ในโลกของธุรกิจ การวางแผนถือเป็นขั้นตอนสำคัญ เพราะถ้ามีการวางแผนที่ไม่รัดกุม ไม่ชัดเจน อาจนำไปสู่กระบวนการที่ล้มเหลวได้ ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความล้มเหลว หลาย ๆ องค์กรจึงหันมาใส่ใจ Workflow เพื่อพัฒนาการวางแผนขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น แล้วนำไปประยุกต์ใช้กับเทคโนโลยีของแต่ละองค์กร ดังนั้นวันนี้ Ditto จะมาพูดถึง ขั้นตอนการสร้าง Workflow ตั้งแต่เริ่มต้น
ขั้นตอนการสร้าง Workflow องค์กร
1. เลือกแผนกที่ต้องจำเป็นต้องปรับระบบ Workflow
ลองถามองค์กรของตัวเองดูว่า แผนกไหนจำเป็นต้องปรับ Workflow โดยเร็วที่สุด ด้วยการลิสต์ปัญหาของแต่ละแผนกออกมาเป็นข้อ ๆ แล้วเลือกแผนกที่มีปัญหามากที่สุดมาปรับ Workflow ก่อน เป็นแผนกแรก แล้วค่อยปรับใช้กับแผนกอื่น ๆ ต่อไป หรือจะเลือกจากแผนกที่องค์กรให้ความสำคัญมากที่สุดก็ได้ ไม่มีกฎตายตัว หรือว่าถูกผิด
2. สำรวจ Workflow เดิม
เมื่อเลือกแผนกที่ต้องการปรับได้แล้ว สิ่งต่อมาคือ สำรวจ Workflow เดิม ว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไร เริ่มต้นที่ใคร จบที่ใคร ระหว่างทางต้องประสานงานกับแผนกไหนบ้าง มีเอกสารอะไรที่เกี่ยวข้องบ้าง
3. ร่าง Workflow ใหม่
หลังจากทบทวนขั้นตอนการทำงานแบบเดิมแล้ว ถึงเวลาที่ต้องออกแบบ Workflow ใหม่ ด้วยการตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น หรือซ้ำซ้อนออกไป แล้วร่างออกมาเป็นไดอะแกรมที่ชัดเจน เข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น Workflow การอนุมัติขอลางาน
4. ทดลองใช้ และปรับปรุง Workflow จนกว่าจะเข้าที่
ไม่มี Workflow ไหนที่จะสมบูรณ์แบบตั้งแต่ครั้งแรก ดังนั้นเมื่อได้ ไดอะแกรม Workflow คร่าว ๆ แล้ว ให้นำมาทดลองใช้จริงอย่างต่อเนื่อง จากนั้นดูปัญหาที่เกิดขึ้นว่าอยู่ที่ขั้นตอนไหน แล้วปรับปรุง Workflow จนกว่าจะเข้าที่
หรืออาจนำเทคโนโลยีอย่างระบบจัดเก็บเอกสาร เข้ามาช่วยจัดการไฟล์ต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบของ e-Document ก็จะช่วยให้ Workflow ของคุณเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยอาจต่อยอดไปถึงการออกแบบ Workflow สำหรับโครงการใหญ่ ๆ ที่จำเป็นต้องมีการประสานงานกับหลายแผนก
ตอบโจทย์ทุกส่วนงาน ติดตามได้ทุกขั้นตอน ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด ด้วยระบบ DMS จาก Ditto ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ส่งผลให้ Workflow ภายในองค์กรของคุณเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
