หมดยุควุ่นวายในการหาเอกสาร จบปัญหารออนุมัติเอกสาร
ด้วย Workflow ระบบที่ช่วยลดขั้นตอนเอกสารที่ไม่จำเป็น
เคยคิดไหมว่า… เราต้องเสียเวลาแค่ไหนในการนั่งหาเอกสารในกองกระดาษ หรือ ค้นหาไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์นับร้อยเป็นเวลาเท่าไหร่? จากการสำรวจ Information Worker ของ IDC สถาบันวิจัยด้านการตลาดของสหรัฐฯ ระบุว่าพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชม./สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสาร ซึ่งบางองค์กรยังมองว่าเป็นปัญหาเล็กน้อย ทั้งที่จริง ๆ แล้วงานเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินงาน ทุกองค์กรควรมีระบบดูแลให้ครอบคลุมทั้งเอกสารรูปแบบกระดาษ และ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้มากขึ้นในปัจจุบัน
วันนี้เราจะพูดถึงปัญหาการจัดการเอกสาร 2 ประเด็นหลัก ที่เชื่อว่าหลายองค์กรต้องเคยเจอ แล้วเพราะเหตุใดถึงทำให้องค์กรยังต้องเจอปัญหาเหล่านี้ ไปดูกัน…
1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร
1.1. เมื่อใคร ๆ ก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เคลื่อนย้ายและเปลี่ยนที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้เอกสารสูญหาย ตกหล่น หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา
1.2. หลังการใช้งาน เอกสารไม่ถูกบันทึกหรือจัดเก็บทันที ส่งผลให้เอกสารสูญหาย หรือปะปนกับเอกสารอื่น ๆ
1.3. กรณีมี e-Document อยู่ในคอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้สำรองข้อมูล หากอุปกรณ์ชำรุดอาจทำให้เอกสารสูญหาย หรือถูกทำลายได้
1.4. บุคลากรขาดความรู้ในการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่ซับซ้อน หรือเข้าถึงยากเกินไป
2. ปัญหาการบริหารงานเอกสาร
2.1. การรอพิจารณา หรืออนุมัติจากผู้บริหารมากกว่า 1 คน ทำให้กระบวนการล่าช้า หรือตกหล่น ทำให้เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ
2.2. เมื่อผู้รับผิดชอบไม่ทราบสถานะหรือหลุดจากการติดตาม ทำให้กำหนดส่งงานต้องเลื่อนออกไป หรือเริ่มต้นใหม่
2.3. วิธีนำส่งเอกสารยุ่งยาก ต้องพร้อมทั้งอุปกรณ์ บุคลากร สถานที่ ทำให้ใช้เวลาเกินจำเป็น
2.4. ภายในแผนก หรือสายงานขององค์กร ขาดการวางแผนการดำเนินงาน ที่ชัดเจน ไม่มี Workflow ที่สามารถทำให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกันได้
2.5 เกิดความสับสนในการใช้เอกสารที่ไม่ได้ถูกปรับให้เป็นเวอร์ชั่นปัจจุบัน ทำให้เสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดในดำเนินงานภายในองค์กร หรืออาจจะส่งผลกระทบต่อเนื่องที่ยากเกินแก้ไขได้ทันท่วงที
หากคุณกำลังประสบกับปัญหาดังกล่าว เพียง 1 ประเด็น ถือเป็นสัญญาณเตือนว่าองค์กรคุณกำลังบกพร่องในระบบการจัดการเอกสาร ที่อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรคุณลดลง!
โดยปัจจุบัน ในยุคดิจิทัลที่องค์กรต้องยึดเรื่องความรวดเร็ว และ ความปลอดภัยเป็นหลัก ในขณะเดียวกันประสิทธิภาพของงานต้องดีขึ้น ทำให้เทคโนโลยี Document Management System หรือ DMS ระบบการจัดการเอกสาร แบบไร้กระดาษ เข้ามามีบทบาทเพื่อจัดการ e-Document ตั้งแต่การสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ จัดเก็บ ค้นหา ช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น ภายใต้ระบบความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานระดับสากล และที่สำคัญคือ สามารถควบคุมการบริหารงานเอกสารภายในองค์กรได้ตลอดเวลาด้วยระบบ Workflow ที่อยู่ใน DMS
การสร้างระบบ Workflow นอกจากจะทำให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยให้บุคลากรทุกคนภายในองค์กรทำงานได้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น หมดกังวลเรื่องปัญหาการจัดเก็บ และการบริหารเอกสาร แต่จะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างไร ไปดูกัน..
1. การสร้าง Workflow แบบ Low-Code ง่าย ๆ คือ ไม่ต้อง Coding หรือ ไม่มีความรู้เท่าโปรแกรมเมอร์ก็ทำได้ เพียงคลิกเมาส์ลากและวาง ออกแบบกระบวนการส่งเอกสารให้ชัดเจน เพื่อให้หัวหน้างานสามารถตรวจสอบ Flow ทั้งหมดของเอกสาร รวมถึงผู้เกี่ยวข้องได้รับรู้ว่าตนได้รับมอบหมายหน้าที่ใด และ อยู่ตำแหน่งไหนในกระบวนการทำงาน
2.ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานเอกสาร เพราะกระบวนการ Workflow จะคอยกำกับการทำงานให้เป็นตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ เอกสารของผู้เกี่ยวข้องถูกส่งต่อไปยังขั้นตอนต่อไปเพื่อรออนุมัติงานทันที ช่วยลดการผิดพลาด ตัดปัญหาการเสียเวลาในการนำส่งและรอรับเอกสาร ทำให้ไม่ให้มีการกองงานไว้ที่ใดที่หนึ่ง
3.ติดตามและอัปเดตสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ ทำให้มองเห็นปัญหา หรือขั้นตอนที่ติดขัดทันที เอื้อต่อการบริหารจัดการงานของผู้บริหาร ที่สำคัญสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ ช่วยให้เอกสารมีความปลอดภัย หมดกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล หรือสูญหาย เนื่องจาก Workflow จัดเก็บข้อมูลการดำเนินงาน ตรวจสอบได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร
4.วัดประสิทธิภาพการทำงานได้ชัดเจนขึ้น องค์กรสามารถนำผลลัพธ์อย่าง เวลาการทำงานต่อคน, ปริมาณงานในแผนก, ระยะเวลาของขั้นตอนทั้งหมด เป็นต้น มาตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เพื่อวางแผนเป็นการปรับ Workflow ในงานเอกสารต่อไป ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow ของ Ditto ไม่เพียงแค่ช่วยอำนวยความสะดวกในระหว่างการทำงาน แต่สามารถสนับสนุนกระบวนการดำเนินงานเอกสาร ให้สามารถค้นหา ตรวจสอบ ส่งต่อ รออนุมัติ แก้ไข ได้แบบครบวงจร ทำให้องค์กรสามารถลดขั้นตอนงานเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไป ส่วนบุคลากรก็มีเวลาเหลือที่จะพัฒนาตนเองและองค์กรให้เติบโตกว่าใคร!
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
