช่น .doc .pdf .xls .ppt .jpg เป็นต้น ตอบโจทย์การทำงานได้หลายรูปแบบองค์กร ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลสื่อสารไม่เหมือนกัน ตามประเภทแผนก และสายการทำงาน

เข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต มือถือ เพียงแค่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต ก็สามารถทำงานได้แบบ Work From Anywhere ช่วยให้งานไม่ติดขัด แม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศ

 

อย่าปล่อยให้กระบวนการทำงานแบบเดิม ทำให้บุคลากรในองค์กรของคุณต้องเสียเวลากับงานซ้ำซ้อน หรือ สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายงานเอกสาร ส่งผลให้องค์กรเติบโตช้ากว่าคู่แข่ง เพราะวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานง่าย ๆ เริ่มต้นจากพัฒนากระบวนการภายในองค์กร ให้ Ditto ผู้เชี่ยวชาญระบบ Workflow ดูแลการบริหารจัดการ และ พาคุณสู่องค์กรชั้นนำในยุคดิจิทัล

 

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
Line ID: @dittothailand