ข้อแตกต่างการจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลายครั้งที่เราพบว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตเป็นอย่างมาก โดยได้เข้ามาสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้คนมากขึ้น และยังช่วยทำให้เรื่องยากเป็นเรื่องง่ายได้อีกด้วย ซึ่งเทคโนโลยีไร้กระดาษ (Paperless) หรือที่รู้จักกันในนาม E-Document เป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ถูกนำมาใช้แทนเอกสารกระดาษ โดยใช้งานร่วมกับระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DMS (Document Management System) หรือ ECM (Enterprise Content Management) ที่มีบทบาทสำคัญในการช่วยพัฒนางานเอกสารและจัดการข้อมูลในองค์กรชั้นนำต่าง ๆ มากมาย

E-document ฟรี

ในวันนี้เราจะมาอธิบายถึงข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ว่าแท้จริงแล้วเทคโนโลยีมีอิทธิพลในโลกของการทำงานมากน้อยแค่ไหน? และมีข้อดีต่อองค์กรอย่างไรกันบ้าง?

e-document management system คือ

การจัดการเอกสารแบบเดิม

การจัดการเอกสารแบบเดิม คือ การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ที่ครอบคลุมไปถึง การจัดเก็บ การค้นหา และการกำจัด ที่มีกระดาษเป็นทรัพยากรหลัก โดยใช้พื้นที่ในการจัดการค่อนข้างมาก เนื่องจากต้องมีการแยกประเภทของกลุ่มเอกสารเพื่อความเป็นระเบียบ แล้วดำเนินการจัดเก็บเข้าแฟ้มในตู้หรือชั้นเอกสาร ส่งผลให้ต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการเป็นเวลานาน และบางครั้งเอกสารอาจจะชำรุดหรือสูญหายได้ ทำให้ปัญหาของการจัดการเอกสารแบบเดิมมักจะพบเห็นในองค์กรหรือธุรกิจขนาดปานกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ ด้วยปริมาณของเอกสารที่เพิ่มขึ้นอยู่ตลอดเวลา นำมาซึ่งการบริหารจัดการที่ยากเช่นเดียวกัน

เอกสารทางธุรกิจ ที่องค์กรต้องระวังไม่ให้สูญหาย

E-document

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เป็นการจัดการไฟล์ หรือไฟล์เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่รู้จักกันในนาม E-Document ซึ่งสามารถทำงานโดยการสร้างไฟล์ E-document โดยตรง หรือโดยการนำเข้าเอกสารด้วยการสแกนเอกสารกระดาษ เพื่อแปลงให้กลายเป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และใช้ระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS ในการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดขององค์กร ทำให้แต่ละไฟล์ถูกสร้างดัชนี (Index) ทำให้ง่ายต่อการค้นหา หลังจากนั้นไฟล์จะถูกจัดเก็บและจัดการตามที่ตั้งค่าไว้โดยอัตโนมัติ โดยมีข้อดีคือ

รองรับมาตรฐาน ISO/GDPR
มั่นใจได้ว่าเอกสารในระบบเป็นเวอร์ชันล่าสุดเสมอ
สร้างโอกาสในการทำงานได้ในทุกที่ทุกเวลา แค่เพียงมี Internet
ค้นหาเอกสารและข้อมูลได้ง่ายแค่ปลายนิ้วสัมผัส
สะดวกรวดเร็วทั้งการนำเข้า จัดเก็บ และค้นหา
ประหยัดค่าใช้จ่าย ทั้งอุปกรณ์สิ้นเปลือง และสถานที่จัดเก็บ
สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูน่าเชื่อถือ ด้วยระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐาน

E-document คืออะไร?

E-document ช่วยลดโลกร้อน อย่างไร?

ระบบ-E-document

ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเสริมในระบบการทำงานดังที่กล่าวมา ทำให้เห็นได้ถึงความแตกต่างของ การจัดการเอกสารแบบเดิมและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ว่าต่างกันอย่างไร โดยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบจัดการเอกสาร ทั้ง ECM หรือ DMS เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีเอกสารปริมาณมาก เพื่อให้การบริหารจัดการ ง่ายขึ้น เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การทำงานราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญที่ทางองค์กรควรใส่ใจมากเป็นพิเศษ