การเปลี่ยนผ่านของยุคสมัย นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากมายในชีวิตประจำวันเรา แม้กระทั่งรูปแบบการทำงานภายในองค์กร ที่ต่างก็ค่อย ๆ ขยับพัฒนาไปตามสถานการณ์ และเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องและต่อเนื่องกับยุคสมัย รูปแบบการทำงานที่เหมาะสม จะช่วยให้องค์กรของคุณก้าวข้ามวิกฤติที่กำลังเผชิญไปได้อย่างง่ายดาย
วันนี้ Ditto จะมาแนะนำ e-Document ให้ทุกท่านได้รู้จักกันครับ ว่าทำไมการแปลงไฟล์เอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ถึงถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่จะพาทุกองค์กรผ่านพ้นวิกฤติการเปลี่ยนผ่านของยุคสมัยไปได้ ถ้าคุณพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ
ยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้กระบวนการทำงานต้องเปลี่ยนตาม
อย่างที่ทราบกันดีว่าในปัจจุบันนี้การทำงานด้วยเอกสารในรูปแบบกระดาษ เริ่มกลายเป็นสิ่งที่ล้าหลังและไม่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ระลอกใหม่ ที่บีบให้หลายองค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น Work From Home ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานบางอย่างลดลงอย่างช่วยไม่ได้ แต่ในทางตรงกันข้าม บางองค์กรก็อาจพบว่าประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรกลับไม่ได้ลดลงเลยแม้แต่น้อย ทั้งยังมีแนวโน้มว่าการทำงานที่บ้านจะส่งผลดีมากกว่าผลเสียด้วยซ้ำไป
ซึ่งไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม หากองค์กรคุณต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานไปจากเดิม นั่นเท่ากับว่าคุณจะไม่สามารถทำงานเอกสารด้วยกระดาษธรรมดาได้อีกต่อไป e-Document จึงเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำคัญ ที่จะมาเติมเต็มการเปลี่ยนแปลงนี้ให้สมบูรณ์และตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น
ปฏิวัติรูปแบบการทำงานด้วย e-Document
e-Document คือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบโจทย์การทำงานที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว ต้องการความเป็นระเบียบ และความปลอดภัยในการจัดเก็บที่มากกว่าเอกสารกระดาษธรรมดาทั่วไป ซึ่งรูปแบบการทำงานของมัน เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง เพราะเมื่อพนักงานทุกคนต้องแยกกันไปทำงานที่บ้าน เอกสารทั้งหมดจึงต้องถูกแปลงให้กลายเป็น e-Document เพื่อให้ทุกคนในองค์กรยังสามารถทำงานต่อได้ผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์สมาร์ตโฟน จากที่ไหนก็ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ นับเป็นอีกหนึ่งนวัตกรรมที่ช่วยส่งเสริมการทำงานให้เหมาะสมกับโลกดิจิทัลได้อย่างลงตัว
ทำไมต้องสร้าง e-Document กับมืออาชีพ
แม้ว่า e-Document จะเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของการทำงานในยุคสมัยใหม่ แต่หลายองค์กรกลับมองข้ามเรื่องสำคัญที่สุดอย่าง “กระบวนการนำเข้าข้อมูล” ที่ต้องทำอย่างถูกต้องตามขั้นตอนที่มีคุณภาพ เพราะการเปลี่ยนเอกสารให้มาอยู่ในรูปแบบของ e-Document นั้น ถือเป็นกระบวนการทำงานที่ต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบ และความเข้าใจในระดับมืออาชีพ มันไม่ใช่แค่การ Scan, Capture หรือ Upload ไฟล์ทั่วไปเท่านั้น สิ่งที่เรากำลังจะทำคือการเปลี่ยนสถานะเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับภายในองค์กรให้กลายเป็นระบบดิจิทัล กระบวนการที่จะทำงานตรงนี้ได้ ต้องมีความแม่นยำและความปลอดภัยสูง ข้อมูลที่ถูกถ่ายโอนจะต้องถูกจัดเก็บอย่างถูกต้อง โดยบุคลากรที่มีความสามารถและไว้ใจได้
การนำเข้าเอกสารที่ขาดมาตรการที่รัดกุมอาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่อไปนี้
-
เอกสารสูญหาย หากขั้นตอนการดำเนินการนำเข้าข้อมูลเกิดความผิดพลาดจนส่งผลให้เอกสารบางอย่างสูญหาย นั่นถือเป็นความผิดพลาดร้ายแรง ดังนั้นการจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ หรือคัดแยกข้อมูลไว้ตามลำดับความสำคัญ ก็เป็นสิ่งที่องค์กรต้องใส่ใจ จัดการให้เรียบร้อย กระบวนการนี้จะเป็นเหมือนการตรวจสอบไปในตัวว่า ส่วนงานของเรามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องจัดการ ต้องให้ความสำคัญกับหมวดหมู่ไหนเป็นพิเศษหรือไม่
-
เอกสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ หากในระหว่างที่นำเข้าเอกสารเกิดความผิดพลาด ทำให้เนื้อความของเอกสารขาดตกไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ มันอาจส่งผลให้การทำงานล่าช้าขึ้น จนอาจเกิดความผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อองค์กรได้ ทางแก้คือ อาจต้องไปตามหาเอกสารแผ่นนั้นเพื่อจัดการนำเข้าระบบใหม่ จนเสียเวลาเพิ่มขึ้นโดยใช่เหตุ ดังนั้นองค์กรจึงควรเลือกใช้เทคโนโลยีในการทำงานตรงนี้ให้ดี เลือกเทคโนโลยีที่วางใจได้ มีคุณภาพ มีมาตรฐานพร้อมรองรับ
-
ข้อมูลลับรั่วไหล สำหรับทุกองค์กรแล้ว ความปลอดภัยของข้อมูลภายในบริษัทเป็นเรื่องสำคัญ ไม่มีใครอยากให้ความลับภายในรั่วไหลเป็นแน่ แต่หากในระหว่างการนำเข้าข้อมูล เกิดความผิดพลาด จะด้วยเพราะความประมาทของบุคลากรหรืออะไรก็แล้วแต่ อาจส่งผลให้เกิดความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้กับองค์กร ดังนั้นเพื่อให้ขั้นตอนเหล่านี้ดำเนินไปได้โดยไม่มีอะไรผิดพลาด ผู้รับผิดชอบจึงต้องเป็นทีมงานมืออาชีพที่เชี่ยวชาญและไว้ใจได้ ทุกขั้นตอนการทำงานสามารถตรวจสอบได้ ติดตามงานได้ และที่สำคัญตัวองค์กรเองก็ต้องคอยประเมินผลการทำงานอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่เริ่มจนจบกระบวนการ
ด้วยเหตุนี้เอง Ditto จึงมุ่งเน้นการทำงานที่พร้อมใส่ใจทุกรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน เพื่อที่จะทำให้กระบวนการนำเข้าข้อมูลมีความสมบูรณ์แบบมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และมั่นใจได้ว่า ขั้นตอนการสร้าง e-Document ของ Ditto มีมาตรฐานนับตั้งแต่การสแกนหน้ากระดาษ ไปจนถึงขั้นตอนจัดเก็บข้อมูลเข้าในระบบ สามารถตรวจสอบได้ ประเมินผลได้ และที่สำคัญคือ Ditto ให้ความสำคัญในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลทุกระดับในองค์กรคุณ และพร้อมให้คำปรึกษา และช่วยจัดการแก้ไขปัญหาตลอดการให้บริการ
ดังนั้นหากคุณต้องการยกระดับองค์กรให้พร้อมรองรับการทำงานในทุกยุคสมัย และเป็นที่ยอมรับในระดับสากล การสร้าง e-Document อย่างมืออาชีพถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถก้าวผ่านความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ได้อย่างมั่นคง และสามารถเผชิญหน้ากับทุกวิกฤติที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
