“ธุรกิจไร้กระดาษ” สร้างได้อย่างไร ทำไมทุกองค์กรถึงสนใจ?

ปัจจุบันมีหลายกิจกรรมในการดำเนินชีวิตประจำวัน กำลังถูกขับเคลื่อนภายใต้การพัฒนาของเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถติดต่อหรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งมีหลายองค์กรหันมาใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษกระดาษมากขึ้น เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์สแกน ฯลฯ

ทำไม “ธุรกิจไร้กระดาษ” ถึงเป็นเป้าหมาย ขององค์กรยุคใหม่?

จากผลการสำรวจของ ABBYY พบว่า “พนักงานบริษัทกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า” และยังต้องเผชิญกับปัญหาข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุนสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด หลายองค์กรเล็งเห็นช่องโหว่ตรงนี้ จึงหันมาให้ความสำคัญ ในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และวางเป้าหมายพัฒนาระบบการทำงานให้กลายเป็น “ธุรกิจไร้กระดาษ” หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อของ Paperless

แต่อย่างไรก็ตามสำหรับบางธุรกิจ ยังคงคิดว่าการเปลี่ยนสู่การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรืออาจจะยังสับสนว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน ถึงจะประสบความสำเร็จได้ วันนี้ Ditto จึงรวบรวมวิธีในการสร้างธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อเป็นแนวทางให้กับเจ้าของธุรกิจทุกท่าน ได้ในนำไปปรับใช้ในองค์กร

เอกสารกระดาษ

4 ขั้นตอนพื้นฐาน สร้างธุรกิจไร้กระดาษ

1. เลือกกระบวนการที่สามารถใช้ e-Document ได้

สำหรับการเริ่มต้น ควรมองภาพรวมของทุกฝ่ายภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น HR, บัญชี, การตลาด, การขาย หรือแผนกอื่น ๆ แล้วสำรวจจุดที่มักเกิดปัญหาในงานเอกสารอยู่บ่อยครั้ง หลังจากวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด จึงค่อยลงรายละเอียดว่า ข้อมูลชนิดใดสามารถเปลี่ยนรูปแบบจากการพิมพ์เอกสาร เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์ดิจิทัลได้บ้าง ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็น e-Tax Invoice หรือเปลี่ยนใบลงทะเบียน ใบกรอกข้อมูลเป็น e-Form เป็นต้น

2. ใช้ระบบซอฟต์แวร์เก็บข้อมูลส่วนกลาง

หลังจากทำความเข้าใจว่าเอกสารของฝ่ายใดต้องถูกปรับเปลี่ยนบ้างแล้วนั้น สิ่งสำคัญต่อมาที่ขาดไม่ได้เพื่อให้การใช้งาน e-Document สมบูรณ์ ก็คือแหล่งจัดเก็บ เพราะข้อมูลประเภทนี้ไม่สามารถเก็บไว้ในตู้และแฟ้มเอกสารได้เหมือนเดิม ทางองค์กรจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีอย่าง ระบบจัดการเอกสาร ( Document Management System : DMS) เพื่อเข้ามาอำนวยความสะดวกให้บุคลากร ในการจัดเก็บ เรียกใช้ และค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ

3. เพิ่มแรงจูงใจการใช้ระบบจัดการเอกสารให้บุคลากร

เพราะช่วงแรกของการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้บุคลากรบางคนเกิดข้อสงสัย หรือปรับพฤติกรรมการใช้งานระบบ DMS ไม่ทัน เพราะฉะนั้นองค์กรควรค่อย ๆ ปรับรูปแบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปทีละฝ่าย โดยทุกครั้งที่มีการปรับ ทางทีมบริหารจะต้องแจ้งล่วงหน้า และจัดฝึกอบรมวิธีใช้ระบบให้คนในองค์กรอย่างทั่วถึง เพื่อสื่อสารให้บุคลากรเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิม และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบใหม่

3. กำจัดอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่จำเป็น

ในขณะที่องค์กรกำลังเปลี่ยนผ่านไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าคุณจะยังมีอุปกรณ์สำหรับเอกสารกระดาษ วางเรียงรายอยู่ภายในสำนักงาน ถึงแม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่ได้ส่งผลกระทบอะไรมากนัก แต่คงจะดีกว่าถ้าองค์กรนำอุปกรณ์ที่เลิกใช้งานแล้วไปก่อให้เกิดประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นการขาย บริจาค หรือส่งต่อให้กับองค์กรที่ยังจำเป็นต้องใช้สิ่งเหล่านี้ หรือแม้แต่เอกสารกระดาษที่นำเข้าระบบแล้ว ก็จำเป็นต้องทำลายอย่างถูกวิธี เพื่อรักษาข้อมูลของบริษัทไม่ให้เกิดการรั่วไหลโดยไม่จำเป็น

จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 ขั้นตอนพื้นฐาน สู่ธุรกิจไร้กระดาษ ดังกล่าวข้างต้น เป็นวิธีไม่ยุ่งยาก แต่เน้นการพัฒนาแบบค่อยเป็นค่อยไป เพราะปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในองค์กร คือ ให้เวลาบุคลากรได้ปรับตัว แล้วองค์กรจะเติบโตอย่างมั่นคง เมื่อเปลี่ยนแปลงได้สมบูรณ์แล้ว ประโยชน์ที่ตามมาอาจเกินกว่าที่คุณคิดไว้

หากเจ้าของธุรกิจท่านใด อยากหันมาทำงานในรูปแบบ Paperless เราพร้อมบริการ ในเรื่องของการสแกนและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับทุกขั้นตอน ของทุกธุรกิจ

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand