ในปี 2023 นี้ เทรนด์ที่มาแรง ไม่ว่าธุรกิจไหน ทั้งหน่วยงานราชการและเอกชนต่างให้ความสำคัญอย่างมาก นั่นก็คือ “Data” เพราะ Data ถือเป็นจำนวนสถิติตัวเลขที่บ่งบอกอะไรได้หลายอย่าง เช่น ผลประกอบการทางธุรกิจ จำนวนผู้ใช้บริการของเรา และข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานขององค์กรคุณ ทำให้ทั้งหน่วยงานภาครัฐและเอกชนเริ่มให้ความสนใจเรื่องของ Data มากขึ้น เพราะสามารถนำข้อมูลนี้ไปวิเคราะห์และวางแผนการทำงานในอนาคตได้
แต่พอได้เรียนรู้เกี่ยวกับ “Data” ไปสักระยะหนึ่ง เชื่อว่าทุกคนคงเคยได้ยินคำว่า “Information” ควบคู่กันซึ่งหลายคนยังสับสนว่าระหว่าง 2 คำนี้ เหมือนหรือต่างกันอย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว ไปดูกันเลย
ทำความรู้จัก Data และ Information คืออะไร
Data หรือข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่ยังไม่ได้รับการจัดการ จัดรูปแบบ หรือผ่านกระบวนการจัดการข้อมูล ซึ่งข้อมูลเหล่านี้คือ ข้อมูลดิบ หรือที่เรียกว่า Raw Data โดยข้อมูลที่ว่านั้นมีหลากหลาย ทั้งข้อความ ตัวเลข ภาพ เอกสาร วิดีโอ และข้อมูลอื่น ๆ ทั้งนี้ ข้อมูลที่ได้มาจะเป็นข้อเท็จจริงทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการสังเกต การวัด ตัวเลขต่าง ๆ เช่น ชาย สีขาว หรือ 13 ซึ่งข้อมูลส่วนนี้เราไม่สามารถทราบได้เลยว่า ข้อมูลดิบดังกล่าวจะใช้สื่อในรูปแบบไหน หรือมีคำอธิบายเป็นอย่างไร จนกว่าจะผ่านขั้นตอนการจัดการข้อมูลก่อนนั่นเอง
Information หรือ สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการจัดการ การจัดเรียง การกลั่นกรอง การกำหนดรูปแบบของข้อมูล (Data) โดยจะเป็นชุดข้อมูลหรือที่เรียกว่า Data Collection ที่ประกอบรวมกับบริบท Context หรือผ่านการให้ความหมายมาเรียบร้อยแล้ว และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์ได้ โดย Information หรือ สารสนเทศ อาจถูกนำเสนอในรูปแบบของรายงาน สรุปผลข้อมูล เรียกง่าย ๆ ว่า สารสนเทศ คือ ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านกระบวนการจัดการข้อมูลแล้ว
ทั้งนี้ สรุปแล้ว ข้อมูล หรือ Data คือ ข้อเท็จจริงที่ได้มาแล้วยังไม่ได้จัดการข้อมูล ยังไม่ผ่านการประมวลผลหรือจัดกลุ่มข้อมูล ยังไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้ หากเปรียบเทียบแล้ว ข้อมูล ก็คือวัตถุดิบที่ยังไม่ผ่านการปรุงแต่ง
ส่วน สารสนเทศ หมายถึงข้อมูลที่ผ่านการจัดกลุ่ม การกลั่นกรอง และให้ความหมายของข้อมูลมาเรียบร้อยแล้ว สามารถนำไปใช้งานได้ ซึ่งในส่วนของสารสนเทศจะเหมือนวัตถุดิบที่ถูกปรุงแต่งเรียบร้อย พร้อมนำไปเสิร์ฟ
ความต่างระหว่าง Data และ Information มีอะไรบ้าง
สรุปแล้วจากการนิยามของข้อมูลและสารสนเทศ เราสามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้
-
ข้อมูล คือข้อเท็จจริงหรือตัวเลขดิบๆ ไม่ได้มีความหมาย ส่วนสารสนเทศ คือ ชุดข้อมูลที่ผ่านการจัดการ วิเคราะห์ข้อมูลเรียบร้อย และสามารถให้ความหมายของข้อมูล
-
ทั้งนี้หากไม่มีข้อมูล เราก็ไม่สามารถสร้างสารสนเทศขึ้นมาได้
-
ข้อมูลจะไม่มีความหมายในตัวเอง ต่างจากสารสนเทศที่มีความหมายอยู่ในตัวเสมอ
-
ข้อมูลเปรียบเหมือนสิ่งที่ป้อนเข้าไป เมื่อข้อมูลผ่านการกลั่นกรองแล้ว จะเรียกว่าผลลัพธ์ออกมา ซึ่งผลลัพธ์เหล่านี้อาจแสดงออกมาได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ตาราง กราฟแผนภูมิ รูปภาพ หรือบางครั้งเป็นรูปแบบของ Dashboard ได้เลย ซึ่งสิ่งเหล่านี้เรียกว่า สารสนเทศ นั่นเอง
ตัวอย่างความต่างของข้อมูลและสารสนเทศ
-
ข้อมูลตัวเลขที่เราได้รับมา อาจเป็น 0890000000 ซึ่งตัวเลขนี้อาจไม่รู้ว่าหมายถึงอะไร แต่หากมีการระบุหรือให้ความหมายของข้อมูลว่า เป็นเบอร์ติดต่อ ผู้อ่านข้อมูลจะเข้าใจทันทีว่านี้คือหมายเลขโทรศัพท์ ไม่ใช่จำนวนปริมาณ และเมื่อเราทราบว่านั้นคือเบอร์ติดต่อ เราจะเรียกข้อมูลเหล่านี้ สารสนเทศ
-
ข้อมูลในการเข้าชมเว็บไซต์ 50,000 ครั้ง เป็นข้อมูล แต่หากมีการแปลงข้อมูลเป็นกราฟจำนวนการเข้าชมเว็บไซต์ออกเป็นแต่ละวันหรือเดือน ก็จะเป็นสารสนเทศที่ทำให้เราเข้าใจว่าเทรนด์เข้าเว็บไซต์เป็นอย่างไรบ้าง
วิธีเปลี่ยน Data เป็น Information
1. จัดเก็บเฉพาะข้อมูลที่มีประโยชน์หรือจำเป็น
ทุกองค์กร หน่วยงานทั้งราชการและเอกชน สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลกันอย่างเต็มที่ แต่เชื่อว่าต้องมีปัญหาข้อมูลมหาศาล และไม่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว เพราะฉะนั้นจำเป็นต้องเลือกข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากที่สุด เพื่อลดภาระในการจัดการและทำความสะอาดข้อมูล ทั้งนี้เราต้องหาคำตอบก่อนว่าข้อมูลเหล่านี้ช่วยอะไร ข้อมูลที่ต้องการความเที่ยงตรงถูกต้อง หรือเป็นข้อมูลที่ต้องการความสมเหตุสมผล ทั้งนี้ ท้ายสุดเราจำเป็นต้องทำความสะอาดข้อมูล และวางแนวทางการจัดการข้อมูลให้ชัดเจน
2. ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล
ต้องใช้เครื่องมือในการจัดการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อแปลงข้อมูลดิบให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ๆ สามารถมองเห็น Insight ไม่ว่าจะเป็นรายงาน Report หรือแดชบอร์ดสรุปข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลกลายเป็นสารสนเทศพร้อมใช้ประโยชน์ โดยเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลมีหลายแบบให้เลือก เช่น BI ที่เป็นเครื่องมือช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ รวมถึงระบบ ERP ที่ใช้จัดการทรัพยากรในองค์กรในการดึงข้อมูล
3. แปลงข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมใช้งาน
แปลงข้อมูลดิบให้กลายเป็นสารสนเทศ และการจัดรูปแบบที่สามารถใช้นำเสนอหรือใช้เพื่อเป็นประโยชน์ได้ทันที เช่น การจัดทำรายงาน และสรุปในแดชบอร์ด ถ้าหากใช้เครื่องมือจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล เราสามารถกำหนดหน้าต่าง การแสดงผลข้อมูลเฉพาะที่ต้องการ
4. ใช้สารสนเทศในการวางแผนกลยุทธ์
ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองและเรียบเรียงออกมาเป็นสารสนเทศจะไม่มีประโยชน์เลย หากนำข้อมูลมาใช้ไม่ถูก หรือจัดวางสารสนเทศในจุดที่ไม่สามารถไปใช้ต่อได้ ทั้งนี้เราควรจัดวางสารสนเทศออกมาให้เข้าใจง่าย สามารถเผยแพร่ข้อมูลให้ใครได้ทราบข้อมูลสารสนเทศได้
5. ทบทวนและปรับปรุงสารสนเทศ
หลังจากใช้งานสารสนเทศในการวางแผนและตัดสินใจแล้ว อาจทบทวนอีกครั้งว่า เนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอสารสนเทศนั้น สามารถตอบคำถามหรือช่วยให้มองเห็น Insight ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ หากยังคลุมเครือในการทำความเข้าใจ ให้ทำการปรับปรุงในการนำเสนออีกครั้ง
ทั้งหมดนี้คือความหมาย ความต่าง และจุดเชื่อมโยงของ Data และ Information ซึ่งช่วงนี้ถือว่าเป็นเทรนด์ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในปีนี้ เพราะทุกวันนี้ข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ทั้งองค์กรราชการและเอกชน ด้วยเหตุนี้ Ditto จึงพัฒนาโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสารของ อบต. และ อบจ. ที่จะช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดในหน่วยงานราชการ เพื่อให้ข้าราชการจัดการข้อมูล และนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์ต่อหน่วยงานราชการ และเพื่อเสริมความสะดวกในการบริการให้แก่ประชาชนที่เข้าใช้บริการของหน่วยงานราชการต่อไป
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
