คำถามที่หลายคนมักจะสงสัย ว่าระหว่าง ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล เอกสารทั้ง 2 อย่างนี้แตกต่างกันอย่างไร เพราะถ้าแปลจากภาษาอังกฤษแล้ว ความหมายไม่ได้ชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างมากนัก แถมยังทำให้คนสับสนเพิ่มขึ้นไปอีกต่างหาก ดังนั้นวันนี้ Ditto จะพาทุกคนไปหาคำตอบกัน ว่าเอกสารสองอย่างนี้แตกต่างกันอย่างไร
แจ้งหนี้ กับ ใบวางบิลต่างกันที่ ช่วงเวลาในการออกเอกสาร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารการค้าที่ธุรกิจออกให้แก่ลูกค้า โดยจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการ มูลค่าของสินค้าหรือค่าบริการ รวมถึงข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เป็นต้น
ส่วนรายละเอียดของ ใบวางบิล (Billing Note) แทบไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้ เพราะต้องมีรายละเอียดของสินค้า/บริการ ราคาของสินค้า/บริการ และข้อมูลติดต่อของทั้ง 2 ฝ่ายเช่นเดียวกัน แต่ความเหมือนในความต่างนี้คือ “ช่วงเวลาในการออกเอกสาร” ต่างหาก เพราะ
“ใบแจ้งหนี้ ออกเพื่อแจ้งค่าสินค้า/บริการ ว่าต้องจ่ายเท่าไหร่ ภายในระยะเวลากำหนดกี่วัน เป็นเหมือนสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ซึ่งจะออกให้หลังจากขายสินค้า หรือให้บริการแล้วเรียบร้อย”
ในขณะที่ “ใบวางบิล” ออกเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงิน เป็นเหมือนการแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้น ๆ
เช็กทุกครั้งก่อนออกใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล
บางธุรกิจอาจใช้แค่เอกสารเดียว คือ รวมใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นใบเดียวกันไปเลย แต่บางธุรกิจ จำเป็นต้องมีเอกสารทั้ง 2 อย่าง เพราะฉะนั้น บริษัทผู้ขายสินค้า หรือให้บริการ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริษัทที่เราร่วมงานด้วย ต้องใช้เอกสารแบบไหน
นอกจากประเภทของเอกสารแล้ว ยังมีจุดที่ต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล ว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ, หมายเลขใบแจ้งหนี้ และ วันที่การชำระเงินต่าง ๆ ที่ต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง ไม่อย่างนั้นแล้วอาจทำให้การรับเงินช้าลง และส่งผลต่อเงินหมุนเวียนในบริษัท เพียงเพราะตัวเลขผิดไป แล้วต้องมานั่งแก้ไขใหม่ทั้งหมด
ดังนั้น Invoice Processing Service จาก Ditto จะเข้ามาช่วยเข้ามาบริหารจัดการเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ เพื่อให้สะดวกรวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น เชื่อมโยง e-Tax Invoice รองรับการให้บริการในรูปแบบ Service Provider ที่ตรงตามข้อกำหนดของสรรพากร ทำให้องค์กรลดปัญหา และจัดการงานในแผนกบัญชีได้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น
สนใจบริการ Invoice Processing Service
📞 02-517-5555
Line: @dittothailand
