ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญความท้าทายในการปรับตัวเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขัน ระบบ Automation จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่องค์กรต่างๆ กำลังมุ่งสู่ Digital Transformation การนำระบบ Automation มาประยุกต์ใช้จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและทรัพยากร พร้อมทั้งช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบ Automation คืออะไร
Automation คือระบบการทำงานอัตโนมัติที่ถูกออกแบบมาเพื่อลดการทำงานที่ต้องใช้แรงงานมนุษย์ โดยนำเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์มาช่วยในการจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ตั้งแต่งานพื้นฐานไปจนถึงงานที่ซับซ้อน ทำให้การทำงานมีความรวดเร็ว แม่นยำ และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ (Manual) ช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรบุคคลไปทำงานที่มีความสำคัญและต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
Automation มีกี่ประเภท อะไรบ้าง
ระบบ Automation สามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะการใช้งานและความซับซ้อนของระบบ โดยแต่ละประเภทมีจุดเด่นและการประยุกต์ใช้งานที่แตกต่างกันออกไป
Basic Automation
Basic Automation เป็นระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐานที่ช่วยในการทำงานประจำวันที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การป้อนข้อมูลหรือการจัดการอีเมล โดยการใช้ระบบ ECM เข้ามาจัดการและควบคุมข้อมูลทั้งหมดจากจุดเดียว ทั้งการจัดเก็บเอกสารแบบเป็นระบบ การค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วยระบบ Full Text Search และการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ซึ่งจะช่วยลดเวลาและข้อผิดพลาดในการทำงาน รวมถึงช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญมากขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรที่เริ่มต้นนำระบบอัตโนมัติมาใช้
Process Automation
Process Automation เป็นการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการจัดการกระบวนการทำงานที่มีความซับซ้อนมากขึ้น โดยสามารถเชื่อมโยงการทำงานระหว่างแผนกต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ผ่านการใช้ระบบ RPA (Robotic Process Automation) ที่ช่วยทำงานอัตโนมัติตามกระบวนการที่กำหนดไว้ ลดการทำงานแบบรูทีน ให้พนักงานสามารถทำงานในส่วนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ร่วมกับระบบ Workflow ที่จะช่วยจัดการและควบคุมลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ช่วยให้การทำงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบจะช่วยติดตามสถานะของงาน จัดการเอกสาร และประสานงานระหว่างทีมได้อย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการสื่อสารระหว่างแผน
Integration automation
Integration automation เป็นการผสมผสานระบบต่างๆ ในองค์กรให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นระบบ ERP, CRM หรือระบบจัดการเอกสาร (DMS) โดยข้อมูลจะถูกส่งต่อระหว่างระบบโดยอัตโนมัติ ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล ทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Artificial intelligence (AI) automation
AI automation เป็นการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์มาช่วยในการทำงานอัตโนมัติ ทำให้ระบบสามารถเรียนรู้และปรับตัวได้ตามสถานการณ์ สามารถวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ คาดการณ์แนวโน้มและให้คำแนะนำในการตัดสินใจ เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความแม่นยำสูงและการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
ระบบ Automation มีประโยชน์อย่างไรบ้าง
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ
- ประหยัดเวลาและทรัพยากรในการทำงาน สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาด้านอื่น ๆ ได้
- ลดต้นทุนการดำเนินงานในระยะยาว โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายด้านแรงงานและการจัดการเอกสาร
- เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน สามารถติดตามและตรวจสอบขั้นตอนต่างๆ ได้
- ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าด้วยการให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำ
- เพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในยุคดิจิทัล
- พัฒนาศักยภาพของบุคลากรให้ทำงานที่มีมูลค่าสูงขึ้น
Automation สามารถเข้ามาช่วยจัดการระบบเอกสารได้อย่างไร
ระบบ Automation สามารถปฏิวัติการจัดการเอกสารในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มตั้งแต่เทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) ที่ทำงานเสมือนผู้ช่วยอัจฉริยะ เริ่มตั้งแต่การแปลงเอกสารแบบกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยอัตโนมัติ จัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบที่ง่ายต่อการค้นหาเรียกดูเอกสารได้อย่างรวดเร็วร่วมกับระบบจัดเก็บเอกสาร ทั้งนี้ยังรวมถึงการจัดการกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่การสร้าง การตรวจสอบ การอนุมัติด้วย Digital Signature ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ตรวจจับความผิดพลาด และประมวลผลข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ทำให้การทำงานกับเอกสารมีความรวดเร็ว ปลอดภัย และลดความเสี่ยงในการสูญหายได้
สรุปบทความ
ระบบ Automation เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรใน Digital Transformation ด้วยความสามารถในการจัดการงานอัตโนมัติตั้งแต่ระดับพื้นฐานไปจนถึงระบบที่ซับซ้อน ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุนและสามารถพัฒนาศักยภาพของบุคลากรได้อย่างเต็มที่
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
Line ID: @dittothailand
