แก้ปัญหาให้แผนกบัญชีและการเงิน ด้วย Invoice Processing System ระบบจัดการใบแจ้งหนี้

  • May 27, 2022

News Description

หลายครั้งที่มักจะเกิดปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงินกับฝ่ายขาย แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากให้เกิดขึ้น เนื่องจากเลขที่บนใบแจ้งหนี้หรือบนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชีและการเงินผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นเลข PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ฯลฯ จนทำให้การทำงานภายในองค์กรไม่ราบรื่นในแบบที่ควรจะเป็น ดังนั้น Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ จึงเป็นส่วนสำคัญ ที่เข้ามาช่วยลดปัญหาของแผนกบัญชีและการเงินได้

 

ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน

ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน

ภายในองค์กรใหญ่แห่งหนึ่งที่มีฝ่ายขายคอยดูแลและให้คำแนะนำแก่บริษัทคู่ค้า จนทำให้เกิดการซื้อขายสินค้ากันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ต่อมาของฝ่ายขาย คือ ติดต่อไปที่แผนกจัดส่ง เพื่อทำใบ DO และส่งต่อไปที่แผนกบัญชีและการเงิน แต่มักจะเกิดปัญหาขึ้นในขั้นตอนนี้อยู่เสมอ จนไม่สามารถเบิกเงินจากลูกค้าได้

โดยปัญหาที่เกิดขึ้น คือ

  • ตัวเลขบนใบ DO ไม่ตรงกับของลูกค้า ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินก็ไม่ทราบว่าทำไมถึงไม่ตรง
  • เสียเวลาในการประสานงานกลับไปกลับมา เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องตามงานจากที่ไหน ก็ต้องส่งกลับมาที่ฝ่ายขายอีกครั้ง จึงเป็นบ่อเกิดของปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง 2 แผนก ที่ทำให้งานไม่สามารถเดินต่อไปได้
  • ทำให้การเบิกเงินได้ล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อระบบการทำงานภายในองค์กรอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

จะเห็นได้ว่าการทำงานของใบ DO รวมไปถึงใบ PR และ ใบ PO เสี่ยงต่อการสูญหายและข้อมูลบนเอกสารผิดพลาดได้เป็นอย่างมาก ยิ่งในช่วงเวลาที่มีเอกสารเข้ามาจำนวนมาก ยิ่งทำให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลบนเอกสารไม่ตรงกัน จนทำให้เกิดความวุ่นวายระหว่างแผนกได้

 

Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญที่เข้ามาช่วยลดปัญหาระหว่างแผนกได้อย่างไร?

Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญที่เข้ามาช่วยลดปัญหาระหว่างแผนกได้อย่างไร?

ทางที่ดีที่สุดของการลดปัญหาระหว่างแผนกคือการให้ Invoice Processing System เป็นตัวช่วยในการลงบันทึกบัญชีและการเงินมีความถูกต้องและรวดเร็วได้อีกด้วย

  1. สามารถแยกประเภทเอกสาร และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนเอกสารได้
  2. สามารถติดตามสถานะการชำระเงินจากกระบวนการจัดการเอกสาร สามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายและรวดเร็ว
  3. สามารถลดปัญหาเอกสารตกหล่น และไม่รู้จะไปตามงานจากที่ไหนเมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้น

ซึ่งเท่ากับว่า Invoice Processing System สามารถตอบโจทย์การทำงานของแผนกบัญชีและการเงิน ที่ช่วยลดปัญหาการทำงานระหว่างแผนก และทำให้ขั้นตอนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างสะดวก ทำให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto

📞 02-517-5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว | นโยบายการกำกับดูแลกิจการ | Privacy Notice และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save