Digitization จุดเริ่มต้นเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Transformation

ในช่วง 4 – 5 ปีที่ผ่านมา โลกของเราก้าวเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในแวดวงธุรกิจที่หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า Digital Transformation ซึ่งคำ ๆ นี้มักจะมาพร้อมกับคำว่า Digitization และ Digitalization ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นปัจจัยหลักเพื่อผลักดันองค์กรสู่โลกดิจิทัล เปลี่ยนการทำงานแบบเดิม ๆ ให้เป็นรูปแบบใหม่ รวมถึงเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้มั่นคงและตอบโจทย์การทำงานของยุคโลกาภิวัตน์มากยิ่งขึ้น สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับ Digitization และ Digitalization เพิ่มเติมได้ที่

การทำ Digitization สำคัญแค่ไหนสำหรับองค์กรยุคใหม่

จุดเริ่มต้นเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Transformation

ขั้นตอนการทำ Digitization

แต่ก่อนที่องค์กรจะเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงเป็น Digital Transformation ต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบอนาล็อก (Analog) ให้เป็นดิจิทัล (Digital) เสียก่อน หรือที่เรียกว่า Digitization ที่มักจะมาควบคู่กับเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็น Digitalization ที่นำมาใช้เพื่อสร้างคุณค่าและต่อยอดโอกาสให้กับธุรกิจ

ในบทความนี้ Ditto ขอหยิบยกประเด็นเรื่องของ Digitization จุดเริ่มต้นเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Transformation มาฝากทุกท่านที่กำลังสนใจเปลี่ยนองค์กรให้เป็นแบบดิจิทัล

โดยแท้จริงแล้ว Digitization นั้นไม่ใช่ระบบ แต่เป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการเปลี่ยนแปลง ที่ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงข้อมูลขององค์กรเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการปรับเปลี่ยนทั้งระบบการทำงาน แนวคิดและวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งเป็นการเปลี่ยนรูปแบบจากอนาล็อกมาเป็นดิจิทัล โดย Digitization นั้นอาจประกอบไปด้วยระบบการทำงานกับปัจจัยที่หลากหลายมากกว่า 1 ระบบ เช่น E-document, OCR, ระบบ Workflow, ระบบ ECM, ระบบ DMS เป็นต้น นำมาประยุกต์ใช้ร่วมกันเพื่อทำให้องค์กรเป็นดิจิทัลโดยแท้จริง

นอกจากนี้ Digitization ยังนับว่าเป็นกระบวนการหรือขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลที่ช่วยผลักดันองค์กรเข้าสู่กระบวนการทำงานที่รวดเร็วและสะดวกมากยิ่งขึ้น ในขณะที่มีส่วนสำคัญในการลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองในด้านต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กัน

ข้อมูลแบบอนาล็อก

ตัวอย่าง เทคโนโลยีที่ใช้เปลี่ยนข้อมูลแบบอนาล็อก (Analog) ไปสู่ดิจิทัล (Digital)

จะเห็นได้ชัดจากกระบวนการทำงานภายในองค์กรที่เริ่มเปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษมาเป็นไฟล์ดิจิทัล ด้วยระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS (Document Management System) ที่เข้ามาช่วยทำให้ Process งานเอกสารทั้งระบบให้สะดวก รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งระบบนี้จะช่วยจัดเก็บ จัดการและติดตามเอกสารในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานระบบจากที่ไหนก็ได้ที่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต ถือว่าเป็นการเปลี่ยนจากการดูแลจัดการเอกสารแบบ Manual มาอยู่ในรูปแบบของ Digital เพื่อเข้าสู่การเป็นองค์กร Digital Transformation นั่นเอง

Digitization กับกระบวนการทำงานในปัจจุบัน

ในปัจจุบันที่การแพร่ระบาดของโควิด-19 ยังส่งผลรุนแรงอย่างต่อเนื่อง จึงทำให้หลาย ๆ องค์กรต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้พนักงาน Work From Home กันมากขึ้น กระบวนการ Digitization จึงได้เข้ามามีบทบาทสำคัญที่ทำให้เรื่องของการติดตามเอกสาร การค้นหาเอกสาร การจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ เป็นเรื่องง่าย เพียงใช้ระบบ Document Management ในการบริหารจัดการงานเอกสารในองค์กรอย่างเต็มรูปแบบ ทำให้กระบวนการทำงานทั้งในและนอกองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ต้องเสี่ยงกับโรคระบาดและไม่ต้องเสียเวลาโดยใช่เหตุ

อย่างไรก็ตาม Ditto เป็นอีกหนึ่งองค์กรที่ให้ความสำคัญกับ Digital Transformation ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงอย่างก้าวกระโดดจึงทำให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ มีส่วนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเติบโตขึ้นอย่างยั่งยืน จึงไม่ใช่เรื่องแปลกถ้าหากธุรกิจของคุณให้ความใส่ใจในเรื่องนี้เช่นเดียวกับเรา