OKR คืออะไร กุญแจสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างรวดเร็ว

 

ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องมีสิ่งที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดทิศทางและขับเคลื่อนความสำเร็จ ซึ่งระบบ OKR (Objectives and Key Results) ถือเป็นหนึ่งในระบบการบริหารผลงานที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายจากบริษัทชั้นนำระดับโลก ไม่ว่าจะเป็น Google, Intel, LinkedIn หรือแม้แต่ Netflix ต่างนำระบบนี้มาใช้เพื่อผลักดันการเติบโตขององค์กรเช่นกัน  

ดังนั้น วันนี้ DITTO จะพาคุณไปทำความรู้จักกันว่า OKR คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร พร้อมวิธีการนำมาประยุกต์ใช้ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพขององค์กรคุณสู่ความสำเร็จให้สามารถขับเคลื่อนองค์กรยุคใหม่สู่การเติบโตอย่างก้าวกระโดด

 

 

OKR คืออะไร 

 

OKR คือระบบการตั้งเป้าหมายและวัดผลที่มีประสิทธิภาพ โดยย่อมาจาก Objectives and Key Results ซึ่งจะช่วยกำหนดทิศทางและผลักดันองค์กรสู่ความสำเร็จ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่

 

• Objectives (O) คือเป้าหมายหลักที่องค์กรหรือทีมต้องการบรรลุ มักเป็นเป้าหมายที่ท้าทายและสร้างแรงบันดาลใจ ตอบคำถามว่า “เราต้องการทำอะไรให้สำเร็จ?” ทั้งนี้การตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย ก็จะเป็นตัวช่วยกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกมุ่งมั่นอยากที่จะทำงานมากขึ้น 
• Key Results (KR) คือผลลัพธ์ที่สำคัญ ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่ใช้วัดความก้าวหน้าสู่เป้าหมาย โดยจะนับเป็น จำนวน ตัวเลขและมีกำหนดเวลาชัดเจน เพื่อดูว่าความคาดหวังที่ตั้งไหวบรรลุถึงเป้าหมายหรือไม่ 

 

แนวคิดนี้ถูกริเริ่มโดย Andy Grove ตั้งแต่ปี 1974 แต่โด่งดังอย่างมากหลังจาก Google นำมาใช้และประสบความสำเร็จ ทำให้หลายคนเข้าใจผิดว่า OKR เหมาะสำหรับสตาร์ตอัปเท่านั้น แต่สามารถนำมาปรับใช้ได้กับองค์กรทุกประเภทและทุกขนาด เพื่อผลักดันให้บุคลากรในองค์กรคิดนอกกรอบและเติบโตอย่างรวดเร็ว ช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจเป้าหมายร่วมกันและมุ่งไปในทิศทางเดียวกันได้   

 

 

ความสำคัญของ OKR ต่อองค์กรยุคใหม่ 

 

อย่างที่เกริ่นไปในตอนแรกว่า ปัจจุบันหลายองค์กรได้เข้าสู่ Digital Transformation และเชื่อว่าก็มีการปรับตัว เพื่อให้สามารถเติบโตได้ทันท่ามกลางความท้าทายเช่นนี้ ทั้งนี้ เพื่อให้องค์กรสามารถเติบโตได้เท่าทัน จากการนำระบบ OKR เข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กรจึงกลายมาเป็นเครื่องมือสำคัญหลายองค์กรนำมาใช้ เนื่องจากมีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์และจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์อย่างชัดเจน

นอกจากนี้ ระบบนี้ยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน เนื่องจากทุกคนมีส่วนในการกำหนดทิศทางของตนเอง ทำให้รู้สึกเป็นเจ้าของงานและมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น ทั้งนี้ ยังช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญจริง ๆ โดยการตั้งเป้าหมายไม่กี่ข้อแต่มีความชัดเจนท้าทายและสามารถวัดผลได้ แทนที่จะกระจายทรัพยากรไปกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการเติบโตในปัจจุบัน ทำให้การพัฒนาเป็นไปอย่างก้าวกระโดดและทันต่อการแข่งขันในตลาด

 

 

OKR แตกต่างจาก KPI อย่างไร

 

หลายคนมักสับสนและเปรียบเทียบระหว่าง OKR กับ KPI (Key Performance Indicator) ว่าอะไรดีกว่ากัน แท้จริงแล้วทั้งสองระบบมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ดังนี้ 

 

	KPI	OKR
วัตถุประสงค์	ดัชนีชี้วัดผลสัมฤทธิ์ของงานที่ได้กำหนดไว้ มุ่งเน้นการวัดว่าทำสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่ มักใช้ในการประเมินผลงานและพิจารณาเงินเดือนหรือโบนัส	ตั้งเป้าหมายที่ท้าทายเพื่อกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาและนวัตกรรม ไม่ควรนำมาใช้ในการประเมินผลการทำงานโดยตรง
หลักการทำงาน	ตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง (Achievable) เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ 100%	มุ่งเน้นไปที่การสร้างแรงจูงใจภายในและแรงบันดาลใจในการทำงาน ไม่ใช่เพียงรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จ (To-do list)

 

 

• KPI เป็นดัชนีชี้วัดผลสัมฤทธิ์ของงานที่ได้กำหนดไว้ มุ่งเน้นการวัดว่าทำสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่ มักใช้ในการประเมินผลงานและพิจารณาเงินเดือนหรือโบนัส 
• ในขณะที่ OKR เป็นการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายเพื่อกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาและนวัตกรรม ไม่ควรนำมาใช้ในการประเมินผลการทำงานโดยตรง

 

 

นอกจากนี้ ยังมุ่งเน้นไปที่การสร้างแรงจูงใจภายในและแรงบันดาลใจในการทำงาน ไม่ใช่เพียงรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จ (To-do list) ซึ่ง KPI มักจะตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง (Achievable) เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ 100% ในขณะที่ OKR มักตั้งเป้าหมายที่ท้าทายและอาจสูงเกินจริง โดยการบรรลุผลประมาณ 70% ถือว่าประสบความสำเร็จแล้ว หากองค์กรต้องการนำ OKR มาเชื่อมโยงกับผลตอบแทน อาจทำได้ในรูปแบบของการให้รางวัลหรือการชื่นชม (Recognition) สำหรับความพยายามในการนำ OKR ไปใช้ แต่ไม่แนะนำให้ประเมินเฉพาะความสำเร็จ เพราะจะทำให้พนักงานไม่กล้าตั้งเป้าหมายที่ท้าทายได้

 

 

 

 

สามารถประยุกต์ใช้ OKR ให้เข้ากับองค์กรของคุณได้อย่างไรบ้าง

 

เพื่อให้หลายองค์กรสามารถนำ OKR ไปใช้ได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด สามารถนำหลักการ FAAST มาปรับใช้ให้เข้ากับองค์กรได้ดังนี้

 

• F (Focus) คือการมุ่งเน้นเฉพาะเป้าหมายที่สำคัญจริง ๆ โดยให้เน้นไปที่คุณภาพ มากกว่าเน้นไปที่ปริมาณของงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น แนะนำให้ตั้ง Objectives และ Key Results อย่างละประมาณ 3 – 5 ข้อ การทำแบบนี้ก็จะทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานได้มากยิ่งขึ้น และช่วยเพิ่มโอกาสที่จะไปถึงเป้าหมายได้มากยิ่งขึ้น 
• A (Align) คือการจัดเรียงให้มี OKR สอดคล้องกันทั้งองค์กร ซึ่งขั้นตอนนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้หรืออธิบายง่าย ๆ ว่าเป็นการกำหนดทิศทางและเป้าหมายขององค์กร เพื่อสร้างความร่วมมือ และลดการทำงานที่ซับซ้อนลง และเพื่อให้เห็นถึงความโปร่งใสในการทำงานของทุกตำแหน่งในองค์กร สามารถทราบได้ว่าพนักงานในแต่ละตำแหน่งกำลังโฟกัสไปที่งานอะไรอยู่  
• A (Agile)  คือแนวทางการทำงานที่เน้นความรวดเร็วและผลลัพธ์มากกว่าการยึดติดกับแต่ละขั้นตอน เพราะทุกอย่างมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว รวมทั้งความต้องการของลูกค้าอาจไม่แน่นอนอีกต่อไป ดังนั้นการนำ Agile มาประยุกต์ใช้ร่วมกับ OKR คือการผสานจุดแข็งของทั้งสองแนวคิด Agile ช่วยให้ทีมทำงานแบบมีความยืดหยุ่น ไม่ต้องยึดตามขั้นตอนและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ มีการส่งมอบงานเป็นระยะ ๆ เพื่อติดตามผลลัพธ์อย่างใกล้ชิด ขณะที่ OKR ช่วยกำหนดทิศทางและเป้าหมายที่ชัดเจน ทำให้ทีมสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
• S (Stretch) เป็นการตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย ยากแต่ไม่ถึงกับเป็นไปไม่ได้ เพื่อผลักดันในพนักงานมีความกล้าคิด กล้าทำและยังเสริมความเป็นเจ้าข้าวเจ้าของในงานที่ตัวเองทำ ซึ่งเป็นผลดีต่อทั้งองค์กรที่จะได้งานที่มีประสิทธิผล และต่อตัวพนักงานที่รู้สึกมีคุณค่าในตัวเอง 
• T (Track) การติดตามผลหลังจากที่กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องการไว้แล้ว โดยจำเป็นต้องมีการติดตามผลตามระยะเวลาที่ชัดเจน เพื่อดูว่ามีความก้าวหน้าตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หากเห็นว่า ยังไม่เป็นไปตามเป้าที่วางไว้ ก็สามารถปรับเปลี่ยนแผนไปได้  

 

นอกจากนี้ ยังสามารถนำ OKR มาประยุกต์ใช้กับระบบ Enterprise Content Management (ECM) ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการขับเคลื่อนองค์กรยุคดิจิทัล โดยจะให้ระบบ ECM เป็นศูนย์กลางในการบริหารจัดการข้อมูลและเอกสารที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตามสิทธิ์ที่เหมาะสม ทำให้การติดตามความก้าวหน้าของ OKR เป็นไปอย่างราบรื่น ผู้บริหารสามารถเรียกดูรายงานได้ทันที และยังช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบโปร่งใส เพราะทุกคนมองเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ ก่อให้เกิดความรับผิดชอบร่วมกันในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร

 

 

หลักการ OKR ที่เสริมการทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

การจะนำระบบ OKR มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ควรเริ่มต้นจากการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายแต่ต้องมีความเป็นไปได้ แต่อย่างไรก็ตาม ก็จำเป็นต้องมีระบบการจัดการต่าง ๆ ที่ดี เช่น ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่จะช่วยให้พนักงานในองค์กรทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้ การมีระบบที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกคนก็จะทำให้กระบวนการทำงาน (WorkFlow) ของทุกพนักงานระดับในองค์กรให้เดินไปในทิศทางเดียวกัน โดยเป้าหมายของแต่ละบุคคลและทีมจะสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรด้วย อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การหลักการ OKR ได้ผลสูงสุด ควรกำหนดวัตถุประสงค์ (Objectives) ประมาณ 3 – 5 ข้อต่อไตรมาสเท่านั้น พร้อมกำหนดผลลัพธ์หลัก (Key Results) ที่วัดผลได้จริงอีก 3 – 5 ข้อต่อวัตถุประสงค์ ระดับความยากของเป้าหมายควรอยู่ที่ระดับกลาง คือมีความท้าทายแต่มีโอกาสสำเร็จ จึงเหมาะสมที่สุด

 

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือ OKR ไม่ใช่งานประจำหรือ KPI แต่เป็นเป้าหมายที่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการบรรลุผล อย่างการตั้งวัตถุประสงค์ว่า อยากจะเพิ่มยอดขายแบบก้าวกระโดด ต้องมีผลลัพธ์หลักที่วัดได้ เช่น ยอดขายต้องถึง 10 ล้านบาทหรือต้องมีลูกค้าใหม่ 60 ราย โดยที่ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าใจและติดตามความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน

 

 

 

สรุปบทความ 

 

OKR เป็นระบบการตั้งเป้าหมายและวัดผลที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถช่วยขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว จุดเด่นของระบบนี้จะอยู่ที่การผสมผสานระหว่างเป้าหมายที่ท้าทายและการวัดผลที่ชัดเจน ทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจทิศทางและบทบาทของตนเองในการขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จ

 

การนำระบบ OKR มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ควรคำนึงถึงหลัก F-A-A-S-T และควรมีการทบทวนและปรับปรุงแผนงานอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการมีระบบจัดการเอกสารและข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ที่จะช่วยสนับสนุนการดำเนินงานตามให้เป็นไปตามเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ตั้งไว้ได้อย่างราบรื่นและโปร่งใส โดยเฉพาะในยุคดิจิทัลที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วเช่นนี้ OKR คือเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและเติบโตได้อย่างยั่งยืน ถึงแม้ขั้นตอนเริ่มต้นอาจมีความท้าทาย แต่ผลลัพธ์ที่ได้จากการนำ เป้าหมายนี้มาใช้อย่างจริงจัง ก็รับรองว่าจะได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่ากับความพยายามอย่างแน่นอน  

 

 

ติดต่อสอบถามข้อมูลระบบจัดการเอกสาร DMS เพิ่มเติม

โทร. 02-517-5555 หรือ 063-204-0321

Line ID: @dittothailand