ปัจจุบันการจัดการเอกสารในองค์กรมีความซับซ้อนและมีปริมาณมากขึ้น ทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญ ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและทรัพยากร พร้อมทั้งเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญขององค์กร ทำให้การทำงานเป็นระบบและมีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นก้าวสำคัญของการพัฒนาองค์กรสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรบ้าง
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Electronic Approval) เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อปฏิวัติการจัดการเอกสารในองค์กรให้เป็นดิจิทัล โดยเป็นระบบที่ช่วยในการสร้าง จัดเก็บ และอนุมัติเอกสารในรูปแบบ E-Form หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ Workflow ที่ครอบคลุมทุกแผนกในองค์กร สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามระดับผู้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานทั่วไปในฐานะผู้ขออนุมัติ หรือผู้บริหารในฐานะผู้มีอำนาจอนุมัติ ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ มีประโยชน์อย่างไรบ้าง
มีระบบความปลอดภัย
ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการเอกสารขององค์กร ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูง โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น รวมทั้งมีระบบการเข้ารหัสข้อมูล และการยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่รั่วไหลหรือตกไปอยู่ในมือผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตได้
สามารถติดตามสถานะการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Real-time
จุดเด่นสำคัญของการจัดการเอกสารด้วยระบบออนไลน์ คือสามารถติดตามสถานะการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Real-time ทำให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามความคืบหน้าของเอกสารได้ตลอดเวลา เห็นการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขทันทีที่มีการอัปเดต ด้วยระบบ Digital Signature สามารถตรวจสอบพร้อมทั้งระบุตัวผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้อย่างชัดเจน ช่วยให้การประสานงานและติดตามงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ค้นหาเอกสารได้ง่ายมากขึ้น
การจัดการเอกสารด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบและเป็นหมวดหมู่ สามารถใช้คำค้นหาเพื่อเรียกดูเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นเอกสารปัจจุบันหรือย้อนหลัง หรือค้นหาไฟล์เอกสารจากชื่อหรือเลขที่ของเอกสาร ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาและลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารสำคัญ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สามารถรองรับไฟล์ได้ทุกรูปแบบ
ด้วยความสามารถในการรองรับไฟล์หลากหลายรูปแบบ ทำให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, JPEG, หรือไฟล์จาก Microsoft Office ทั้งหมดสามารถจัดเก็บและแชร์ผ่านระบบเดียวกันได้ ช่วยลดความยุ่งยากในการแปลงไฟล์และประหยัดเวลาในการทำงาน
วิธีการใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
การใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์มีขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน สามารถใช้งานได้ง่าย ๆ ตามขั้นตอนดังนี้
- ผู้ร้องขอการอนุมัติกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ผ่านระบบ
- ระบบส่งเอกสารไปยังผู้เกี่ยวข้องตามลำดับ Workflow ที่กำหนดไว้ พร้อมแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปพลิเคชัน
- ผู้มีอำนาจอนุมัติสามารถตรวจสอบและดำเนินการกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติ แก้ไข หรือปฏิเสธ
- เมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น เอกสารจะถูกจัดเก็บบน Cloud อย่างเป็นระบบ
การจัดการเอกสารในรูปแบบนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
สรุปเกี่ยวกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการเอกสารขององค์กรที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาดและลดการใช้กระดาษ ประหยัดทรัพยากร ด้วยความสามารถในการค้นหาที่รวดเร็ว ระบบความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ การติดตามสถานะแบบ Real-time และการรองรับไฟล์ทุกรูปแบบ ทำให้องค์กรสามารถก้าวสู่การเป็น Digital Workplace ได้อย่างเต็มรูปแบบ เพิ่มความคล่องตัวและความสามารถในการแข่งขันในยุคธุรกิจดิจิทัล
ใส่ใจสิ่งแวดล้อม พร้อมพัฒนาองค์กรไปพร้อม ๆ กันได้ สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารจาก ดิทโต้ (Ditto) ที่มีระบบ DMS และ ECM ได้มาตรฐาน พร้อมออกแบบโครงสร้างให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ และมีบริการ BPO ที่อำนวยความสะดวกในการแปลงเอกสารทุกชนิด ทุกขนาด ให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัยภายใต้มาตรฐานด้านความปลอดภัยในระดับสากล เหมาะกับการใช้งานเพื่อจัดการเอกสารดิจิทัลและข้อมูลทุกรูปแบบ ครอบคลุมการทำงานได้อย่างสมบูรณ์
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02-517-5555
📱063-204-0321
https://dittothailand.com/contact-us/
