Smart office คืออะไร จะมาช่วยเปลี่ยนหน่วยงานราชการอย่างไร

ในปัจจุบัน บรรยากาศและรูปแบบการทำงานภายในองค์กร ถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากที่พนักงานจะตัดสินใจเลือกเข้าร่วมงานด้วย ยิ่งถ้าองค์กรไหนที่ให้อิสระในการทำงาน มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย พร้อมอำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน ถือเป็นองค์กรที่น่าสนใจในสายตาของพนักงาน โดยหนึ่งในรูปแบบองค์กรที่หลายคนใฝ่ฝันนั่นก็คือแนวคิด Smart Office โดยแนวคิดนี้สามารถปรับใช้กับองค์กรเอกชนได้มากมาย แต่ทางฝั่งหน่วยงานราชการเองก็มีการนำแนวคิด Smart Office มาใช้เช่นกัน ซึ่งแนวคิดนี้เป็นอย่างไร สามารถนำจุดไหนมาปรับใช้กับหน่วยงานราชการได้บ้าง วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

 

Smart office คืออะไร? มีลักษณะอย่างไรบ้าง?

Smart Office คือ รูปแบบออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ภายในการทำงาน หรือนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับปรุงรูปแบบการทำงาน ช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ลดขั้นตอนการทำงาน และเสริมความรวดเร็วในการทำงานยิ่งขึ้น ซึ่งปัจจัยหลักที่ทำให้เกิด Smart Office มี 3 ปัจจัย ดังนี้

 

1. People (พนักงาน และ คณะผู้บริหาร)

อย่างแรกคือพนักงานและคณะผู้บริหารในองค์กร ต้องมีความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงต่อเทคโนโลยี พฤติกรรม และรูปแบบการทำงานใหม่ๆ อย่างเช่น Mindset ของการทำงานที่อิงตามความนิยมในปัจจุบัน มีความยืดหยุ่นในการทำงาน

 

2. Place (สถานที่ทำงาน)

พื้นที่ภายในองค์กร จะต้องจัดผังภายในออฟฟิศให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงาน อย่างเช่น Hybrid Office หรือเป็นแบบ Co-Working Space

 

3. Technology (เครื่องมือที่ทันสมัย)

เทคโนโลยีและเครื่องมือในการทำงานถือเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศ เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานยิ่งขึ้น

 

ประโยชน์ของการปรับใช้ Smart Office ในองค์กร

 

1. การทำงานร่วมทีมได้ดี

เสริมสร้างการทำงานร่วมกันได้ดี ไม่ว่าจะเป็นภายในทีมหรือคนละแผนก สามารถแชร์ไอเดียร่วมกันผ่านไฟล์ดิจิตัลสร้างสรรค์ผลงานออกมาได้หลากหลายยิ่งขึ้น ด้วยการประชุมที่ง่าย สามารถประชุมออนไลน์ก็ได้

 

2. เพิ่มความ Productivity

การปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานที่ได้ผลดีที่สุด คือ การพัฒนา Productivity ให้เพิ่มมากขึ้น การลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่เกี่ยวข้อง และโฟกัสที่งานที่จำเป็นมากที่สุดแทน อีกทั้งช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้อีก เช่น การไม่ต้องเข้าออฟฟิศช่วยประหยัดเวลาเดินทางได้ หรือการส่งไฟล์เอกสารดิจิตัลแทนการส่งเอกสารกระดาษเป็นต้น

 

3. ใช้งานพื้นที่ภายในออฟฟิศได้อย่างมีประโยชน์มากที่สุด

การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน จะช่วยให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลการใช้งานจริงในพื้นที่บริเวณต่าง ๆ ของพนักงานได้ ช่วยให้ทราบว่าพื้นที่ไหนที่พนักงานนิยมใช้บ่อยที่สุด เพื่อที่ทางองค์กรจะได้ปรับปรุงพื้นที่ส่วนนั้นให้ดียิ่งขึ้น

 

4. ดึงดูดพนักงานใหม่และรักษาพนักงานเดิมเอาไว้

การที่องค์กรให้ความสำคัญและใส่ใจเรื่องของเทคโนโลยี พื้นที่การทำงาน เข้าใจความต้องการของพนักงาน รวมไปถึงพร้อมปรับปรุงรูปแบบการทำงานให้ดียิ่งขึ้น จะช่วยให้พนักงานเดิมรู้สึกว่าทางองค์กรใส่ใจพวกเขา และด้วยแนวคิด Smart Office ยังช่วยเพิ่มความน่าดึงดูดพนักงานใหม่ ๆ สนใจองค์กรยิ่งขึ้น

 

หน่วยงานราชการสามารถปรับใช้แนวคิด Smart Office ได้อย่างไร?

 

1. ระบบจองห้องประชุม Smart Meeting Room Booking System

การติดตั้งระบบจองห้องประชุมที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับปัญหาการจองห้องประชุมที่ทับซ้อน หรือห้องประชุมไม่ว่างใช้งาน และอาจทำให้พลาดโอกาสในเชิงธุรกิจได้ ดังนั้นการมีระบบจองห้องประชุมช่วยส่งเสริมทำให้อัตราการใช้ห้องประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถจองที่ไหนก็ได้ สามารถจองผ่านมือถือก็ได้เช่นกัน

 

2. ระบบจดจำใบหน้า

โดยปกติแล้วบริษัทเอกชนเดี๋ยวนี้ไม่ได้ใช้วิธีตอกบัตรเข้างานกันแล้ว แต่จะใช้วิธีสแกนนิ้ว หรือถ้าให้ทันสมัยยิ่งขึ้นคือใช้ระบบจดจำใบหน้าแทน เพื่อลดการสัมผัสวัตถุที่อาจก่อให้เกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ได้ และเพิ่มความรวดเร็วในขั้นตอนนี้ยิ่งขึ้น

 

3. การสร้างพื้นที่ส่วนกลางให้ทันสมัยยิ่งขึ้น

โดยส่วนใหญ่แล้วพื้นที่ภายในหน่วยงานราชการ จะเน้นรูปแบบโต๊ะทำงานและเก้าอี้ทำงานเป็นหลัก แต่ในส่วน Smart Office ของบริษัทเอกชน มักจะมีพื้นที่ส่วนกลางในการพบปะเพื่อน ๆ แผนกอื่น หรือพื้นที่ส่วนกลางนี้อาจใช้เพื่อประชุมเล็ก ๆ ก็ย่อมได้ หรือใช้เป็นพื้นที่พักผ่อนสำหรับพนักงานในหน่วยงานราชการก็ได้เช่นกัน

 

4. ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ

นอกจากเทคโนโลยีในออฟฟิศที่เตรียมให้พนักงาน หรือข้าราชการใช้แล้ว การมีระบบบันทึกผู้มาติดต่อสำหรับแขกผู้มาติดต่อ โดยทางหน่วยงานราชการสามารถใช้ระบบบันทึกผู้มาติดต่อเข้ามาบริหารจัดการแขกผู้มาติดต่อในการลงทะเบียนข้อมูลได้ อีกทั้งยังมีระบบที่ใช้ในการแจ้งเตือนพนักงานภายในเมื่อผู้มาติดต่อมาถึงแล้ว

 

5. สร้างระบบภายในองค์กร ด้วยโปรแกรมอัจฉริยะ

เนื่องจากในหน่วยงานราชการยังใช้รูปแบบการเก็บข้อมูลเอกสาร หรือแม้กระทั่งตู้เก็บเอกสาร ซึ่งนับว่าเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่ทำงานโดยใช่เหตุ เพราะฉะนั้นคุณควรมีระบบจัดการเอกสารภายในหน่วยงานราชการ เพื่อให้จัดเก็บเอกสารง่าย สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา แถมยังง่ายต่อการจัดการเอกสารจำนวนมากในหน่วยงานราชการ ลดปัญหาความผิดพลาด ตัดปัญหาเอกสารชำรุด-สูญหายและประหยัดเวลาในการค้นหาไฟล์เอกสารได้อย่างชัดเจน

 

ซึ่งระบบจัดการเอกสารที่พูดถึงนี้ ทาง Ditto เองก็มีบริการระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ให้กับหน่วยงานราชการได้นำไปใช้ ด้วยระบบจัดการเอกสารที่ได้มาตรฐาน มีระบบรักษาความปลอดภัยก่อนเข้าถึงข้อมูล สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต อีกทั้งการใช้ระบบจัดการเอกสารยังเป็นการเสริมสร้าง Smart Office ให้กับหน่วยงานราชการ และตรงกับการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของหน่วยงานราชการให้ทันสมัย และใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand