ตอบข้อสงสัย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

 

ปัจจุบันเทคโนโลยีในประเทศไทย เริ่มพัฒนาและก้าวเข้าสู่สังคมดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกรรมออนไลน์ การจองคิวออนไลน์ก่อนเข้าไปใช้บริการในร้านอาหาร รวมถึงหน่วยงานราชการ ที่ประชาชนสามารถเข้าถึงข้อมูลสวัสดิการของรัฐบาลผ่านระบบอินเทอร์เน็ตเพียงแค่ไม่กี่นาที แต่ทั้งนี้ ถ้ามองในมุมหน่วยงานราชการ ส่วนใหญ่จะรู้จักแค่ระบบที่ให้บริการแก่ประชาชนเท่านั้น ยังมีระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ภายในหน่วยงานภาครัฐด้วย นั่นก็คือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ที่หลายคนอาจคุ้นเคยกับชื่อ แต่ยังไม่ทราบว่าบริการนี้คืออะไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว

 

ทำความรู้จัก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ?

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ ระบบที่เข้ามาช่วยจัดการด้านงานเอกสารสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ที่ช่วยจัดการงานบริการรับส่งหนังสือ จัดเก็บเอกสาร เกษียณหนังสือ รวมถึงลงนามในเอกสาร โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งไฟล์เอกสารเข้าระบบหนังสือเวียน ที่ต้องมีการลงนาม รับทราบผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารราชการในแต่ละระดับ พร้อมทั้งรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กัน ช่วยเสริมให้ระบบงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างชัดเจน

 

ทั้งนี้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่หน่วยงานราชการส่วนใหญ่เลือกใช้เพื่อแก้ปัญหา การจัดการงานเอกสารเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ที่กำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ส่วนงานราชการลดความซับซ้อนในการบริหารงานเอกสารด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบการให้ข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐให้ทันสมัย ตอบโจทย์ความต้องการของประชาชนยิ่งขึ้น ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ (Paperless) และประหยัดค่าใช้จ่ายในหน่วยงานราชการอีกด้วย

 

ข้อดีของการใช้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

• ประหยัดเวลา

การมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยประหยัดเวลาทั้งในส่วนของหน่วยงานรัฐ และประชาชน ในการติดต่องานราชการ ไม่ต้องเดินเอกสารเอง เพราะสามารถใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตประสานงาน นำส่ง และตรวจสอบสถานะเอกสารได้รวดเร็ว จะช่วยให้ประหยัดเวลา จัดการงานได้รวดเร็วกว่าปกติ

 

• ลดความซับซ้อนของงานเอกสาร

ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล ซึ่งมีความแม่นยำกว่าการใช้คนทำงาน โดยตัวระบบถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้รองรับการจัดการข้อมูลจำนวนมาก ๆ จึงตอบโจทย์การจัดการและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมหาศาล

 

• ใช้งานง่ายไม่ยุ่งยาก

ในการทำงานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทุกขั้นตอนล้วนออกแบบมาเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน ไม่ซับซ้อน สามารถรับส่งเอกสารได้ง่าย ใช้เวลาดำเนินงานเพียงไม่กี่นาที เอกสารจะได้รับการอนุมัติ และส่งเรื่องดำเนินการขั้นตอนต่อไปได้อย่างไม่ต้องเสี่ยงกับการตกหล่นของเอกสาร

 

• สามารถทำงานได้ทุกที่

ด้วยการทำงานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำให้ไม่ว่าคุณจะนั่งทำงานอยู่ที่ไหน ก็สามารถเข้าถึงระบบได้ตลอดเวลา และสามารถทำงานในรูปแบบออนไลน์ได้ตามใจคุณ ตอบโจทย์ยุคสมัยแบบ New Normal

 

• ประชาชนเข้าถึงได้

เพราะเป็นการบริการในรูปแบบออนไลน์ ทำให้ประชาชนและเจ้าหน้าที่หน่วยงานราชการทุกคนสามารถเข้าถึงระบบได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่คุณส่งหนังสือเข้ามาที่อีเมลกลางของหน่วยงานราชการหรือประสานงานผ่านเว็บไซต์ ก็ไม่ต้องเดินทางไปถึงสถานที่ราชการให้เสียเวลา รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเช่นกัน ส่งผลให้ประชาชนเกิดความพึงพอใจ ส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีในการบริการประชาชน

 

สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.​

ทั้งนี้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. นับเป็นระบบปฏิบัติการที่น่าเชื่อถือและมีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก และยังมีฟังก์ชันสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทำงานควบคู่กันอยู่ในระบบ โดยตัวระบบมีหลักการทำงาน ดังนี้

 

• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์: ทำหน้าที่สนับสนุนงานด้านสารบรรณทั้งหมด มีรูปแบบรับส่งเอกสาร บริหารการเดินหนังสือ การเกษียณหนังสือ และการลงนามรับทราบ – อนุมัติเอกสาร ด้วย Digital Signature ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานราชการ

• ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร: บริหารจัดการเอกสารภายในหน่วยงาน จัดเก็บ จัดระเบียบและสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภท มาพร้อมระบบควบคุมสิทธิ์ในการดู – เข้าถึงเอกสารตามลำดับขั้น

• ระบบจัดวาระการประชุม: ระบบที่ครอบคลุมการประชุมทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มสร้างเรื่องเพื่อเสนอผ่านระบบ การนำเรื่องมาจัดเข้าวาระการประชุม การบันทึกรายละเอียดผู้เข้าร่วมประชุม การเรียกดูวาระการประชุม การบันทึกมติในการประชุม เละการติดตามผลตามมติในที่ประชุม

 

จะเห็นได้ว่าในระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ก็มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กัน พร้อมเข้ามาช่วยบริหารจัดการการทำงานของเจ้าหน้าที่รัฐให้ทำงานได้ง่ายขึ้น สามารถเข้าตรวจสอบ ค้นหาเอกสารออนไลน์ ติดตามขั้นตอนการเดินหนังสือได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยตอบสนองความต้องการของประชาชนในด้านงานบริการ ช่วยสร้างบรรยากาศการประสานงานที่ดี ส่งเสริมภาพลักษณ์ให้กับหน่วยงานราชการนั้น ๆ พร้อมยกระดับการบริการให้ทันสมัย ตอบโจทย์พฤติกรรมของประชาชนที่เปลี่ยนแปลงไปตามเทคโนโลยี

 

 

ขอบคุณข้อมูลจาก

dga.or.th, etda.or.th

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand