File Management คืออะไร ช่วยอำนวยความสะดวกได้อย่างไรบ้าง

 

ทุกวันนี้ เราทุกคนต้องเคยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการติดตามข่าวสาร การซื้อขายสินค้า การเข้าถึงข้อมูล หรือการเล่นสื่อโซเชียลมีเดีย ซึ่งบางคนได้นำเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในการจัดการการทำงาน เทคโนโลยีช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น และลดการผิดพลาดในการทำงานได้อย่างชัดเจน อีกทั้งทุกวันนี้ข้อมูลในแต่ละบริษัท หรือองค์กรมีจำนวนเยอะขึ้นทุกวันและอาจมีเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้น การจัดการไฟล์จึงเป็นสิ่งจำเป็นและเป็นแนวคิดที่หลายคนให้ความสนใจ ซึ่งความหมายของ File Management คืออะไร มีกี่ประเภท แล้วจะจัดการอย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

 

ทำความรู้จัก File Management คืออะไร?​

การจัดการไฟล์ หรือ File Management หมายถึง กระบวนการที่ใช้ในการจัดระเบียบและเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับการสร้างโครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บไฟล์และใช้อุปกรณ์เก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์ เช่น Harddisk เพื่อเก็บข้อมูล โดยการใช้ระบบการจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยลดความผิดพลาด ปรับปรุงการจัดระเบียบของไฟล์ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในองค์กรได้

 

โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดการไฟล์ หรือ File Managment คือ การจัดระเบียบของไฟล์ข้อมูลนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเสริมสร้างการจัดการ และปฏิบัติตามหลักการจัดการไฟล์ที่ดี ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและเรียกใช้ไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย แถมระบบที่ดียังช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ เช่น บางองค์กรใช้บริการเก็บข้อมูลในคลาวด์ (Cloud) เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาทรัพยากรเมื่อเราต้องการใช้งาน

 

การจัดการไฟล์ หรือ File Management มีส่วนประกอบอะไรบ้าง?

การจัดการไฟล์ในระบบปฏิบัติการ มี 3 ส่วนประกอบหลัก (Operating System: OS) ดังนี้

1. การจัดเก็บ (Storage)

เป็นขั้นตอนแรกที่จะนำไฟล์ไปเก็บรักษาบนคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือในคลาวด์

 

2. การจัดระเบียบ (Organization)

เป็นการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ให้เหมาะสมกับรูปแบบการใช้งาน

 

3. การป้องกัน (Protection)

ใช้ปกป้องไฟล์ข้อมูลจากความเสียหายหรือสูญหาย

 

เริ่มจัดการไฟล์ File Management ต้องเริ่มอย่างไร

 

1. วางแผนสร้างโฟลเดอร์

ก่อนจะการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในระบบปฏิบัติการ ควรคำนึงถึงรูปแบบการสร้างโฟลเดอร์เป็นอันดับแรก โดยใช้โฟลเดอร์หลักสำหรับเก็บเอกสารที่สำคัญทั้งหมด ทั้งนี้ควรสร้างโฟลเดอร์ย่อยและโฟลเดอร์ต่าง ๆ รวมอยู่ในที่ที่เดียว ซึ่งสามารถสร้างได้หมดไม่ว่าจะเป็นการใช้งานส่วนบุคคลหรือในรูปแบบองค์กร ถ้ามีการวางแผนที่ดีตอบโจทย์รูปแบบการทำงาน จะส่งผลให้การหาเอกสารที่สำคัญและการเก็บเอกสารสำรองเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

 

2. สร้างโฟลเดอร์หลักและโฟลเดอร์ย่อย

เริ่มต้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์หลักที่จำเป็นและโฟลเดอร์ย่อย โดยเริ่มต้นสร้างให้อ้างอิงจากแผนที่วางไว้ในขั้นตอนแรกที่จัดเก็บไฟล์ประเภทต่าง ๆ จากนั้นสร้างโฟลเดอร์หลักและโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละหมวดหมู่ที่กำหนดไว้

 

3. การตั้งชื่อโฟลเดอร์

หนึ่งในกลยุทธ์และเทคนิคการจัดการไฟล์ยอดนิยม คือ การใช้ชื่อไฟล์ที่ใช้รูปแบบเหมือนกันตามหลักการตั้งชื่อไฟล์ เพื่อความสะดวกในการค้นหาไฟล์ในอนาคต ถือว่าเป็นมาตรฐานสำหรับการสร้างไฟล์ ถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลเพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้ เช่น “2023-JUNE-15 แบบฟอร์มใบสมัคร” เป็นต้น

 

4. ใช้ Metadata

Metadata คือ ข้อมูลที่ใช้ในการอธิบายและบรรยายข้อมูลอื่น ๆ เช่น คุณสมบัติ คำอธิบาย หรือคำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลหรือเอกสารต่าง ๆ โดย Metadata ถือเป็นองค์ประกอบที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น คุณสามารถหาหรือระบุไฟล์นี้โดยใช้ข้อมูลใดก็ได้ที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้โดยเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในไฟล์ (คลิกขวา, คุณสมบัติ, รายละเอียด)

 

5. ติดตั้งระบบเพื่อให้การค้นหาเร็วขึ้น

เมื่อทำการสร้างและจัดการโฟลเดอร์ไฟล์เอกสาร พร้อมตั้งชื่อโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว เราสามารถติดตั้งระบบหรือโปรแกรมที่ช่วยในการจัดการ-ค้นหาไฟล์เอกสารของคุณ เช่น ระบบจัดการเอกสาร อบต.​และ อบจ. ของ Dittoเป็นระบบจัดการเอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว สามารถจำกัดการเข้าถึงเอกสารได้ ป้องกันข้อมูลสำคัญจากคนที่ไม่เกี่ยวข้อง ที่สำคัญคือ ไม่ต้องอยู่ที่สำนักงานก็สามารถเปิดหาไฟล์ได้ ช่วยให้การทำงานมีความต่อเนื่อง ไม่สะดุด

 

6. หาเวลาตรวจสอบโฟลเดอร์อยู่เป็นประจำ

File Managment ที่ดีนอกจากจะสร้างโฟลเดอร์แล้ว สิ่งที่ต้องทำเป็นประจำคือ การตรวจสอบโฟลเดอร์อยู่เป็นประจำ เพราะบางไฟล์เราอาจไม่ได้ใช้แล้ว หรือบางไฟล์ใช้อยู่เป็นประจำ แนะนำให้หมั่นอัปเดตไฟล์ ย้ายโฟลเดอร์ เพื่อให้การเรียกใช้งานง่ายยิ่งขึ้น และข้อมูลที่ใช้ประจำเป็นปัจจุบัน ลดความผิดพลาดจากการใช้ไฟล์ผิดพลาด

 

7. สำรองข้อมูลเป็นประจำ

เพราะเราไม่สามารถทราบได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของเรา ดังนั้นเราจำเป็นต้องสำรองข้อมูลเป็นประจำ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย แต่หากใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ระบบจะทำการสำรองข้อมูลเป็นประจำ หมดปัญหาข้อมูลสูญหาย หรือต้องวิ่งหาโปรแกรมสำรองให้เหนื่อย

 

สรุปแล้วการจัดการเอกสาร หรือ File Managment ที่ดีควรทำอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยจัดการจำนวนเอกสารที่มากมายให้เป็นระเบียบ สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น แต่ทั้งนี้ หากคุณมีระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. จาก Ditto ไว้ใช้งานในหน่วยงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการไฟล์เอกสารมากขึ้น ภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ได้มาตรฐานสากล สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของเจ้าหน้าที่ได้ตามความเหมาะสมได้ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand