การทำ Digital Transformation ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เทคโนโลยีหรือนวัตกรรมล้ำสมัย ไม่ใช่ปัจจัยเดียวที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญ เพราะยังมีเรื่องของกลยุทธ์ เป้าหมาย และนโยบายภายในต่าง ๆ ที่ส่งผลให้การ Transformation ประสบความสำเร็จได้อย่างที่ควรจะเป็น
ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มทำความเปลี่ยนแปลงใด ๆ เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่า องค์ประกอบในการปรับเปลี่ยนโครงสร้างไหน จะทำให้การ Transformation เกิดปัญหาน้อยที่สุด วันนี้ Ditto มีคำตอบมาฝากครับ
องค์ประกอบหลักการปรับเปลี่ยนไปสู่ Digital Transformation
1. โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรต้องพร้อมรองรับเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้
ก่อนที่เราจะนำเอาเทคโนโลยีอะไรสักอย่างเข้ามาใช้งาน ผู้ประกอบการหรือผู้นำองค์กรต้องประเมินก่อนเสมอว่า นวัตกรรมเหล่านั้นมีความเข้ากันได้กับโครงสร้างพื้นฐานของตัวองค์กรหรือไม่ นี่ถือเป็นขั้นตอนแรกสุดของการทำ Digital Transformation ที่เราต้องคิดและพิจารณาให้ถี่ถ้วน เพราะถ้าหากเข้ากันไม่ได้แล้วเราฝืนใช้งานมากเกินไป ก็อาจจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง จนเกิดเป็นปัญหามากมายตามมาได้
วิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการจัดการเรื่องนี้เลยก็คือ การวางโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรใหม่ ให้มีขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม จนพร้อมรองรับเทคโนโลยีที่จะถูกนำมาใช้ได้อย่างลงตัว เช่น
-
หันมาใช้งานเอกสารดิจิทัลแทนกระดาษ ข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับการทำงานภายในองค์กรได้โดยตรง ทำให้ตัวองค์กรมีคุณสมบัติมากพอจะปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ได้มากขึ้น ถือเป็นการปรับเปลี่ยนโครงสร้างขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมและช่วยเพิ่มทางเลือกในการปรับตัวให้แก่องค์กร
-
ใช้งานระบบคลาวด์ในการจัดเก็บเอกสารหรือข้อมูลภายใน เทคโนโลยีคลาวด์ถือเป็นตัวช่วยชั้นดี ที่จะทำให้ตัวองค์กรมีโครงสร้างพื้นฐานที่ทันสมัย เหมาะสมกับยุคดิจิทัลมากยิ่งขึ้น เพราะจะช่วยให้องค์กรมีขั้นตอนการทำงานที่สะดวกรวดเร็ว ปลอดภัย และเข้าถึงข้อมูลภายในได้จากทุกที่ทุกเวลา ถือเป็นคุณสมบัติสำคัญที่ทุกองค์กรต้องมี หากต้องการนำเอาเทคโนโลยีอื่น ๆ เข้ามาใช้งาน
มีอีกหลากหลายวิธีที่เราจะสามารถนำมาใช้งาน เพื่อปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานของตัวองค์กร ให้พร้อมมากขึ้นกว่าเดิมแต่อย่าลืมว่า หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงนั้นก็คือ ความเหมาะสม ที่ผู้นำองค์กรต้องศึกษาและสำรวจให้ดีว่าสิ่งที่คุณนำมาใช้จะส่งผลดีมากกว่าผลเสีย พยายามติดตามความคืบหน้าอยู่เสมอว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นออกมาในทิศทางใด ถ้าคุณเห็นว่ามาถูกทางแล้วก็สามารถดำเนินการขั้นต่อไปได้ในทันที แต่ถ้ายังไม่ใช่ก็ควรทยอยปรับแก้ไขไปทีละส่วน เพราะขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสำคัญที่เราไม่ควรมองข้าม
2. กระบวนการทำงานทางธุรกิจที่พนักงานและลูกค้าเข้าถึงได้
เมื่อเรานำเอาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้งาน ผู้นำองค์กรต้องทำให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงาน จะต้องเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดี ลูกค้าหรือพนักงานจะสามารถเข้าถึงขั้นตอนการใช้งานต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายที่สุด เพราะเหตุผลที่เราทำ Digital Transformation คือการทำให้ธุรกิจหรือองค์กรสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นต่อไปในยุคดิจิทัล หากผลลัพธ์ที่ได้ตรงกันข้าม นั่นเท่ากับว่าเทคโนโลยีที่นำมาใช้ไม่เหมาะสมและไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจของคุณ
ด้วยเหตุนี้การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจล่วงหน้า จึงเป็นหนึ่งในขั้นตอนเตรียมความพร้อม ที่เราสามารถใช้ศึกษาเทคโนโลยีเพื่อหาผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นได้ มันช่วยให้เราได้รู้ว่ากระบวนการที่ถูกเปลี่ยนแปลงจะทำงานอย่างไร มีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรเกิดขึ้นบ้าง ซึ่งพอเราได้ข้อมูลที่มากเพียงพอ เราก็จะสามารถแก้ไขและวางแผนการทำงานใหม่ให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น หรือถ้าหากปัญหาอยู่ที่ตัวเทคโนโลยี เราก็จะมีเวลาในการหาเครื่องมือหรือตัวช่วยใหม่มาใช้ทดแทนได้อย่างทันท่วงที
3. สามารถยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้นกว่าเดิม
นอกจากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นภายในองค์กรแล้ว ขอบเขตของการให้บริการและความพึงพอใจของลูกค้าต้องดีขึ้นกว่าเดิมด้วย เพราะการทำ Digital Transformation ที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องสามารถยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้สูงขึ้นไปอีกระดับ ยิ่งคุณทำให้พวกเขาประทับใจมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณกำลังนำหน้าและก้าวไปไกลมากขึ้นเท่านั้น
แต่อย่าลืมว่าการใช้งานเทคโนโลยีต้องมีความเหมาะสมกับรูปแบบการให้บริการ หากต้องการเอาชนะใจลูกค้าหรือนำหน้าคู่แข่งทางธุรกิจ คุณจะต้องเตรียมความพร้อมและศึกษาขั้นตอนการทำงานแบบใหม่ให้ละเอียด พยายามหลีกเลี่ยงปัญหาและสร้างความยากลำบากให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ต้องมั่นใจให้ได้ว่าลูกค้าทุกคนจะได้รับประสบการณ์ที่ดีหลังจากองค์กร Transformation เพราะไม่อย่างนั้นแล้วคุณอาจจะต้องเสียทั้งเวลา ทรัพยากร และความน่าเชื่อถือไปอย่างเปล่าประโยชน์
4. วัฒนธรรมองค์กรที่ตอบโจทย์กับบุคลากร
อีกสิ่งหนึ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญเลยก็คือ วัฒนธรรมองค์กร ที่ต้องถูกปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมเมื่อเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่ถูกนำมาใช้ เพราะการที่ตัวพนักงานจะสามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้ (หลังจาก Transformation) พวกเขาจะต้องมีวัฒนธรรมการทำงานที่ตอบโจทย์พฤติกรรมและความเคยชินรูปแบบใหม่เสียก่อน ซึ่งผู้นำองค์กรควรทำการศึกษาและริเริ่มแนวคิดใหม่ ๆ นี้ด้วยตัวเอง มันจะแสดงให้เห็นว่าตัวคุณกำลังขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าด้วยความใส่ใจ ผู้นำองค์กรต้องเปิดกว้าง และพร้อมให้โอกาสพนักงานแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอยู่เสมอ เพราะคนที่ต้องอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรตลอดเวลาคือ พนักงาน ฉะนั้นเราต้องรับฟังและคอยสนับสนุนทุกอย่างเท่าที่จะทำได้
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าการปรับเปลี่ยนโครงสร้างภายในองค์กรให้เหมาะสมก่อนจะเริ่ม Transformation นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มันยังมีเรื่องของกลยุทธ์และโครงสร้างนโยบายต่าง ๆ ที่ล้วนแล้วแต่เป็นปัจจัยสำคัญที่เราไม่ควรมองข้าม
ด้วยเหตุนี้เอง Ditto จึงมุ่งเน้นพัฒนา ระบบจัดการเอกสาร (DMS) สำหรับองค์กรที่ต้องการทำ Digital Transformation ที่สามารถปรับรูปแบบการใช้งาน ได้ตามความเหมาะสมกับองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกิจขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ก็ตาม
ขอบคุณข้อมูลจาก
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
