ใบแจ้งหนี้มักจะมี Template ที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ แต่ก็จะมีส่วนที่ทุกบริษัทมีเหมือนกัน เพื่อให้แผนกบัญชีในการทำอนุมัติ เบิกจ่ายได้สะดวก โดยการตรวจสอบว่า ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice นั้นถูกต้องหรือไม่ จะมีจุดสังเกตหลัก ๆ 5 จุด ได้แก่
5 จุดสำคัญ ดูใบแจ้งหนี้ถูกต้องไหม
1. ข้อมูลติดต่อบน Invoice
ข้อมูลติดต่อไม่ว่าจะเป็นฝั่งผู้ประกอบการ หรือฝั่งลูกค้า อย่างเช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ อีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ ต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง อ่านได้อย่างชัดเจน และอย่าลืมตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่ เพราะบางครั้งที่ถึงแม้ข้อมูลจะถูกต้อง แต่กลับเป็นข้อมูลของปีที่แล้ว ก็อาจทำให้การดำเนินงานในเรื่องของบัญชีล่าช้าออกไป
2. เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้า
ในกรณีที่เราเป็นผู้ซื้อสินค้า/บริการ เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีจะรู้ทันทีว่าต้องทำเรื่องเพื่อชำระค่าสินค้า/บริการ โดยจะนำหมายเลขใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า “ใบ PO” ที่ระบุอยู่บนใบแจ้งหนี้ ไปเทียบกับใบ PO ของบริษัท ว่าข้อมูลที่อีกฝ่ายระบุมานั้นตรงกันหรือไม่? หากตัวเลขทั้ง 2 ฝ่าย ไม่ตรงกันอาจจะต้องมีการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ หรืออาจต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งแน่นอนว่าการทำเรื่องเบิกจ่ายก็จะช้าลงไปตามปัญหาที่เกิดขึ้น
3. หมายเลขใบแจ้งหนี้
เมื่อฝ่ายสั่งซื้อชำระค่าสินค้า/บริการแล้ว อีกฝ่ายจะทำการระบุว่า หมายเลขใบแจ้งหนี้นั้น ๆ ได้รับการชำระเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะถือว่าธุรกรรมนี้เสร็จสิ้นโดยสมบูรณ์ ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ ที่มีสัญญาซื้อขายหลายอย่าง เพราะหมายเลขใบแจ้งนี้จะช่วยให้รู้ว่าสัญญาไหนชำระแล้ว สัญญาไหนรอจ่าย ซึ่งจะช่วยให้แผนกบัญชีดำเนินการได้สะดวกและรวดเร็ว
4. รายละเอียดสินค้า/บริการ และ ราคา
ข้อมูลส่วนนี้เป็นรายละเอียดที่ทำให้ทั้ง 2 ฝ่าย รู้ว่าตกลงซื้อขายสินค้า/บริการอะไรกันไว้ และต้องชำระเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ อีกทั้งข้อมูลส่วนนี้ยังสามารถใช้ในการตรวจสอบย้อนหลังได้ว่า บริษัทจ่ายเงินค่าอะไร จำนวนเงินเท่าไหร่ ได้รับสินค้าครบหรือไม่ โดยอ้างอิงจากรายละเอียดบนใบแจ้งหนี้
5. เงื่อนไขการชำระเงิน
เงื่อนไขการชำระเงินจะเป็นตัวที่บอกว่า ผู้ซื้อไม่จำเป็นต้องชำระทันทีเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ แต่จะมีกำหนดระยะเวลาไว้ เช่น ชำระภายใน 15 วัน, 30 วัน, 60 วัน แต่เงื่อนไขการชำระนี้ มักจะเกิดความผิดพลาดได้ง่าย อย่างเช่น ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ว่าต้องชำระภายใน 15 วัน แต่บริษัทผู้ซื้อมีกำหนดระยะเวลาจ่ายเงินที่ตายตัว เช่น จ่ายทุก ๆ 30 วันเท่านั้น
อีกกรณีคือ “การชำระแบบจ่ายมัดจำ” ที่ต้องระบุว่า บริษัทรับเงินล่วงหน้ามาแล้วกี่ % และเหลืออีกกี่ % ที่ยังคงค้างอยู่ ซึ่งรายละเอียดเหล่านี้จะต้องตรวจสอบให้ดีว่า บริษัทคู่ค้ามีระยะเวลาจ่ายเงินกี่วัน วันที่เท่าไหร่ จ่ายเงินล่วงหน้าแล้วกี่ % เพื่อไม่ใบแจ้งหนี้เกิดข้อผิดพลาด จนพาลให้การอนุมัติเงินล่าช้านั่นเอง
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ทุกคนคงทราบแล้วว่า ใบแจ้งหนี้นั้นสำคัญกับองค์กรขนาดไหน เพราะการจ่าย/รับเงินจากใบแจ้งหนี้ล่าช้าเพียงแค่ 1 ใบ อาจส่งผลถึงความน่าเชื่อถือหรือสภาพคล่องโดยรวมขององค์กรได้ ดังนั้นหากมีระบบ Invoice Processing เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบ จะทำให้ลดข้อผิดพลาดจากใบ Invoice ทำให้กระบวนการการทำงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดเวลาของฝ่ายบัญชีในการตรวจสอบ และจัดการใบแจ้งหนี้ ไปได้มากทีเดียว
สนใจบริการ Invoice Processing System สำหรับองค์กร
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
📞02 – 517 – 5555
