5 ขั้นตอนเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ Digitization Process
การพัฒนาทางเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ ทำให้ชีวิตประจำวันของเราเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง เราคงนึกกันไม่ออกแล้วว่า ส่วนไหนของชีวิตที่ไม่มีเทคโนโลยีเข้ามาแทรกบ้าง เพราะว่าในการทำหน้าที่ต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันนั้นมักจะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ส่งผลให้มีความสะดวกสบายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
เช่นเดียวกันกับภาคธุรกิจที่มีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อสร้างระบบทำงานที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบการทำงานภายในองค์กร ไปจนถึงการเสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า จนเกิดเป็นคำที่เรามักจะได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ ในแวดวงธุรกิจนั้นก็คือการทำ Digital Transformation ยิ่งในช่วงที่เกิดการระบาดของ Covid-19 อย่างต่อเนื่องแบบนี้ ทุกองค์กรยิ่งเห็นความสำคัญของการปรับแผนการทำงานให้สอดคล้องกับยุค Digital มากขึ้นไปอีก
ดังนั้นหากองค์กรของคุณต้องการเริ่มวางแผนทำ Digital transformation ในช่วงนี้ คุณสามารถเริ่มได้จากการเปลี่ยนวิธีการทำงานองค์กรให้กลายเป็นรูปแบบ Digitization หรือการเปลี่ยนข้อมูลเอกสารในรูปแบบกระดาษและระบบการทำงานให้เข้าสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญของทุกองค์กรในยุคดิจิทัล วันนี้ Ditto จึงมีคำแนะนำดี ๆ สำหรับเจ้าของกิจการที่สนใจการทำ Digitization มาฝากกันในบทความนี้!
อยากเปลี่ยนองค์กรให้เข้าสู่การทำ Digitization ต้องทำอย่างไรบ้าง?
1. ตรวจสอบกระบวนการทำงานภายในองค์กร
ก่อนที่องค์กรจะลงทุนกับเครื่องมือต่าง ๆ ในการทำ Digitization ให้ลองนึกถึงกระบวนการทำงานในปัจจุบันขององค์กรว่ามีขั้นตอนไหนที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอหรือสามารถทำให้เร็วกว่านี้ด้วยเทคโนโลยีได้หรือไม่ หัวใจสำคัญคือเมื่อคุณเริ่มลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อทำ Digitization ให้กับองค์กร จุดประสงค์หลักคือการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร และลดต้นทุนขั้นตอนการดำเนินงาน
อย่างเช่น หากคุณพบว่า ปัญหาในแต่ละวันพนักงานต้องเสียเวลาอย่างมากไปกับการเคลียร์เอกสารต่าง ๆ บนโต๊ะทำงาน ค้นหาเอกสารกองโตที่อยู่กระจัดกระจายไปทั่ว และการจัดการเอกสารระหว่างแผนกที่ไม่มีประสิทธิภาพ ในเคสนี้คุณอาจจะต้องการระบบที่สามารถเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็น E-Document ด้วยระบบ Document Management System (DMS) เพื่อลดปัญหาเกี่ยวกับเอกสารของพนักงาน
เมื่อสามารถมองเห็นถึงปัญหาในขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรได้แล้ว คุณก็สามารถลงทุนไปกับเครื่องมือที่สามารถแก้ไขปัญหาให้องค์กรได้อย่างถูกจุด
2. หาข้อมูล และเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม
เมื่อรู้ถึงปัญหาของระบบการทำงานภายในองค์กรว่าควรจะเพิ่มหรือลดอะไรบ้าง ต่อมาก็เป็นขั้นตอนการเลือกเทคโนโลยีและระบบซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ซึ่งแต่ละซอฟต์แวร์ก็จะมีหน้าที่ที่แตกต่างกันออกไป เช่น
- Point of Sale System (POS) คือระบบขายหน้าร้านที่เราจะเห็นกันบ่อย ๆ แถวจุดแคชเชียร์เวลาเราซื้อของ ซึ่งดูเผิน ๆ แล้วอาจจะเหมือนเป็นแค่เครื่องคิดเงินธรรมดา แต่ระบบ POS สมัยใหม่ถูกพัฒนาให้สามารถตรวจสอบยอดขายและสินค้าในสต๊อกของร้านค้าได้แบบ Real-time รวมไปถึงบันทึกข้อมูลออร์เดอร์ได้อย่างละเอียด เพื่อลดขั้นการทำงานซ้ำซ้อนในขั้นตอนการขาย
- Document Management System (DMS) คือระบบจัดการเอกสาร ที่จะเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็น E-document ในรูปแบบไฟล์ชนิดต่าง ๆ เช่น JPG, PDF พร้อมทำการจัดเก็บอยู่ในระบบ ทำให้การสืบค้นง่ายขึ้น และยังช่วยสร้าง Workflow การทำงานเกี่ยวกับเอกสารที่มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และลดต้นทุนเอกสารองค์กรได้อย่างคุ้มค่า
สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มทำ Digitization อาจจะเริ่มจากการปรับ Operation ภายในให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นก่อนด้วยระบบ DMS
3. เลือกระบบที่เชื่อมต่อได้หลายอุปกรณ์ และมีการใช้งานที่ยืดหยุ่น
การทำงานในยุคดิจิทัลไม่ได้เกิดขึ้นแค่ในที่ทำงาน หรือคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว เพราะเทรนด์การ Work From Home กำลังมาแรง รวมถึงการพัฒนาของสมาร์ทโฟนที่ทำอะไรได้มากกว่าโทรเข้า โทรออก ดังนั้นเครื่องมือสำหรับการทำ Digitization ที่คุณเลือกจึงจำเป็นจะต้องมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน สามารถเชื่อมต่อเข้ากับหลากหลายอุปกรณ์ ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งนี้ยังควรคำนึงถึงความง่ายในการใช้งาน หรือ User-experience ซึ่งก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คนในองค์กรสามารถปรับตัวเข้ากับเครื่องมือเหล่านี้ได้เร็วขึ้น
4. มองหาผู้เชี่ยวชาญช่วยทำ Digitization
ในช่วงเริ่มต้นของการทำ Digitization อาจไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะคุณและพนักงานต่างต้องปรับตัวกับการทำงานรูปแบบใหม่ ถึงคุณจะมีความรู้ในเรื่องซอฟต์แวร์อย่างครบถ้วน แต่การฝึกฝนทีมงานให้ใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้จนชำนาญ จำเป็นต้องใช้เวลาไม่ใช่น้อย และยังไม่รวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินการ ดังนั้นหากต้องการเลือกใช้บริการซอฟต์แวร์จากที่ไหน ก็ควรมองหาบริษัทที่มีบริการให้คำปรึกษาได้อย่างตรงประเด็น พร้อมมีทีมงานที่คอยช่วยเหลือตลอดเวลา ก็จะทำให้การ Digitization ขององค์กรมีความราบรื่นมากยิ่งขึ้น
5. อย่าลืม! รับ Feedback จากคนในองค์กรตลอดเวลา
มาถึงขั้นตอนสุดท้ายหากคุณเลือกระบบซอฟต์แวร์ได้แล้ว รวมถึงเริ่มทดลองใช้มาสักระยะหนึ่ง อย่าลืมถาม Feedback จากผู้ใช้งานจริง ที่เป็นพนักงานแต่ละแผนก ซึ่งต้องทำความเข้าใจว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะสามารถปรับตัวกับระบบการทำงานจากรูปแบบเดิมเป็น Digital ได้ทันที คุณจึงต้องคอยหมั่นตรวจสอบถึงความราบรื่นในการใช้งาน และคอยวัดผลว่าซอฟต์แวร์นั้น ๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนให้องค์กรได้จริงหรือไม่
ไม่ว่าจะมากหรือน้อย การทำ Digitization ให้กับองค์กรถือว่าเป็นทางเลือกที่จะทำให้เกิดประโยชน์ในอนาคตอย่างแน่นอน ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัลหากไม่เริ่มประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำงานตั้งแต่ตอนนี้ นับว่ามีโอกาสที่จะทำให้วิ่งตามคู่แข่งไม่ทันก็เป็นได้
สนใจปรึกษาการทำ Digitization ให้องค์กรด้วยระบบ DMS
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02 – 517 – 5555
https://dittothailand.com/contact-us/
