เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินหรือผ่านตา กับคำว่า Paperless กันมาบ้าง ซึ่งหมายถึง “การลดใช้กระดาษ” โดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทั้งอุตสาหกรรมและธุรกิจหลายประเภทเริ่มหันมาให้ความสนใจประเด็นนี้กันมากขึ้น
รวมถึง Ditto เองก็เช่นกัน เรามองว่า แนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรมีและปลูกฝังให้บุคลากรได้ด้วยยิ่งดี เพราะทุกองค์กรล้วนมีกระบวนการดำเนินงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก โดยรายงานจาก Clean Up Australia องค์กรอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมของออสเตรเลียบอกว่า แม้ปัจจุบันจะมีหลายธุรกิจดำเนินงานและสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังพบว่าพนักงานออฟฟิศมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ลองนึกภาพว่าถ้าคิดรวมทั้งองค์กรจะขนาดไหนกัน..
แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนเข้าสู่ Digital Tranformation ทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับวิธีการทำงาน จากเดิมที่เคยคุยกันต่อหน้าก็กลายเป็นการสื่อสารผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ทั้งวิดีโอคอล และส่งแชทข้อความ รวมถึงบางองค์กรเคยใช้เอกสารเป็นกระดาษทั้งหมด ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ควบคู่ไปด้วย เพื่อให้บุคลากรและกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ ทำงานได้แบบโฟลว์ ๆ ตัวอย่างเช่น การใช้
- e-Ticket/e-Brochure ในงานอีเวนต์
- e-Book ในการทำหนังสือ/คู่มือต่าง ๆ
- e-Tax Invoice ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
- e-Policy กรมธรรม์อิเล็กทรอนิกส์ในกลุ่มธุรกิจประกันภัย
- ระบบ e-Customs Paperless ของกรมศุลกากร เช่น e-Customs Payment (ระบบชำระภาษีอากร) หรือ e-Express (ระบบส่งของด่วน)
รวมถึงการทำฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์ที่ใช้กันทั่วบ้านทั่วเมือง (บอกเลยใครยังใช้กระดาษอยู่ อาจจะทำงานยากสักหน่อย) ซึ่งสิ่งเหล่านี้สอดคล้องกับรายงานเรื่อง ภาพรวมความต้องการกระดาษในปี 2020 ของ CEPI สมาคมยุโรปตัวแทนอุตสาหกรรมกระดาษ พบว่า “อัตราการผลิตกระดาษสำหรับพิมพ์กราฟิกลดลงมากกว่า 18% รวมถึงกระดาษหนังสือพิมพ์และกระดาษสำหรับพิมพ์ ลดลง 20.5% และ 18.4% ตามลำดับ” ยิ่งทำให้เห็นชัดขึ้นว่า Paperlessเป็นแนวคิดสำคัญในหลายองค์กรมากขึ้นเรื่อย ๆ
บทบาทสำคัญของ Paperless ที่มีต่อองค์กร
1. Paperless ช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากกระดาษ
ถือเป็นบทบาทที่ชัดเจนสุดจาก Paperless ช่วยลดต้นทุนทรัพยากร ตั้งแต่ค่ากระดาษ ค่าน้ำหมึกพิมพ์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าเมสเซนเจอร์ ค่าที่จัดเก็บ รวมถึงค่าทำลายกระดาษ หากคิดเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปี คงต้องใช้งบประมาณไม่ใช่น้อย ๆ
2. ลด Human Error ให้เหลือน้อยที่สุด
เชื่อว่าหลายองค์กรมีปัญหาที่เกิดจากเอกสารกระดาษอยู่บ่อยครั้ง เช่น สูญหาย ส่งเอกสารผิด ใช้เอกสารผิดฉบับ หรือแก้ไขจนลืมฉบับล่าสุด เป็นต้น ส่งผลกระทบให้บุคลากรต้องทำงานซ้ำซ้อน เกิดความสับสนในการใช้เอกสาร จนทำให้ส่งงานล่าช้า เกินกำหนดเดดไลน์ แต่การทำงานแบบ Paperless จะทำให้ทุกอย่างถูกเก็บอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานที่แม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาด และการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้เป็นเท่าตัว
3. ค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้เร็วขึ้น
การปรับรูปแบบองค์กรให้เป็น Paperless แล้วหันมาใช้ e-Document แทนเอกสารกระดาษแบบเดิม ๆ ส่งผลให้องค์กรต้องมีการนำ DMS ระบบจัดการเอกสารเข้ามาดูแลควบคู่กันไปด้วย ทำให้เอกสารทุกฉบับ ถูกเก็บรวมไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ระบบ Workflow ขององค์กร เป็นไปตามระเบียบแบบแผน เวลาที่ต้องใช้เอกสารก็แค่เข้ามาค้นหาที่ส่วนกลาง ไม่ต้องวิ่งวุ่นไปตามทีละแผนก หาทีละคนอีกต่อไป
อย่างที่กล่าวข้างต้นว่า เราให้ความสำคัญกับแนวคิด Paperless มาตลอด ทำให้ระบบ DMS จาก Ditto สามารถปรับเปลี่ยน Workflow ได้ตามความต้องการ และความเหมาะสมในแต่ละธุรกิจ ด้วยฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน อย่างเช่น
- การสร้างแบบฟอร์มเอกสาร จะใช้แบบสำเร็จรูป หรือสร้างขึ้นใหม่ก็ได้ โดยกำหนดข้อมูลตามที่ผู้ใช้งานต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารฝ่ายบัญชี, การเงิน, จัดซื้อ หรือ HR เป็นต้น
- กำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดชื่อผู้เกี่ยวข้องในเอกสารแต่ละฉบับ/โครงการได้ เพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย หรือป้องกันการถูกแก้ไขให้ผิดไปจากเดิม
- รองรับไฟล์ดิจิทัลได้หลายประเภท ทั้ง .doc .pdf .xls .ppt .jpg เป็นต้น ช่วยให้ระบบ Workflow สามารถทำงานร่วมกันได้หลายฝ่าย เช่น ฝ่ายอื่นส่งบิลเงินสดให้บัญชีเป็นไฟล์รูปภาพ (.jpg) แต่บัญชีสรุปข้อมูลให้ผู้บริหารเป็นไฟล์ Excel (.xls)
- เข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ เนื่องจากเอกสารจะถูกเก็บไว้ที่ระบบส่วนกลาง สามารถเข้าใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือ เพียงแค่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต ช่วยให้ระบบ Workflow ขององค์กร ทำงานได้สะดวกทั้งใน และนอกออฟฟิศ
สุดท้ายแล้ว..การปรับองค์กรเข้าสู่ Paperless ต้องได้รับความร่วมมือจากทั้งผู้บริหาร และบุคลากร ในการสังเกตขั้นตอนการทำงาน ที่สามารถตัดการใช้เอกสารกระดาษออกไปได้ หรือหากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยเข้าไปจัดการระบบ Workflow ทาง Ditto ยินดีให้คำปรึกษา และวางแนวทางการพัฒนาสู่ Paperless สำหรับองค์กรโดยเฉพาะ
อ้างอิง
nuttaputch.com, kooyonggroup.com.au, cepi.org, netbay.co.th
ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
