RPA คืออะไร ลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้น

 

 

ในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันทางธุรกิจทวีความรุนแรงมากขึ้น องค์กรต่าง ๆ ก็กำลังมองหาเทคโนโลยีที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หนึ่งในเทคโนโลยีที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากคือ RPA หรือ Robotic Process Automation ที่จะเข้ามาช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ให้กับพนักงาน ทำให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรบุคคลไปทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจได้มากขึ้น บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ RPA คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรและสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไรบ้าง 

 

RPA คืออะไร 

RPA หรือ Robotic Process Automation คือ เทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสร้างซอฟต์แวร์บอทที่สามารถทำงานแทนมนุษย์ในกระบวนการที่ต้องทำซ้ำ ๆ โดยออกแบบให้บอทสามารถเรียนรู้และเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ผ่านการสังเกตขั้นตอนการทำงาน (Workflow) ต่าง ๆ ซึ่งจะผสมผสานเทคโนโลยีหลายอย่างเข้าด้วยกัน เช่น Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ Artificial Intelligence (AI) เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานของคน และเพิ่มความแม่นยำในการทำงานให้สูงขึ้น 

 

หลักการทำงานของ RPA 

RPA ถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและใช้งานง่าย โดยมีชุดฟังก์ชันสำเร็จรูปที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับลักษณะการทำงานขององค์กรได้ ซอฟต์แวร์บอทสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับแอปพลิเคชันและระบบต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกับที่มนุษย์ใช้งาน ปัจจุบันระบบนี้ถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม ทั้งการผลิต การบริการ งานบัญชี การจัดการข้อมูลและการประมวลผลข้อมูล โดยเฉพาะในธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม ธนาคาร ประกันภัยและธุรกิจขนส่ง ที่มีงานประจำที่ต้องทำซ้ำ ๆ เป็นจำนวนมาก 

 

ประเภทของ RPA

ในการนำระบบ RPA มาใช้งานในองค์กร จำเป็นต้องเข้าใจว่าถึงรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน เพื่อให้สามารถเลือกใช้งานได้เหมาะสมกับลักษณะงานขององค์กร โดยสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่  

 

Attended RPA​

Attended RPA หรือ Assisted RPA เปรียบเสมือนผู้ช่วยเสมือนที่ทำงานร่วมกับมนุษย์โดยตรง ทำงานตามคำสั่งที่ได้รับจากผู้ใช้งาน โดยจะถูกติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน ทำให้พนักงานสามารถสั่งงานบอทได้ตามความต้องการ เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความรวดเร็วและต้องมีการตัดสินใจจากมนุษย์ในบางขั้นตอน ช่วยลดภาระงานประจำและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

 

Unattended RPA​

Unattended RPA หรือ Unassisted RPA เป็นบอทที่ทำงานได้โดยอิสระ ไม่จำเป็นต้องมีการสั่งการจากมนุษย์ สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงตามกระบวนการที่ถูกตั้งโปรแกรมไว้ เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อน ข้อดีคือช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาดและช่วยให้พนักงานไม่ต้องทำงานซ้ำ ๆ ที่ใช้เวลานาน  

 

RPA เหมาะกับธุรกิจแบบไหนบ้าง 

• ธุรกิจที่มีกระบวนการทำงานซ้ำ ๆ เช่น อุตสาหกรรมค้าปลีก การค้าขายออนไลน์หรือระบบขนส่ง ที่ต้องมีการลงข้อมูลต่าง ๆ เป็นประจำ โดยระบบ RPA จะเข้ามาช่วยจัดการงานเหล่านี้ ทำให้ธุรกิจสามารถโฟกัสไปที่งานด้านการบริการและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้มากขึ้น
• ธุรกิจที่มีกระบวนการไม่ซับซ้อนแต่มีปริมาณงานมาก เช่น งานลงข้อมูล จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลหรือสร้างรายงานต่าง ๆ ระบบ RPA จะช่วยทำงานเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
• ธุรกิจที่มีงานที่ต้องทำเป็นประจำตามรอบเวลา เช่น งานรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือนหรือรายปี RPA สามารถตั้งเวลาทำงานอัตโนมัติตามที่กำหนดได้
• ธุรกิจที่ต้องการความแม่นยำสูง เช่น ธุรกิจการเงินและการธนาคาร ประกันภัยและงานบัญชี ระบบนี้ก็จะเข้ามาช่วยลดความผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดความเสียหายได้ 

สามารถนำ RPA มาปรับใช้กับแผนกไหนในองค์กรได้บ้าง 

ในองค์กรขนาดใหญ่ RPA สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับหลายแผนก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดภาระงานประจำของพนักงาน มาดูตัวอย่างการนำไปใช้ในแผนกต่าง ๆ กัน ดังนี้ 

 

RPA กับการทำงานในฝ่ายบุคคล (Human Resources)

ฝ่ายบุคคลสามารถนำ RPA มาใช้ในหลากหลายกระบวนการ เช่น การบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่หรือพนักงานที่มีการปรับตำแหน่ง โดยจะช่วยดึงข้อมูลและนำเข้าระบบโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยในการคัดกรองผู้สมัครงานเบื้องต้น โดยการค้นหาคีย์เวิร์ดสำคัญใน CV/Resume และให้คะแนนตามเกณฑ์ที่กำหนด รวมถึงการส่งอีเมลแจ้งเตือนต่าง ๆ เช่น การแจ้งเตือนการประเมินผลงานตามรอบระยะเวลา เป็นต้น 

 

RPA กับการทำงานในฝ่ายขาย (Sales Operations)

RPA สามารถช่วยฝ่ายขายในการสร้างใบคำสั่งขาย (Sale Order) โดยอัตโนมัติจากใบคำสั่งซื้อ (Purchase Order) ของลูกค้า โดยจะช่วยแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ สร้างเอกสารและส่งการแจ้งเตือนไปยังคลังสินค้าได้โดยอัตโนมัติ 

 

RPA กับการทำงานในฝ่ายบัญชี (Accountants)

RPA ช่วยฝ่ายบัญชีในการบันทึกบัญชีและตั้งหนี้ในระบบได้อย่างอัตโนมัติ เช่น การเบิกค่าโทรศัพท์ของพนักงาน โดยสามารถอ่านข้อมูลจาก Invoice ในรูปแบบ PDF และนำข้อมูลเข้าระบบได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยมือ 

 

ประโยชน์ของการนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร 

การนำ RPA มาใช้ในองค์กรสามารถสร้างประโยชน์ได้หลากหลายด้าน ไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงานประจำ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กร โดยผลการสำรวจพบว่าองค์กรที่นำ RPA มาใช้สามารถลดเวลาในการทำงานประจำของพนักงานลงได้ถึง 40% ทำให้พนักงานมีเวลาไปพัฒนาทักษะและทำงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้มากขึ้น นอกจากนี้ ยังช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานในระยะยาว เพิ่มความแม่นยำในการทำงาน และช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

สรุปบทความ 

RPA หรือ Robotic Process Automation คือเทคโนโลยีที่กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานขององค์กรในยุคดิจิทัล ด้วยความสามารถในการทำงานอัตโนมัติแทนมนุษย์ในงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ทำให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุนและลดความผิดพลาดได้อย่างมีนัยสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใดหรือประกอบธุรกิจประเภทไหน ก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับความต้องการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบัน การนำ RPA มาใช้จึงไม่ใช่เพียงทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาวอีกด้วย  

ที่ Ditto เรามีบริการ RPA ที่ครอบคลุมทุกความต้องการขององค์กร พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานของคุณ เราเข้าใจดีว่าแต่ละองค์กรมีความต้องการที่แตกต่างกัน จึงพร้อมให้คำปรึกษาตั้งแต่การวางแผน การติดตั้งระบบไปจนถึงการฝึกอบรมบุคลากรให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

 

 ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

📱063 204 0321

Line ID: @dittothailand