จัดการใบแจ้งหนี้ให้เป็นระเบียบด้วย Invoice Processing Service

Invoice Processing Service

Invoice Processing Service บริการจัดการใบแจ้งหนี้สำหรับโลกยุคใหม่ ที่ทุกองค์กรควรค่าแก่การใช้งาน

หากคุณต้องเสียเวลาในแต่ละวัน เพื่อจัดการแฟ้มเอกสารให้เข้าที่ เสียเวลาค้นหาเอกสารเก่าที่ไม่รู้เก็บไว้ที่ไหน ? หากเอกสารสำคัญเกิดสูญหาย นั่นหมายถึงการสูญเสียอย่างมหาศาลต่อธุรกิจ โดยเฉพาะกับเอกสารสำคัญทางบัญชี อย่างเช่น ใบแจ้งหนี้

เพราะในหนึ่งวันแผนกบัญชีต้องเจอกับกระดาษเอกสารกองโต บริหารรายรับ-รายจ่าย เสียเวลาไปกับการค้นหาไฟล์ และการตรวจสอบเอกสารหลายขั้นตอน จะดีกว่าไหม? หากคุณมีผู้ช่วยบริหารเอกสาร ใบแจ้งหนี้ และ Invoice ที่มีความปลอดภัยสูง และคอยติดตามผลการชำระเงินของคุณให้ตรงตามกำหนดการ

Invoice Processing Service โซลูชั่นจัดการ Invoice ยุคใหม่

Invoice Processing Service คือโซลูชั่น ช่วยจัดการ Invoice โดยเฉพาะ ซึ่งเป็นส่วน 1 ของบริการ Business Process Outsourcing (BPO) ที่ทาง Ditto (Thailand) ให้บริการอยู่ ทั้งนี้ Invoice Processing Service จะต้องทำงานควบคู่กับระบบ DMS เพราะเวลาคุณต้องสแกนใบแจ้งหนี้ ให้กลายเป็นเอกสารดิจิทัลอยู่ในฐานข้อมูลขององค์กรคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถติดตาม จัดการเอกสารทุกอย่างได้ทุกที่ ทุกเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย หมดปัญหาเอกสารสูญหาย

ด้วยระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การจัดการ ใบแจ้งหนี้ ของคุณไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป เลื่อนอ่านต่อเลย! ในบทความนี้ Ditto (Thailand) รวบรวมประโยชน์ 5 ข้อของ Invoice Processing Service สำหรับการจัดการ Invoice มาให้คุณแล้ว

5 ประโยชน์ Invoice Processing Service เพื่อจัดการ Invoice

เปลี่ยน Invoice ให้เป็น E-Invoice อย่างรวดเร็ว

Invoice Processing Service เป็นบริการจัดการใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ ใช้ตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องในใบแจ้งหนี้ว่าข้อมูลตรงกับเอกสาร PO และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ อย่างที่บอกไปก่อนหน้าว่า Invoice Processing Service ทำงานควบคู่กับระบบ DMS ระบบการจัดการเอกสาร ที่จะช่วยตรวจสอบข้อความบนใบแจ้งหนี้ ด้วยวิธีการจับข้อความบนเอกสาร ตามที่เราระบุเอาไว้ และทำการคัดแยกเอกสารว่าเป็นประเภทไหน มีข้อมูลตรงกับใบแจ้งหนี้หรือไม่ ซึ่งจะเพิ่มความแม่นยำในการตรวจสอบเอกสารยิ่งขึ้น

ติดตามผลการชำระเงิน

ในการชำระใบแจ้งหนี้ บ่อยครั้งที่คู่ค้าจะมอบส่วนลดให้กับผู้ซื้อที่ทำการชำระหนี้ก่อนเวลาที่กำหนด ซึ่งการจัดการเอกสาร Invoice ที่ไม่เป็นระบบ อาจส่งผลให้การติดตามส่วนลดเหล่านี้และชำระหนี้ก่อนกำหนดการเป็นไปได้ยาก ด้วยบริการ Invoice Processing Service จะเข้ามาช่วยติดตามกระบวนการจัดการเอกสารจากกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล สามารถใช้ระบบการค้นหาไฟล์จาก keyword และรวมถึงการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ จึงทำให้คุณสามารถจัดการ Invoice ได้อย่างเป็นระเบียบ ช่วยคุณจัดลำดับเอกสารชำระเงินและไม่พลาดโอกาสรับส่วนลดเหล่านี้ เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายให้ธุรกิจ

ลดความเสี่ยงใบ Invoice ขาดหาย

เมื่อแผนกบัญชีต้องจัดการกับเอกสาร Invoice ที่เข้ามาอย่างมหาศาลในแต่ละวัน บ่อยครั้งที่เอกสารเหล่านี้จะเกิดการสูญหาย หรืออยู่ผิดที่ผิดทางจนหาไม่เจอ นั่นหมายความว่าคุณอาจพลาดโอกาสทางการค้าที่สำคัญไปได้เช่นกัน แต่ด้วยการแปลงเอกสารให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล ทำให้คุณไม่ต้องวุ่นวายกับการค้นหาใบ Invoice จากแฟ้มเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมากในออฟฟิศอีกต่อไป ช่วยลดการผิดพลาด ลดปัญหาการหาใบแจ้งหนี้สำคัญไม่เจอ ให้คุณสามาถติดตามได้ว่าใบแจ้งหนี้อยู่ที่พนักงานคนไหนได้อย่างง่ายดาย อีกทั้ง Invoice Processing Service ยังเป็นระบบที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย เมื่อมีการสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ ทีมงานฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถค้นหาเอกสารและเข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้ทันที

การเข้าถึง ปลอดภัยทุกขั้นตอน

เนื่องจากการบริการ Invoice Processing Service จะทำงานควบคู่กับระบบ DMS ที่สามารถระบุการเข้าถึงของเอกสารในแต่ละไฟล์ไว้อย่างชัดเจน ทำให้แต่ละแผนกสามารถเข้าถึงได้เพียงเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องเท่านั้น อีกทั้งระบบยังมีการบันทึกวัน เวลา และรายชื่อของคนที่เข้ามาแก้ไขเอกสารไว้ในระบบทุกขั้นตอน ทำให้การตรวจสอบเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้องและปลอดภัย ทั้งนี้ระบบยังเป็นศูนย์กลางข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุม และเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา จากหลากหลายอุปกรณ์ที่สามารถรองรับระบบได้ เช่น Smart phone และคอมพิวเตอร์

ช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

เมื่อข้อมูลเอกสารทั้งหมดอยู่ในระบบดิจิทัล สามารถจัดการและค้นหาได้ง่ายขึ้น โดยใช้เวลาที่น้อยลง ส่งผลให้แผนกบัญชีสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น รวมถึงเพิ่มโอกาสในการชำระหนี้ตามกำหนดการที่ตกลงไว้กับคู่ค้า ทำให้คู่ค้าเกิดความพึงพอใจกับการบริการมากขึ้น

พร้อมหรือยัง? ใช้บริการ Invoice Processing Service เริ่มตั้งแต่วันนี้

หากคุณอ่านบทความมาถึงจุดนี้ คุณคงรู้แล้วว่าการนำ Invoice Processing Service มาใช้กับองค์กรของคุณนั้นมีประโยชน์ต่อการจัดการใบแจ้งหนี้ และ Invoice อย่างไรบ้าง แต่ทั้งนี้ยังมีประโยชน์อีกมากมายที่เราไม่สามารถเล่าหมดได้

แล้วคุณล่ะ พร้อมหรือยัง? ที่จะเปลี่ยนแปลงการทำงานเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มตัว หากคุณมองหาผู้ให้บริการ Invoice Processing Service แต่ยังไม่ทราบรายละเอียดของระบบ DMS ก็สามารถสอบถามรายละเอียดของระบบจัดการเอกสาร Ditto (Thailand) ได้ทันที