ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกภาคส่วน องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและแข่งขันกับคู่แข่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในแนวทางที่องค์กรหลายแห่งให้ความสำคัญคือการนำระบบบริหารงานอย่าง “Digital Workflow” เข้ามาปรับใช้ในองค์กร
Digital Workflow คืออะไร
Digital Workflow หรือ กระบวนการทำงานทางธุรกิจ คือ ระบบที่ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งเป็นหนึ่งในฟังก์ชันของระบบจัดการเอกสาร Document & Data Management Solutions หรือที่เรียกกันว่าระบบ DMS โดยกำหนดขั้นตอนการทำงาน ระยะเวลาดำเนินการ และผู้ที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน ระบบนี้ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และลดโอกาสเกิดความผิดพลาด
แนวทางการทำธุรกิจด้วย Digital Workflow
โดยการนำ Digital Workflow มาปรับใช้กับองค์กร มีแนวทางสำคัญอยู่ 3 ประการ ดังนี้
1. กำหนดเป้าหมายธุรกิจ
การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นสิ่งแรกที่องค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานสู่ระบบ Digital Workflow องค์กรจะต้องมีเป้าหมายในการทำธุรกิจว่าทำเพื่ออะไร มีแผนการอย่างไร ต้องใช้กระบวนการอะไร ภายใต้กรอบระยะเวลาเท่าไร และต้องการผลลัพธ์อย่างไร เพื่อให้บุคลากรมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน และสามารถดำเนินงานตามแผนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบเดิมสู่การทำงานรูปแบบใหม่ องค์กรจะต้องเลือกเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ที่สุดกับการทำงานภายในองค์กร โดยเทคโนโลยี Digital Workflow ที่โดดเด่นและได้รับความนิยมในการทำธุรกิจอย่างระบบ DMS ที่เปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการใช้เอกสารกระดาษสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ E-Document รวมไปถึงการใช้ระบบ BPO (Business Process Outsourcing) ที่ช่วยแปลงเอกสารทุกชนิดให้สามารถจัดเก็บได้ในรูปแบบดิจิทัล หรือที่เรียกว่า Digital Traformation ส่งผลให้องค์กรสามารถประหยัดพื้นที่และลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารและวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆ ตอบโจทย์แนวคิดธุรกิจยุคใหม่อย่าง Digitization ได้อย่างดีเยี่ยม
3. เตรียมความพร้อมให้กับบุคลากร
ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีหรือเครื่องมือใด ๆ เข้ามาใช้ในการทำงาน องค์กรควรให้ความสำคัญกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีเป้าหมายเพื่อให้บุคลากรมีความพร้อม และเปิดรับการทำงานรูปแบบใหม่ที่ต่างไปจากเดิม หากบุคลากรสามารถเรียนรู้การทำงานด้วยระบบ Digital Workflow ได้อย่างรวดเร็ว ก็จะช่วยให้การทำงานมีความราบรื่นและเป็นระบบมากขึ้น
ประโยชน์ของการทำ Digital Workflow
1. เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
การทำงานด้วย Digital Workflow ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดแผนการทำงานได้อย่างชัดเจน ลดความซับซ้อนและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เข้าสู่ระบบดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างเต็มตัว พร้อมเป็นผู้นำที่โดดเด่นกว่าคู่แข่งในสายธุรกิจเดียวกัน
2. ลดระยะเวลาในการทำงาน
Digital Workflow จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การส่งเอกสารกระดาษระหว่างแผนก หรือการส่งเอกสารระหว่างองค์กรที่อาจจะต้องใช้ระยะเวลาในการดำเนินงานหลายวัน หากปรับรูปแบบการทำงานให้เข้าสู่ระบบ Digital Workflow ด้วยการใช้ระบบ DMS ที่สามารถส่งไฟล์เอกสารดิจิทัลไปยังผู้รับได้ทันที การส่งเรื่องให้อนุมัติงาน อนุมัติโครงการ ที่ต้องมีการส่งเอกสารให้กับฝ่ายต่าง ๆ เป็นทอด ๆ รวมไปถึงการให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติโครงการหรือเซ็นเอกสารสำคัญ บางอาจทีต้องรอพบผู้บริหารที่อาจจะเข้าสำนักงานบ้างหรือไม่เข้าบ้าง ทำให้เสียเวลารอไปเปล่าประโยชน์ การใช้ระบบ DMS จึงช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน และสามารถใช้เวลาที่สูญเสียไปดำเนินงานสำคัญอื่น ๆ แทน
อ่านเพิ่มเติม: e-Signature คืออะไร ช่วยพัฒนาระบบหน่วยงานรัฐได้อย่างไรบ้าง?
3. เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน
ระบบ Digital Workflow ช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ บุคลากรในแผนกสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของงานหรือกระบวนการได้อย่างโปร่งใส เมื่อมีความคลาดเคลื่อนเกิดขึ้นก็สามารถทวนสอบเพื่อตอบคำถามและหาสาเหตุได้อย่างแม่นยำ
4. ลดต้นทุนในการดำเนินงาน
Digital Workflow ช่วยให้องค์กรลดต้นทุนในด้านต่าง ๆ เช่น ต้นทุนกระดาษ, ต้นทุนการพิมพ์, ต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร และต้นทุนการขนส่งเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถนำเงินทุนไปหมุนเวียนและนำไปพัฒนาด้านการดำเนินงานด้านอื่น ๆ ได้
5. ตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบัน
ในช่วงที่มีการระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กรต่างปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบ Hybrid Working ซึ่งการทำงานด้วยระบบ Digital Workflow ถือเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยให้บุคลากรมีความสะดวกในการทำงานจากระยะไกล และยังคงความเป็นระบบขั้นตอนได้อย่างราบรื่นไม่ต่างจากตอนทำงานในสำนักงาน ตอบโจทย์การทำงานในยุค Data Driven ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
6. ลดการใช้ทรัพยากรโดยสิ้นเปลือง
อย่างที่เราทราบกันดีว่าการนำระบบ Digital Workflow มาใช้ ช่วยส่งเสริมการทำงานด้วยระบบ Paperless หรือ การดำเนินงานเอกสารโดยไม่ต้องพึ่งกระดาษให้เป็นจริงได้ เนื่องจากหลายองค์กรต่างหันมาใช้เอกสารดิจิทัลแทนเอกสารกระดาษกันมากขึ้น เมื่อมีการใช้กระดาษในสำนักงานน้อยลง ก็จะส่งผลให้การตัดต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษน้อยลงไปเช่นกัน ถือว่าตอบโจทย์ทางธุรกิจในแง่ของการประหยัดต้นทุน ความสะดวกในการทำงาน และตอบโจทย์สังคมในด้านการอนุรักษ์ทรัพยากรได้อย่างยั่งยืน
7. ลดความเสี่ยงในการทำงานเอกสาร
จากระบบการทำงานที่ต้องผ่านขั้นตอนมากมาย ทำให้การทำงานเอกสารมีความเสี่ยงมากมายที่อาจเกิดขึ้น เช่น ความเสี่ยงที่เอกสารอาจจะสูญหาย หรือเกิดความเสียหายระหว่างการส่งไปมาระหว่างสาขา/แผนก หรือเอกสารตกหล่น ผู้บริหารอาจเปิดข้ามไม่ได้เซ็นอนุมัติรับทราบ ทำให้เสียเวลา อาจล่าช้าจนเกิดความเสียหายของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ และยังมีความเสี่ยงที่ข้อมูลลับอาจรั่วไหลระหว่างการขนส่ง/รอเซ็นอีกด้วย การนำระบบ Digital Workflow มาใช้แทนการใช้เอกสารกระดาษแบบเดิม จึงช่วยแก้ปัญหาในข้อนี้ได้เป็นอย่างดี
พัฒนาธุรกิจของคุณ ด้วยการสร้างระบบ Digital Workflow ที่แข็งแกร่ง
เพื่อให้ธุรกิจของคุณให้ก้าวทันตามยุคสมัย การทำงานด้วยระบบ Digital Workflow จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำคัญที่ช่วยให้องค์กรของคุณให้เติบโตและพร้อมเข้าสู่การแข่งขันทางธุรกิจ
Ditto (ดิทโต้) พร้อมสนับสนุนองค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ควบคู่ไปกับการส่งเสริมภาพลักษณ์องค์กรให้ดูทันสมัย และช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมไปพร้อมกัน ด้วยบริการด้านระบบ DMS ที่ได้มาตรฐาน ที่สามารถออกแบบโครงสร้างระบบ DMS ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ และมีบริการบริหารระบบธุรกิจ BPO ที่อำนวยความสะดวกในการแปลงเอกสารทุกชนิด ทุกขนาด ให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัยภายใต้มาตรฐานด้านความปลอดภัยในระดับสากล ด้วยทีมงานผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง ที่มีประสบการณ์สูง พร้อมให้คำแนะนำและบริการได้อย่างมืออาชีพ
สอบถามข้อมูลหรือขอคำปรึกษาเรื่องการจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรกับ Ditto พร้อมออกแบบระบบ DMS ให้สอดคล้องกับระบบการทำงานโดยเฉพาะองค์กรของคุณเท่านั้น ได้ที่ Line: @dittothailand หรือ โทร 0-2517-5555
ติดต่อสอบถามข้อมูลระบบจัดการเอกสาร เพิ่มเติม
📞 02-517-555
📱063 204 0321
Line ID: @dittothailand
