ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. คืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ

 

“ระบบราชการ” หลายคนทราบดีว่ามีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน เนื่องจากกฎระเบียบของราชการ ที่มีขั้นตอนการดำเนินงานมากมาย ส่งผลให้งานล่าช้า หรือการออกหนังสือราชการที่ยังเป็นรูปแบบเอกสาร โดยเฉพาะหนังสือเวียนที่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นจำนวนมาก และให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทำการเซ็นเอกสารทุกฉบับ อีกทั้งหนังสือเวียนนี้ยังต้องใช้เจ้าหน้าที่เป็นผู้เดินเอกสาร

 

“จะดีกว่าไหม? หากไม่ต้องมาพิมพ์หนังสือราชการเป็นจำนวนมาก ไม่ต้องหาคนมาเดินหนังสือเวียน หรือแม้กระทั่งไม่ต้องมานั่งค้นหาเอกสารในแฟ้มงานตามชั้นวางให้เสียเวลา”

 

เจ้าหน้าที่ข้าราชการจะได้เอาเวลาไปบริการประชาชน วางแผนงบประมาณ จัดทำแผนงานพัฒนาพื้นที่ และใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเอกสารแทน และเมื่อไม่นานมานี้ได้มีการร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยอนุญาตให้นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการมากขึ้น ส่งเสริมการทำงานรูปแบบดิจิทัล และการให้บริการของภาครัฐที่ทันสมัย ลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว

 

โดย Ditto ผู้นำทางด้านเทคโนโลยีระบบจัดการเอกสาร DMS หรือ Document Management System เราเล็งเห็นปัญหาเอกสารในหน่วยงานรัฐ และเข้าใจกฎระเบียบของหนังสือข้าราชการอย่างดี เราจึงออกแบบระบบจัดการเอกสาร สำหรับ อบต. และ อบจ. โดยเฉพาะ เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ได้ใช้ระบบจัดการเอกสารที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย ไม่ว่าที่ไหนคุณก็จัดการเอกสารได้ แต่เรื่องนี้ยังถือเป็นเรื่องใหม่สำหรับหน่วยงานรัฐ หลายคนยังสงสัยว่าระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลและรายละเอียดมาให้คุณแล้ว

 

ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. คืออะไร?

 

หลายคนคงจำภาพระบบภายในหน่วยงานรัฐ การจัดการเอกสารของหน่วยงานรัฐที่มาในรูปแบบออฟไลน์ หรือแบบเอกสารกระดาษ การรื้อแฟ้มเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสารใหญ่ยักษ์ จะค้นหาเอกสารทีต้องใช้เวลาหาอยู่นาน หรือแม้กระทั่งเวลาที่ประชาชนต้องการติดต่องานเอกสาร ยื่นเรื่องต่าง ๆ กฎการเขียนหนังสือราชการ อีกทั้งการเข้าถึงฟอร์มหนังสือราชการหลายขั้นตอนและยากเกินไป รวมถึงต้องเตรียมบัตรประชาชนและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอีกมากมาย ทำให้ภาพลักษณ์ของระบบเอกสารหน่วยงานรัฐออกมาไม่ดี ดูยุ่งยากและไม่เป็นที่น่าพอใจ นอกจากนี้หนังสือหน่วยงานราชการมีหลากหลายประเภท และแต่ละประเภทการใช้งานก็แตกต่างกัน ซึ่งเป็นปัญหาสำหรับมือใหม่มาก ๆ โดยหนังสือราชการจำเป็นที่ใช้งานมี 6 ประเภทหลัก คือ

 

• หนังสือภายนอก
• หนังสือภายใน
• หนังสือประทับตรา
• หนังสือสั่งการ (คำ สั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ)
• หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์และข่าว)
• หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก) และหนังสืออื่น ๆ

 

จะเห็นได้ว่าประเภทหนังสือราชการมีมากมาย และแต่ละประเภทก็ใช้งานแตกต่างกัน เพราะฉะนั้นจะเห็นภาพพื้นที่สำหรับเก็บหนังสือราชการเหล่านี้ว่าเยอะมาก การจัดเอกสารที่อยู่เป็นแฟ้มใส่ในตู้เอกสาร ซึ่งส่งผลในการทำดัชนีที่ยุ่งยาก ดังนั้นจึงทำให้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. จะเข้ามาช่วยขจัดปัญหาเหล่านี้ ทั้งในเรื่องของการย่นระยะเวลาการค้นหา ช่วยให้ระบบการทำงานสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น และลดต้นทุนด้านอุปกรณ์และพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. กลายเป็นสิ่งจำเป็นทันที

 

ทั้งนี้ระบบการจัดการเอกสารหรือ DMS (Document Management System) คือ ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในลักษณะ Digital หรือที่เรียกกันง่าย ๆ คือ การเปลี่ยน “กระดาษ เข้าสู่ ระบบดิจิทัล” นั่นเอง ซึ่งระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. จะเข้ามาช่วยลดเวลาทำงานด้านเอกสารให้เร็วยิ่งขึ้น ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่าย ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถจัดการเอกสารผ่านระบบออนไลน์ได้

 

ระบบจัดการเอกสารสำหรับ อบต. และ อบจ. ของ Ditto เป็นอย่างไร

 

ระบบจัดการเอกสารสำหรับ อบต. และ อบจ. เป็นระบบปฏิบัติการที่น่าเชื่อถือและมีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก โดยมีหลักการทำงานของระบบ ดังนี้

 

• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ : ทำหน้าที่สนับสนุนงานด้านสารบรรณทั้งหมด มีรูปแบบรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหนังสือ (Web Service) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน TH e-GIF (ระเบียบสํานักนายกฯ)

• ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร : ช่วยในการบริหารจัดการเอกสารภายในหน่วยงานในการจัดเก็บ และสืบค้นเอกสารกระดาษที่สแกนเข้าสู่ระบบรวมถึงไฟล์ชนิดต่าง ๆ เช่น MS-Office PDF ภาพ เสียง และไฟล์อื่น ๆ พร้อมเครื่องมือที่ใช้ในการสืบค้น และเรียกดูเอกสารภายใต้การกำหนดสิทธิควบคุมการเข้าถึงเอกสารของแต่ละบุคคล

• ระบบจัดวาระการประชุม : สนับสนุนงานด้านการประชุมทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มสร้างเรื่องเพื่อเสนอผ่านระบบการนำเรื่องมาจัดเข้าวาระการประชุม การบันทึกรายละเอียดผู้เข้าร่วมประชุม การเรียกดูวาระการประชุม การบันทึกมติในการประชุม เละการติดตามผลตามมติในที่ประชุม

 

ประโยชน์ของการมีระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.

 

 

1. ค้นหาข้อมูลได้เร็ว หาเอกสารง่าย

เนื่องจากหน่วยงาน อบต.และ อบจ.มีเอกสารเป็นจำนวนมาก การเก็บข้อมูลในระบบจัดการเอกสารในรูปแบบ Digital จึงเป็นเรื่องที่ง่ายต่อการค้นหาเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกแม่นยำ และหมดปัญหาการเสียเวลาในการค้นหาเอกสารท่ามกลางกองกระดาษอันมหึมา

 

2. ช่วยจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ

คงเป็นเรื่องไม่ดีแน่ ถ้าหากเอกสารต่าง ๆ ของทางหน่วยงานราชการเกิดการสูญหาย จากการจัดเก็บรักษาเอกสารที่ไม่ดีพอ ซึ่งนำไปสู่ผลเสียในเรื่องของความน่าเชื่อถือในองค์กรภาครัฐได้ และแน่นอนว่าการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ มีระเบียบ เพื่อสะดวกในการเรียกใช้ข้อมูลภายหลัง หรือการจัดเก็บแบบเป็นลําดับขั้น สามารถจัดการระบบในการกำหนดทิศทางที่ซับซ้อนให้เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้นนั้น เป็นผลดีให้กับหน่วยงานราชการในการจัดการกับเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน

 

3. ความปลอดภัย จำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารชัดเจน

ความปลอดภัยถือเป็นเรื่องสำคัญมากสําหรับระบบการจัดการเอกสาร เมื่อมีการเข้าใช้งานจะต้องแน่ใจว่าได้รับความยินยอมในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสารเสียก่อน นั่นก็เพื่อความปลอดภัยของตัวเอกสารนั่นเอง

 

4. ประหยัดทรัพยากรกระดาษ ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสารภายในหน่วยงาน

อย่างที่เราทราบกันดีว่าในหน่วยงานมีทรัพยากรกระดาษเป็นจำนวนมาก เกิดการสิ้นเปลืองต่าง ๆ ที่เกินความจำเป็น ดังนั้นการจัดการเอกสารในลักษณะ Digital จึงเป็นรูปแบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้แล้ว ยังสามารถช่วยลดปริมาณการใช้ทรัพยากรกระดาษและอุปกรณ์สิ้นเปลืองที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

 

5. สามารถเซ็นเอกสาร หรือลงนามผ่านระบบออนไลน์

สร้างความสะดวกให้กับทุกหน่วยงานเหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการความรัดกุมและมั่นคงปลอดภัย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคล และเพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นเช่นเดียวกับกับการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษ ที่พร้อมนำมาใช้อ้างอิงตาม กฎหมายได้

 

6. ประชาชนติดต่องานข้าราชการได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

ช่วยในการติดต่อสื่อสารการประสานงานระหว่างบุคคล หน่วยงาน และประชาชน ในการให้บริการเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้โดยง่ายท่ามกลางยุคดิจิทัล อีกทั้งประหยัดการเดินทาง เวลา และค่าใช้จ่าย ช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับประชาชน พร้อมส่งเสริมภาพลักษณ์ของหน่วยงาน นอกจากนั้นไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสำคัญรั่วไหล เพราะระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. มีระบบรักษาความปลอดภัยในข้อมูลของประชาชน หรือข้อมูลราชการที่ได้มาตรฐานสากลสอดคล้องกับ PDPA (Personal Data Protection Act) หรือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

 

หากต้องการระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ของ Ditto ต้องทำอย่างไร?

เรามุ่งเน้นและให้ความสำคัญในเรื่องของการจัดการเอกสารให้เกิดการพัฒนาในการนำระบบดิจิทัลเข้ามาช่วยใช้ในการจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากสนใจข้อมูลเกี่ยวกับระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. หรือข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อสอบถามได้ทุกช่องทางของ Ditto

 

 

 

สอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand