จากบทวิเคราะห์ของ Harvard Business Review พบว่าในปี 2022 มีหลายเทรนด์ที่จะเข้ามามีบทบาทในองค์กรทั่วโลก โดยระบุว่าเราจะยังคงอยู่กับการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid work) ระหว่าง Offline และ Online แบบนี้ไปเรื่อย ๆ ซึ่งจะส่งผลให้องค์กรเกิดความผันผวนมากขึ้น ทั้งสถานที่ทำงาน, จำนวนคน, อุปกรณ์การทำงาน, ระยะเวลา รวมถึงกระบวนการทำงานก็ควรปรับให้เข้ากับโลกที่กำลังถูกเปลี่ยนแปลงด้วยเทคโนโลยี วันนี้ Ditto ขอสรุปเป็น 5 แนวคิดหลักที่มีโอกาสเกิดขึ้นในการทำงานขององค์กรปี 2022 นี้แน่นอน
5 แนวคิดการทำงาน ปี 2022
1. ความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถของบุคลากรคือสิ่งสำคัญที่สุด
การสร้างทักษะใหม่หรือพัฒนาทักษะเดิม ที่พนักงานมีความเคยชินจนสามารถทำได้อย่างถนัดอยู่แล้วให้ดีขึ้นไปอีกระดับ จะช่วยให้ผลลัพธ์ของงานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้นและสร้างผลกำไรได้ในอนาคต เพราะฉะนั้นผู้นำองค์กรควรหาโอกาสที่จะให้ความรู้และสนับสนุนบุคลากรอย่างเต็มที่ในด้านนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ในประเทศสิงคโปร์มีโครงการพัฒนาทักษะแรงงานเพื่อช่วยให้บุคลากรระดับกลางได้เรียนรู้สิ่งใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน ตั้งแต่ทักษะสำคัญ เช่น วิธีการแก้ปัญหา การศึกษาข้อมูลเชิงลึกแล้วนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กร รวมไปถึง Soft Skill อย่างทักษะการประสานงาน การสื่อสาร และการทำงานร่วมกับคนอื่น
2. ความล่าช้าคือหลุมพรางสู่ความผิดพลาด
ในปัจจุบัน มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ ถูกพัฒนาเพิ่มขึ้นแทบทุกวัน ดังนั้นถ้าคุณอยากเป็นผู้นำในอุตสาหกรรมของตนเอง การทำงานภายในองค์กรจะต้องรวดเร็ว ลื่นไหล และมีระบบจัดการชัดเจน โดยสามารถเริ่มต้นจากวิธีปรับกระบวนการมอบหมายงานที่ควรช่วยให้บุคลากรเข้าถึงงานเอกสารได้รวดเร็วและได้รับข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง ยิ่งเป็นการทำงานระยะไกลแบบ Online อาจมีบุคลากรบางท่านไม่ถนัดใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมสื่อสาร จะยิ่งทำให้การดำเนินงานล่าช้าขึ้น ส่งผลกระทบงานเสร็จไม่ทันเวลา หรือเกิดความผิดพลาดในผลลัพธ์ของงาน ด้วยเหตุนี้ ทำให้หลายองค์กรเริ่มหันมาลงทุนใน Digital Technology มากขึ้น เพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานยังคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพภาพในยุคของ Digital Tranformation
3. เทคโนโลยีคือกุญแจสู่ความสำเร็จ
อย่างที่บอกข้างต้นว่าองค์กรทั่วโลก พยายามปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Hybrid work และแน่นอนว่าการที่บุคลากรต้องสลับสถานที่ทำงานอยู่บ่อยครั้ง อาจเป็นช่องโหว่ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ทุกเมื่อ เพราะฉะนั้นวิธีบริหารจัดการกระบวนการทำงานและข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรใส่ใจพัฒนา ด้วยการนำเอาเทคโนโลยีหรือระบบการทำงานใหม่ ๆ มาประยุกต์ใช้ เช่น การใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ในการสื่อสาร หรือใช้โปรแกรมเฉพาะทางมาประยุกต์ใช้เพื่อการส่งต่อ จัดเก็บข้อมูล ซึ่งสิ่งเหล่านี้ก็จะสามารถยกระดับองค์กรให้ระบบการทำงานงานมีประสิทธิภาพได้แม้ต้องทำงานระยะไกล
4. การปรับตัวคือคุณสมบัติที่ขาดไม่ได้
เป็นเรื่องปกติของทุกองค์กร ที่ต้องอยู่ร่วมกันกับหน่วยงานอีกมากมายในสังคม ต้องพบเจอกับสถานการณ์ที่เหนือการคาดหมายอยู่บ่อยครั้ง การเตรียมรับมืออุปสรรคหรือการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ จึงเป็นทักษะที่ผู้นำและบุคลากรควรมี ไม่ว่าจะในเรื่องวิธีการทำงานที่จำเป็นต้องปรับตามกระแส Digitization เริ่มมีการนำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างพวกไฟล์ดิจิทัล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งาน หรือการพัฒนาสินค้า/บริการให้เข้ากับยุคสมัยได้อย่างไม่หยุดนิ่ง เพื่อเพิ่มความแข็งแรงของฐานองค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคงและเอาตัวรอดได้ไม่ว่าจะอยู่ในวิกฤตใดก็ตาม
5. ลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารและบุคลากรให้เข้าถึงกันง่ายขึ้น
เพราะระบบการทำงานที่กำลังเปลี่ยนเข้าสู่ Hybrid Work ส่งผลให้ลดการพบปะ-เผชิญหน้า ระหว่างบุคลากรในองค์กรไปโดยปริยาย แต่นั่นไม่ได้หมายถึงต้องลดความถี่ในการติดต่องานลงไปด้วย เพราะปัจจุบันมีเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติสำหรับ Human Resource Management เข้าไปช่วยกระชับกระบวนการทำงานไม่ให้ซ้ำซ้อนและเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อระยะไกล เช่น การกำหนดไทม์ไลน์งาน การอนุมัติเอกสารสำคัญ และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ที่สามารถแก้ไขและส่งต่องานในระบบได้ ทันที ช่วยให้ผู้บริหารเข้าถึงเอกสารง่ายขึ้น ส่งผลให้บุคลากรติดตามงานครบจบตามกำหนดการได้รวดเร็วทันเวลา
จากทั้ง 5 แนวคิดข้างต้น ทำให้เห็นได้ว่า เส้นทางการพัฒนาเพื่อก้าวสู่องค์กรชั้นนำ จำเป็นต้องมีกระบวนการทำงานที่ลื่นไหลและอำนวยความสะดวกในการทำงาน ภายใต้การรักษามาตรฐานและความปลอดภัยของข้อมูลได้ในระดับสากล เพื่อไม่ให้มีข้อผิดพลาดในระบบการทำงานแบบ Hybrid work ปัจจุบันมีการนำระบบ Workflow เข้ามาช่วยแก้ปัญหาเรื้อรังที่ยังเกิดขึ้นในหลายองค์กร เช่น ประสานงานล่าช้า ข้อมูลตกหล่น/สูญหายระหว่างทำงาน หรือกระบวนการทำงานผิดไปจากขั้นตอนที่กำหนดไว้ เป็นต้น
ทำไมองค์กรชั้นนำ 2022 ถึงควรใช้ระบบ Workflow
-
วางแผนการทำงานได้สะดวกและแม่นยำ
ด้วยฟีเจอร์ Drag & Drop ของระบบ Workflow ทำให้ขั้นตอนการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องและลื่นไหลตาม Flow ที่วางไว้ โดยไม่เกิดข้อผิดพลาดระหว่างส่งต่องาน ที่สำคัญช่วยประหยัดงบประมาณและเวลาที่สูญเสียไปโดยไม่จำเป็นในการแก้ไขปัญหา และช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของระบบการทำงานได้อย่างชัดเจน
-
ตรวจสอบและติดตามการทำงานได้แบบ Real Time
เพราะระบบ Workflow สามารถวางระบบการส่งต่องานและเอกสารตั้งแต่ต้นทางที่มอบหมายงาน สร้างเอกสาร แก้ไข ตรวจสอบ อนุมัติ ไปจนจบกระบวนการสุดท้าย ซึ่งทุกการเคลื่อนไหวจะถูกบันทึกในระบบ โดยผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ว่า ต้องการให้บุคลากรคนไหนสามารถเข้าถึงเอกสารหรือโครงการใดได้บ้าง พร้อมกับการติดตามการทำงานได้แบบ Real Time ทำให้รู้ได้ทันทีว่าเกิดปัญหาที่ขั้นตอนไหน ช่วยให้เข้าไปแก้ไขปัญหาได้อย่างทันการณ์
-
ลดความล่าช้าจากขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก
เนื่องจากการทำงานแบบ Manual นั้น จะสามารถควบคุมขั้นตอนและระยะเวลาได้ยาก ด้วยเหตุจากปัจจัยต่าง ๆ ของการทำงานไม่สามารถตรวจสอบและได้คำตอบในทันที แต่สำหรับระบบ Workflow ทางองค์กรสามารถตรวจสอบขั้นตอนและระยะเวลาที่ต้องใช้ของงานแต่ละประเภทได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ พร้อมนำข้อมูลส่วนนี้ไปต่อยอดในการวางแผน งานต่อไปได้ว่า ควรบริหารจัดการขั้นตอนและเวลาการทำงานอย่างไร สามารถกำหนดวันส่งงานได้ตอนไหน และควรส่งต่องานให้ฝ่ายอื่นเมื่อไหร่ จึงจะทำให้งานทั้งหมดเสร็จตรงตารางเวลาที่วางไว้
จะเห็นได้ว่า ไม่ว่าจะเป็นองค์กรประเภทใดก็ตาม จะขนาดเล็กหรือใหญ่ วิธีบริหารจัดการกระบวนการทำงานถือเป็นเรื่องที่ควรใส่ใจ เพื่อให้งานออกมาตรงเวลาและมีประสิทธิภาพมากที่สุด มาช่วยขับเคลื่อนองค์กรมุ่งสู่เป้าหมายให้เร็วกว่าเดิมด้วยระบบ Workflow จาก Ditto ที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการขององค์กรยุค Digital
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
