ในการทำธุรกิจ เอกสารทางการเงินถือเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจ โดยเฉพาะใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ซึ่งเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการดำเนินธุรกิจ การเข้าใจความแตกต่างและการใช้งานที่ถูกต้องจะช่วยให้การบริหารจัดการการเงินขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น บทความนี้เราจะพาคุณไปดูว่า ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) แตกต่างกันอย่างไร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญทางการค้าที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงินตามมูลค่าของสินค้าหรือบริการนั้น การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในการออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้กระบวนการทำงานรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น โดยในใบแจ้งหนี้จะมีการระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น รายการสินค้า จำนวนเงิน และเงื่อนไขการชำระเงิน พร้อมทั้งลายเซ็นของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อเพื่อยืนยันความถูกต้อง
ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร
ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งยอดค้างชำระและกำหนดการชำระเงิน ซึ่งการนำระบบ automation มาใช้ในการออกใบวางบิลช่วยลดขั้นตอนการทำงานและความผิดพลาด โดยเฉพาะองค์กรที่มีการทำธุรกรรมจำนวนมาก ใบวางบิลมักใช้ในกรณีที่มีการรวบรวมยอดค้างชำระจากใบแจ้งหนี้หลายฉบับ หรือใช้แจ้งกำหนดการชำระเงินตามรอบระยะเวลาที่ตกลงกัน
ใบแจ้งหนี้ กับใบวางบิล ต่างกันอย่างไร
การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสองประเภทนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการการเงินขององค์กร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ออกทันทีหลังการส่งมอบสินค้าหรือบริการ ซึ่งปัจจุบันหลายองค์กรได้นำ Digital Signature มาใช้เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยของเอกสาร โดยในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดการซื้อขายที่เกิดขึ้นในครั้งนั้นๆ เพียงรายการเดียว และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางการเงินและภาษีได้
ใบวางบิล (Billing Note)
ใบวางบิลมักออกตามรอบการวางบิลที่กำหนด โดยการใช้บริการ business process outsourcing สามารถช่วยจัดการกระบวนการวางบิลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ใบวางบิลอาจรวมรายการค้างชำระจากใบแจ้งหนี้หลายฉบับ แสดงยอดรวมที่ต้องชำระทั้งหมด และมักใช้เป็นเอกสารแจ้งเตือนการชำระเงิน
ข้อมูลที่จำเป็นต้องมีในใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล มีอะไรบ้าง
เอกสารทั้งสองประเภทมีข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องระบุ เพื่อความถูกต้องและความสมบูรณ์ของการทำธุรกรรม
ข้อมูลของผู้ประกอบการ
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
- วันที่ออกเอกสาร
- เลขที่เอกสาร
- ลายมือชื่อผู้ออกเอกสาร
ข้อมูลของลูกค้า
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
- ลายมือชื่อผู้รับเอกสาร
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ
- วันครบกำหนดชำระ
สรุปบทความ
การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ประกอบการ ใบแจ้งหนี้จะออกทันทีหลังการส่งมอบสินค้าหรือบริการ ในขณะที่ใบวางบิลใช้สำหรับแจ้งยอดค้างชำระรวมและกำหนดการชำระเงิน การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการจัดการเอกสารทั้งสองประเภทนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
Ditto มีระบบจัดการเอกสารที่ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยระบบ ECM และระบบ DMS ที่ช่วยจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาง่ายและติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร ป้องกันการสูญหายและช่วยวางแผนและออกแบบ Workflow Management System ให้สามารถทำงานได้สะดวกและยังรองรับการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้มาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล ช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารทางการเงินขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
📱063 204 0321
Line ID: @dittothailand
