Workflow Management System คืออะไร เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

 

รูปแบบการทำงานในปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงไป Workflow Management System จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความซับซ้อนของกระบวนการต่าง ๆ จัดระเบียบการทำงานให้เป็นขั้นตอน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในองค์กรสมัยใหม่เป็นอย่างมาก 

 

Workflow Management System คืออะไร 

Workflow Management System คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการและควบคุมกระบวนการทำงานทั้งหมดในองค์กรให้เป็นระบบอัตโนมัติ โดยระบบจะช่วยกำหนดลำดับขั้นตอน จัดการเอกสารและประสานงานระหว่างบุคคลหรือทีมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

 

ประเภทของ Workflow Management System 

Workflow Management System สามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ตามลักษณะการทำงานและการใช้งาน ดังนี้  

 

Sequential workflows 

Sequential workflows เป็นรูปแบบการทำงานที่เรียงลำดับตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน โดยแต่ละขั้นตอนจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนถัดไปได้ การทำงานในรูปแบบนี้เหมาะสำหรับกระบวนการที่ต้องการความแม่นยำและการควบคุมที่เข้มงวด เช่น การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือการตรวจสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์ 

Parallel workflows 

Parallel workflows เป็นการทำงานที่สามารถดำเนินการหลายขั้นตอนพร้อมกันได้ Workflow Management System ประเภทนี้ช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องรอให้ขั้นตอนก่อนหน้าเสร็จสมบูรณ์ เหมาะสำหรับโครงการที่ต้องการความรวดเร็วและมีทีมงานหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง  

 

Rules-Driven Workflow

Rules-Driven Workflow เป็นระบบที่ทำงานตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ช่วยให้การตัดสินใจในกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติ สามารถใช้งานร่วมกันกับระบบ Automation มาใช้ในรูปแบบนี้ ซึ่งจะช่วยทุ่นแรงและเพิ่มความแม่นยำในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น 

  

Collaborative Workflow 

Collaborative Workflow เน้นการทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่าง ๆ Workflow Management System รูปแบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงาน และต้องการให้ทีมสามารถแบ่งปันข้อมูลและทรัพยากรร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ  

 

Workflow Management System มีความสำคัญต่อองค์กร 

Workflow Management System มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กรในยุคดิจิทัล เนื่องจากช่วยในการจัดการกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนให้เป็นระบบ การใช้ Digital Signature ร่วมกับระบบนี้ช่วยให้การอนุมัติเอกสารและการตัดสินใจต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วและปลอดภัย 

 

ประโยชน์ของ Workflow Management System กับองค์กร 

 

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

Workflow Management System ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการอัตโนมัติกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยจะช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทำงานในส่วนอื่นที่ต้องใช้เวลาได้มากขึ้น  

 

 ช่วยให้การทำงานง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น 

Workflow Management System ช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและทำให้การทำงานมีความคล่องตัวมากขึ้น พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

 

ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ 

การใช้ Workflow Management System ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ ระบบจะช่วยตรวจสอบและควบคุมคุณภาพในแต่ละขั้นตอน ทำให้ผลลัพธ์ของงานมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือมากขึ้น  

สรุปบทความ 

Workflow Management System เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดความซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มผลิตภาพและความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในยุคดิจิทัลอีกด้วย 

ทั้งนี้ เพื่อให้การนำ Workflow Management System มาปรับใช้กับองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด Ditto ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารและข้อมูล ด้วยระบบ ECM และระบบ DMS ที่ได้มาตรฐานระดับสากล เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยออกแบบและวางโครงสร้างระบบให้เหมาะสมกับองค์กร พร้อมการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อขับเคลื่อนองค์กรสู่การเป็น Digital Organization อย่างเต็มรูปแบบ

 

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

📱063 204 0321

Line ID: @dittothailand