BPO คืออะไร ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงเลือกใช้บริการ Business Process Outsourcing จาก Ditto

 

Business Process Outsourcing (BPO) เป็นกลยุทธ์ที่ได้รับความสนใจอย่างมากจากองค์กรต่าง ๆ ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดต้นทุน เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นทรัพยากรไปที่ภารกิจหลักของตนเองได้อย่างเต็มที่ ด้วยแนวคิดที่ว่าด้วยการมอบหมายกระบวนการทำงานบางส่วนที่จำเป็น แต่ไม่ใช่หัวใจหลักของธุรกิจให้แก่ผู้เชี่ยวชาญภายนอก (Third-party) เข้ามาบริหารจัดการแทน ไม่ว่าจะเป็นงานด้านบัญชี การบริการลูกค้า (Call Center) งานทรัพยากรบุคคล (HR) หรือการจัดการเอกสารและข้อมูล ซึ่ง Ditto ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ จะมาอธิบายให้เข้าใจว่า BPO คืออะไร มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร และเหตุใดจึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน

BPO คืออะไร 

BPO หรือ Business Process Outsourcing จาก Ditto คือการมอบหมายกระบวนการธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดการเอกสารที่คุณไม่ถนัดให้ Ditto ดูแล โดยเราจะออกแบบระบบเพื่อตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรคุณให้ดีที่สุด ไม่ว่าตอนนี้บริษัทของคุณจัดอยู่ในประเภทใด ก็สามารถนำระบบจัดการเอกสารของ Ditto เข้าไปช่วยให้ภายในองค์กรทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น Invoice Processing System หรือระบบจัดการใบแจ้งหนี้ รวมถึง Bulk Scanning Service ที่ทางดิทโต้จะเข้ามาช่วยสนับสนุนองค์การคุณให้เข้าสู่การทำงานแบบ Paperless ซึ่งเราเข้าใจเป็นอย่างดีว่าภายในแผนกบัญชีนั้นมีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และมันจะดีขึ้นมากถ้าหากคุณให้ Ditto ได้ออกแบบ BPO ให้องค์กรของคุณ  

BPO มีกี่ประเภท

การแบ่งประเภทของ BPO สามารถแบ่งได้หลายวิธี เช่น แบ่งตามสถานที่ (Onshore, Nearshore, Offshore) หรือแบ่งตามลักษณะงาน (Back-office, Front-office) แต่หากแบ่งตามลักษณะการให้บริการ (Service-based) หรือตามสายงาน จะสามารถแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ที่ครอบคลุมการดำเนินงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์กร ดังนี้  

การบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) 

Supply Chain Management บริการนี้ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายสินค้าและบริการ เช่น

• การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) 
• การวางแผนอุปสงค์และอุปทาน (Demand and Supply Planning) 
• การจัดการคลังสินค้า (Inventory Management) 
• การขนส่งและโลจิสติกส์ (Logistics) 
• การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ (Order Fulfillment) 

ทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าถึงมือลูกค้าอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด 

การปฏิบัติการ (Operations) 

Operations คือกระบวนการหลักที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้าหรือบริการของธุรกิจนั้น ๆ เช่น

• การจัดการกระบวนการผลิต (Production Management) 
• การควบคุมคุณภาพ (Quality Assurance) 
• การวิเคราะห์ข้อมูลการดำเนินงานหรือการบำรุงรักษา (Operational or Maintenance Data Analysis) 

ซึ่งการ Outsource ในส่วนนี้จะช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มกำลังการผลิตหรือเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัยของผู้ให้บริการได้โดยไม่ต้องลงทุนเอง  

การบริหารงานสนับสนุนภายในองค์กร (Business Administration) 

Business Administration หรืองานหลังบ้าน (Back-office) ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานของทุกองค์กร ประกอบไปด้วยบริการต่าง ๆ เช่น 

• การบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resources) 
• การทำบัญชีและการเงิน (Finance and Accounting) 
• การบริการด้านไอที (IT Helpdesk Support) 
• การจัดการข้อมูลและเอกสาร (Data Entry and Document Processing) 

การบริการลูกค้า (Sales, Marketing and Customer Care) 

งานบริการลูกค้าเป็นงานหน้าบ้าน (Front-office) ที่ต้องติดต่อสื่อสารกับลูกค้าโดยตรง เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า รวมถึงการบริการศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า (Call Center) ทั้งขาเข้าและขาออก การสนับสนุนด้านเทคนิค (Technical Support) การขายผ่านทางโทรศัพท์ (Telesales) และการช่วยทำการตลาดดิจิทัล (Digital Marketing Support) ด้วยเช่นกัน

 

ข้อดีของ Business Process Outsourcing จาก Ditto

 

 

1. บริการ BPO ของ Ditto สามารถออกแบบระบบงานที่เหมาะ สร้างประสิทธิภาพและทำให้คุณมีเวลามากขึ้น

ไม่ว่าตอนนี้บริษัทของคุณจะทำธุรกิจเกี่ยวกับอะไร ก็สามารถพาองค์กรให้ก้าวหน้าในเรื่องนั้น ๆ ต่อไปอย่างไม่ต้องกังวลว่าเอกสารการทำงานภายในองค์กรจะเกิดปัญหา คุณจะมีความยืดหยุ่นในหน้าที่ของตัวเองได้มากยิ่งขึ้น เพราะการทำ BPO คือเปรียบเสมือนผู้เชี่ยวชาญทางด้านระบบจัดการเอกสารและระบบงานต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ระบบ DMS, ระบบ Workflow, Digital Signature, Invoice Processing System เป็นต้น พร้อมออกแบบระบบงานให้เหมาะกับองค์กรของคุณควบคู่ไปกับการสรรหาบุคลากรที่เชี่ยวชาญเพื่อช่วยบริหารจัดการในส่วนงานต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจัดสรรเวลา ในการทำงานที่คุณถนัดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

 

2. ทีม Business Process Outsourcing มีความเชี่ยวชาญในออกแบบทั้งระบบเอกชนและระบบราชการ

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ รวมไปถึงระบบราชการก็สามารถใช้บริการ Business Process Outsourcing จาก Ditto ให้ช่วยออกแบบระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรของคุณได้ 

 

3. ประสบการณ์ของทีม BPO ของ Ditto ช่วยออกแบบระบบจัดการเอกสารที่ซับซ้อนให้ง่ายขึ้น

แม้กระบวนการทำงานนั้นจะซับซ้อนมากเพียงใด Ditto สามารถช่วยปรับรูปแบบการทำงานภายในองค์กรของคุณให้ง่ายขึ้นได้ นอกจากนี้ Business Process Outsourcing จาก Ditto ช่วยลดต้นทุนการจ้างงานและลดต้นทุนด้านทรัพยากรภายในต่าง ๆ ที่อาจจะไม่เชี่ยวชาญเท่ากับ Outsourcing อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น องค์กรขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจำนวนมากและข้อมูลกระจัดกระจาย และต้องการแปลงเอกสารทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โซลูชั่นของ Ditto ก็ได้ถูกออกแบบให้เข้ามาช่วยในขั้นตอนนี้ ตั้งแต่การวางระบบ ออกแบบกระบวนการจัดการเอกสาร ไปจนถึงการสรรหา จัดเตรียมทรัพยากรและบริหารงานด้านสถานที่และการขนส่งแบบครบวงจร ช่วยให้องค์กรไม่ต้องเสียเวลาในการบริหารจัดการเอง และสามารถโฟกัสกับงานหลักได้อย่างเต็มที่

Business Process Outsourcing เหมาะกับใครบ้าง 

บริการ Business Process Outsourcing (BPO) จาก Ditto ไม่ได้จำกัดอยู่แค่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่เราออกแบบ Solution นี้ให้เหมาะกับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดการกระบวนการเอกสารและข้อมูล เพื่อให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับงานหลัก (Core Business) ของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นแบบไหน Ditto ก็พร้อมเข้าไปเป็นผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลในส่วนที่คุณไม่ถนัด 

• ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) ที่มีทรัพยากรจำกัด แต่อยากได้ระบบงานหลังบ้าน (Back-office) ที่มีประสิทธิภาพเทียบเท่าบริษัทใหญ่ Ditto ช่วยให้คุณเข้าถึงเทคโนโลยีอย่าง ระบบจัดการเอกสาร (DMS) หรือระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ (Invoice Processing System) ได้ในต้นทุนที่คุ้มค่า โดยไม่ต้องลงทุนสร้างทีมหรือซื้อระบบราคาแพงเอง 
• สตาร์ทอัพ (Startups) ที่ต้องการความคล่องตัวและต้องการวางรากฐานระบบการทำงานให้เป็นดิจิทัล (Paperless) ตั้งแต่เริ่มต้น BPO ของ Ditto สามารถเข้ามาช่วยออกแบบ Workflow Process และกระบวนการเอกสารให้มีประสิทธิภาพสูงสุด รองรับการเติบโตอย่างรวดเร็วโดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลามาสร้างระบบเองจากศูนย์
• องค์กรที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารและข้อมูลจำนวนมหาศาล เช่น บริการสแกนเอกสาร (Bulk Scanning Service) งานบัญชีที่ต้องจัดการใบแจ้งหนี้จำนวนมาก หรืองานที่ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ซับซ้อน ทีมผู้เชี่ยวชาญ BPO ของ Ditto พร้อมเข้ามาดูแลส่วนนี้ให้โดยเฉพาะ 
• ธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาด ในงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ (Repetitive Tasks) เช่น การคีย์ข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร หรือการจัดเก็บเอกสารเข้าสู่ระบบ การมอบหมายให้ BPO ของ Ditto ที่มีทั้งเทคโนโลยีและบุคลากรที่เชี่ยวชาญเข้ามาจัดการ จะช่วยเพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด และทำให้กระบวนการทำงานของคุณง่ายขึ้นทันที 
• บริษัทที่กำลังขยายกิจการหรือมีหลายสาขา ที่ต้องการสร้างมาตรฐานการทำงานและการจัดการเอกสารให้เป็นหนึ่งเดียวกัน BPO จะช่วยลดภาระในการบริหารจัดการงานสนับสนุน ทำให้การขยายตัวเป็นไปอย่างราบรื่น

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นภาคเอกชนหรือระบบราชการ หากกำลังมองหาโซลูชั่นที่จะเข้ามาช่วยออกแบบระบบการจัดการเอกสารและข้อมูลให้ง่ายขึ้น ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ BPO จาก Ditto คือคำตอบสำหรับคุณ 

 

สรุปบทความ

นี่เป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่การให้ Business Process Outsourcing ทำงานในเรื่องที่ถนัดนั้นเป็นข้อดียิ่งขึ้น อย่างเช่น บริษัท Ditto เป็นบริษัทที่ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับด้านการออกแบบ Solution ที่จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และลดค่าใช้จ่ายทั้งในเรื่องของการจ้างงานและทรัพยากรต่าง ๆ ให้กับองค์กรด้วย Software และเทคโนโลยีอันทันสมัย ที่ครบวงจร โดยมุ่งเน้นการให้บริการด้วยคุณภาพมาตรฐานระดับสากล ด้วยบุคลากรที่มีทักษะในการปฏิบัติงาน และมีประสบการณ์มาอย่างยาวนาน ถ้าคุณสนใจบริการนี้สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ บริการ BPO : Business Process Outsourcing หรือติดต่อสอบถามข้อมูลและขอคำแนะนำในการออกแบบระบบได้เลย

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto

📞 02-517-5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand 

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับการใช้ BPO มากที่สุด?

BPO เหมาะกับทุกขนาดของธุรกิจ ทั้งขนาดเล็ก กลางและใหญ่ โดยเฉพาะองค์กรที่มีงานซ้ำ ๆ ต้องใช้เวลามาก เช่น งานบริการลูกค้า การป้อนข้อมูลหรือการจัดการเอกสาร นอกจากนี้ ธุรกิจที่ต้องการขยายการดำเนินงานอย่างรวดเร็ว หรือมุ่งเน้นทรัพยากรไปที่การพัฒนาผลิตภัณฑ์หลัก (Core Business) ก็จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้บริการ BPO เช่นกัน 

BPO ช่วยลดต้นทุนการจ้างงานได้อย่างไร? 

ช่วยให้องค์กรลดต้นทุนคงที่จากการจ้างพนักงานประจำ เช่น เงินเดือน สวัสดิการและค่าอบรมพนักงาน เพราะผู้ให้บริการ BPO จะมีทีมงานที่พร้อมทำงานในแต่ละด้านอยู่แล้ว อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนโครงสร้างพื้นฐาน เช่น พื้นที่สำนักงาน อุปกรณ์ และระบบ IT ทำให้ธุรกิจสามารถบริหารงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

บริการ BPO เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้นหรือไม่? 

ไม่จำเป็น เพราะปัจจุบัน BPO ถูกออกแบบให้ยืดหยุ่นและสามารถปรับขนาดบริการได้ตามความต้องการของลูกค้า องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) ก็สามารถใช้บริการได้เช่นกัน เพราะช่วยลดภาระการบริหารจัดการงานที่ไม่ใช่หัวใจหลักของธุรกิจ และเพิ่มโอกาสในการเติบโตได้ 

BPO แตกต่างจาก Outsourcing ทั่วไปอย่างไร? 

แม้ทั้งสองแนวคิดจะเกี่ยวข้องกับการจ้างบุคคลภายนอก แต่ BPO (Business Process Outsourcing) จะครอบคลุมกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด เช่น การบริการลูกค้าทั้งระบบหรือการจัดการบัญชีครบวงจร ในขณะที่ Outsourcing ทั่วไป มักหมายถึงการจ้างงานเฉพาะส่วน เช่น จ้างฟรีแลนซ์ออกแบบเว็บไซต์หรือดูแลโซเชียลมีเดียเท่านั้น